Бесплатный фрагмент - Умное планирование своего времени

Предисловие

Привет, друг!

Я выбрал именно это обращение, потому что то, о чем говорится в этой книге, — это структурированное содержание многих и многих моих разговоров с друзьями, которые просили рассказать о моем подходе к планированию задач и проектов. Я специально не рекламировал его, но было видно, что система есть, и я ей неизменно следую.

Коротко о себе: бизнесмен и генеральный директор из Санкт-Петербурга. Направления бизнесов: внедрение ERP-систем и торговля (канцелярией и спортивной одеждой). Прошел путь от системного администратора интернет-кафе до директора по информационным технологиям в крупных компаниях, затем ушел в бизнес. Увлекаюсь боксом, электрогитарой, робототехникой и микроэлектроникой.

Я уверен, что с любой системой нужно знакомиться, что называется, за один присест, и именно поэтому я выбрал формат небольшой, можно сказать, мини-книги, чтобы, поймав вдохновение начать планирование, ты мог сразу ознакомиться с концепцией и в тот же день приступить к ее использованию.

Планирование своего времени — воистину актуальная тема, о которой говорят все или почти все. Мало найдется инфобизнесменов, коучей и тренеров, которые не имеют в своем списке услуг тренинга по этому вопросу. Ну или, на худой конец, хотя бы книжки. Последние, кстати, можно разделить на три группы.

1. Научный труд с объемом страниц, приближающимся к тысяче. Здесь идея проста: купите мой труд, включающий исторический экскурс в вопрос планирования и управления временем аборигена (как-никак, чтобы забить мамонта, нужен план) и заметки какой-нибудь известной личности из племени Тумба-Юмба на этот счет и список сопутствующей литературы страниц этак на 30. Понимаю, вдохновение нужно откуда-то черпать.

2. Произведения, предлагающие прорывной метод. Важно, чтобы метод назывался очень дико, чтобы с высокой долей вероятности отсутствовать в предыдущем опыте читателя. Например, «Метод хромого енота». Почему енота и почему хромого, никто не знает, но, согласитесь, звучит завораживающе!

3. Сборники советов, которые у всех на слуху. Например, берем ватман и клеим свои желания из газет и журналов. Любопытное занятие. Я считаю, что, если не пробовали, стоит попробовать хотя бы один раз. Другое дело, что цели получаются далеко не своими, а теми, которые визуализированы в конкретном номере журнала, который пал под вашими ножницами.

Есть те, кто создают уникальные приложения, выпускают ежедневники с революционной системой, поскольку только ее и ждали все, чтобы наконец начать планировать!

Но, увы!

В полку тех, кто планирует свою работу, не добавляется поклонников. Часть причин я уже описал выше: материал или навевает тоску, или, что называется, высосан из пальца, но, как бы там ни было, люди предпочитают по старинке все держать в голове, параллельно стрессуя, чтобы ничего не забыть, или забывают, за что потом на себя очень злятся.

---

О какой системе я говорю на страницах этой книги?

О той, которую использую уже много лет сам, о той, которую искал среди множества книг, курсов и тренингов, о той, которая прошла несколько этапов модернизации и на текущий момент является устоявшейся системой. Я не придумал ей маркетинговое название, потому что не вижу в этом практического смысла. Здесь я буду говорить про опыт, а не про бестселлерство.

Почему я так часто использую слово «система»? Речь, конечно же, не о программе на телефоне или компьютере (хотя, то, чем пользуюсь, я покажу и расскажу), а о целостном подходе к планированию долгосрочных целей, задач на месяц, неделю, день. Это не набор разрозненных советов, а продуманная концепция с простыми правилами. Ее можно применять, как при работе с бумажным ежедневником, так и в программах, которые принято называть task-менеджерами.

Как я писал выше, я искал. Сам искал то, что будет удобно, легко, понятно, универсально. Мне это нужно было сначала для выстраивания своей работы, затем работы группы, которой я руководил, затем отдела, дирекции, фирмы. В этом сила данной мини-книги: я не взял какую-то технику, «о, получилось! все, рассказываю!», я ее собрал за многие годы. Сам подход, описанный в этой книге, в первых вариациях появился примерно в 2006 году. И данная мини-книга — это моя возможность поделиться всем этим опытом.

Но, прежде, чем начать, я бы хотел назвать главный принцип, который я считаю ключевым при работе над управлением своими задачами: «Система должна быть в помощь!». Есть очень классные системы планирования, которые могут выдавать подробную статистику, динамику, тренды, которые визуально красивы и выглядят очень эффектно. Да только применять систему ради системы и тратить на ее ведение времени кратно большее, чем требует большая часть задач в ней, — дело утопичное. И, как показывает практика, скоро надоедает. Поэтому я еще раз выделю те самые ключевые критерии, которым соответствует предлагаемая система планирования:

1. Она проста.

2. Она удобна.

3. Она универсальна (работает и для бумажных ежедневников, и для электронных task-менеджеров).

Почему книга такая маленькая?

Идея как раз была в том, чтобы создать именно мини-книгу. Более того, скажу, что она написана за два дня. Такую цель я поставил себе. Как я уже писал выше, мне хотелось сделать книгу, которую можно изучить за один день. На самом деле, ее вполне можно прочитать за пару часов и уже начать применять знания в тот же день. Опишу развитие сюжета, с которым, я уверен, ты сталкивался, еще и не по одному разу:

1. Ты твердо решил заняться планированием своих задач.

2. Имея уже некоторый опыт в этим вопросе, сразу подумал, что нужно не разрозненно писать что-то в своем красивом ежедневнике, а послушать, что пишут умные люди, и отправился в магазин.

3. Выбрал научный труд, который называется «Абсолютно полная энциклопедия тайм-менеджмента под редакцией профессора школы бизнеса университета плюща, личного консультанта многих знаменитостей…», разумеется, со значком «Бестселлер». Название, кстати, сразу намекает, что быстро не будет, но см. п.1 — справимся.

4. Вернулся домой, выгнал из комнаты родных, закрыл дверь на замок, обнаружил спящего кота, его тоже выгнал, снова закрыл дверь и начал читать.

5. Прочитал где-то страниц 40, решил сделать перерыв.

6. Никогда больше не вернулся к этой книге.

Знакомо, не правда ли?

Здесь ситуация принципиально другая: открыл, прочитал, начал использовать и все в течение одного дня. Это реально, что неоднократно доказывалось на практике моими друзьями и коллегами.

Попробуй сам!

Я считаю, что многие вещи нужно именно пробовать сделать самостоятельно. Этот шаг, увы, не пропустить: только ты сможешь взять и сделать. А когда получится — поделиться этим с родными и близким, коллегами и сотрудниками, возможно, кто-то, как и ты, уже ищет ту самую систему.

Раздел 1. Зачем планировать?

«Ну что за вопрос?» — воскликнешь ты, и я полностью с тобой соглашусь! Мы договорились выше, что экономим время друг друга, поэтому здесь не будет пламенных мотивирующих речей об Иване Иванове, который смог. Что именно смог — не важно. Хотя, нет, важно! Он разбогател только потому, что… дальше вставь свой вариант. Получил наследство? Да, нам по пути:)

Но мы отвлеклись. Я считаю, что есть, как минимум, три ответа на вопрос этой главы:

1. Освобождаем голову.

Если ты ловил себя на мысли, что что-то забыл, точно забыл, а вспомнить, что именно, никак не можешь, то ты прекрасно понимаешь, о чем я говорю. А если потенциальный список задач на день состоит из пары десятков и так на протяжении недели/месяца/года, то напряжение очень выматывает. А зная, что все задачи точно находятся в твоей программе или ежедневнике, ты вскоре забудешь об этом давящем ощущении. Конечно, нужно будет себя приучить их туда добавлять, но об этом ниже.

Важно, что, распланировав свои задачи, ты не задумываешься, когда именно нужно приступить к той или иной: ты уже их распределил. Когда придет время, ты увидишь эту задачу, это исключительно важно для долгосрочных целей, но об этом тоже ниже.

2. Повышаем наглядность.

Часто, работая с целями или крупными задачами, мы воспринимаем их, как слабодостижимые. Научиться играть на гитаре. В целом, понятно, что нужно делать, но вот как начать делать? Если разобьем на мелкие задачи, то и сама цель станет выполнимой. Кроме того, в этом случае мы видим прогресс. Что называется, не мытьем, так катаньем двигаемся к своей цели.

3. Кайфуем.

Соглашусь, что вещь очень субъективная, но как без внутреннего удовлетворения? Например, ощущение особенной свободы, когда видишь, что все задачи дня выполнены. А сам понимаешь в эти моменты, что ты эффективен! По-настоящему! Кстати, люди, когда видят, что ты используешь какую-то систему планирования, относятся к тебе уважительнее и с каким-то особым интересом.

Законы планирования

Согласен, название главы звучит очень по-научному. Не то, чтобы мы были против науки, мы за практичную практику;) Так зачем тебе эта глава? Как я писал выше, подход, который я предлагаю твоему вниманию, — это устоявшаяся комплексная система. В ней все есть. Но, возможно, ты захочешь ее дополнить чем-то своим. Естественное желание. И я хочу рассказать о некоторых принципах (читай: законах), которые сохранят систему целостной даже после некоторых модификаций с твоей стороны. Таким образом, эта глава нужна для безопасности системы, чтобы в процессе модернизации не разрушить ее несущие конструкции.

В моей управленческой практике был случай, когда сотрудник всем сердцем (без сарказма) хотел модернизировать систему планирования, путь лежал через перестроение всех подходов к его работе. Старая система была отправлена в небытие, а новая, как несложно догадаться, не протянула у него и недели.

---

Закон первый. Инструменты планирования

всегда должны быть под рукой

Помнишь, мы говорили о том, что одна из плюшек планирования — это возможность освобождать голову? Так вот, наша голова будет свободна тогда, когда сразу после появления новой задачи или сразу после выполнения это отражается в ежедневнике или программе. Ключевое слово — сразу. Если происходит временной разрыв, увы, очень и очень скоро ты сам перестаешь доверять эффективности инструмента. Из этого закона следует, что, если у тебя есть самый любимый ежедневник, но его размер не позволяет носить его буквально везде, его придется заменить на тот, который всегда под рукой.

Когда инструменты планирования под рукой, возникает также дополнительная мотивация, вызванная тем, что ты регулярно просматриваешь, например, список дел на день, они буквально маячат перед глазами, а это, в свою очередь, вызывает азарт закрыть их.

Из всех возможных причин, по которым люди начинают вести свои списки дел и бросают это через какое-то время, первое место, на мой взгляд, занимает нарушение этого закона.

Закон второй. Система планирования

всегда должна быть актуальна

Это второй по важности закон планирования. И он, как ты можешь догадаться, напрямую взаимосвязан с первым. А если быть точным, то выполнение первого закона создает условия для выполнения второго. Когда вырабатывается привычка не держать в голове задачи, а сразу их заносить в систему (а для этого, в свою очередь, просто необходимо, чтобы было куда это делать, см. закон первый), ты даже задумываться не будешь, все ли ты помнишь, ничего ли ты не забыл. Ты знаешь, что все в твоем инструменте, в твоей системе. И не важно, где появилась задача, или ты вспомнил о ней — в метро, в магазине, на совещании — да где угодно. Это же касается и необходимости отмечать уже выполненные задачи. Стоит только убедить себя «чуть позже внесу эти задачи/отмечу в ежедневник», считай все, несущая конструкция системы планирования трещит по швам, а вместе с ней и твоя собственная мотивация планировать, ведь ты подсознательно понимаешь, что с этого момента данные устарели.

Закон третий. Система планирования

должна быть единой

Здесь речь идет о том, что не должно быть отдельного ежедневника для рабочих вопросов, личных или любых других. Все, абсолютно все задачи должны вестись в одном месте. Если говорить про электронные системы, которые допускают создание разных списков задач или проектов, я настоятельно рекомендую этого не делать. Об этом мы еще поговорим ниже.

Закон четвертый. Система должна быть

легка в использовании

Помнишь наш главный принцип? Не мы работаем на систему, а система — на нас. Это значит, что никаких 30 тегов на все случаи жизни, никаких проектов, групп и списков создавать не нужно. Потому что и на выбор тегов, и на определение, к какому же списку отнести эту задачу, ты тратишь не только драгоценное время, но еще и свою мотивацию, которую убивает мысль: «опять нужно проставлять все эти метки». Таким образом: на обслуживание самой системы мы тратим минимум времени.

Очень часто те, кто только приступают к планированию, попадаются на крючок необходимости эстетически верного ведения списка задач, где формулировка задачи — это чуть ли не литературное предложение с деепричастными оборотами. Не парься! Формулировка задачи должна быть ровно такой, чтобы через час/день/месяц ты смог вспомнить и понять, о чем идет речь, даже когда мозг не соображает. Поэтому тут мы не про уроки русского языка, а про эффективность. Кроме тебя это никто не увидит. Немного практики, и ты будешь любую задачу формулировать двумя-тремя словами.

Закон пятый. Планируем заранее

Этот закон определяется чисто нашей психологией. Если мы планируем задачи на сегодня днем ранее или планируем задачи на месяц за несколько дней до его наступления, то практика показывает, что они более амбициозны, смелы, а значит двигают нас вперед. Если за планирование списка дел на сегодня ты садишься в 9 часов утра текущего дня, то к этому времени тебя уже может кто-то расстроить, отвлечь. Мало того, что список уже не столь дерзок, но он еще и может попросту не быть составленным. Так что планируем заранее.

Итак, что нам важно в системе планирования: чтобы она была удобной, всегда под рукой и доступна в любой момент для внесения новой задачи и отметки уже выполненной. Она должна быть одна для всех задач (как для личных, так и рабочих дел). Ну и не забываем, что планировать нужно заранее.

Раздел 2. Бумажный ежедневник или электронная система