Бесплатный фрагмент - Ритмичная работа

Предисловие

Что такое ритмичная работа

Истоки

Классно-урочная система

Пожалуй, одним из первых способов ритмичной организации работы, была классно-урочная система обучения, утвержденная страсбургской школой И. Штурмы. В дальнейшем теорию этого обучения разработал Я. А. Коменский. К. Д. Ушинским этот метод обучения был развит и дополнен. Хотя эта система обучения в первую очередь была предназначена для выведения начального образования на массовый уровень (в противовес индивидуальному обучению), ее существенным признаком является четкое время начала и конца занятий, их количества, длительности и перерывов.

Разумное распределение режима работы и отдыха имеет критически важное значение для организации такой трудной деятельности как обучение. Такая регламентация является необходимостью для успешного проведения занятий и эффективности классно-урочной системы. Так что с методом ритмичной работы каждый из нас знаком с детства.

Кроме того, такая система обладает возможностью рационально использовать время дня для соответствующих задач. Для решения математических задач подходит одно время дня, когда абстрактное мышление работае продуктивно, а для физических упражнений — другое. Попытки оптимизировать школьное расписание в соответствии с этими положениями были, но все они заканчивались на стадии экспериментов, хотя эффективность была очевидна.

Такая долгая история метода ритмичной работы означает, что он эффективен. В большей или меньшей степени, но лучше него пока еще ничего не придумано. Особенно для интеллектуальной деятельности и для обучения.

Метод Помидора

Развитием классно-урочной системы стал метод Помидора, предложенный Франческо Чирилло в конце 1980-х. Его не устраивали возможности, предлагаемые существующими методами управления временем. Он понимал, что можно добиться большей продуктивности и меньшего стресса. И нашел способ сделать это.

Система Помидора делает явный упор на продуктивность. Она «заставляет» концентрироваться на задаче в течение фиксированного времени. Обязательным пунктом системы является «устранение отвлечений». Другими словами, система фокусирует внимание и заставляет погрузиться в работу. А это уже полпути к «потоку» и удовольствию от работы.

Тот факт, что Чирилло пришел к похожей схеме, как и классно-урочный подход (хотя и с другими изначальными целями и обстоятельствами), подтверждает, что система деятельности должна быть ритмичной. И что ритм должен быть меньше часа. В случае с методом Чирилло рабочий интервал составляет 25 минут.

Помимо собственно ритма работы, система Помидора так же выступает в роли системы управления временем и планирования. Разбиение работы на интервалы позволяет лучше планировать свою собственную продуктивность (количество интервалов в течение дня) и затраты времени на задачи (за счет статистических данных).

Хаотичная организация в офисе

Хотя школа и использует классно-урочную систему, ее основная задача в организации эффективного массового обучения. И она с этой задачей, особенно в аспекте массовости, справляется. Но ритмичность работы является скорее побочным продуктом, нежели самостоятельной целью. Очень жаль, что в современной школе не учат таким важным для жизни вещам, как организация творческой и продуктивной деятельности (частью которой могла бы быть организация ритма работы и отдыха).

Когда обучение заканчивается, мы приходим работать. Большая часть людей в современном мире работает в офисах с компьютерами. Это всевозможная интеллектуальная деятельность. Компьютер как универсальное средство обработки информации очень прочно вошел в нашу жизнь. Хотя, в последнее время, телефоны теснят его из-за удобства и переносимости, но компьютер все равно остается одним из главных инструментов офисного работника.

В таком офисе рабочий день оказывается организован не лучшим образом. Во-первых, произвольно выбран рабочий интервал в 8 часов. Считается, что идея восьмичасового рабочего дня принадлежит Генри Форду, но ее высказывали и до него. Основной посыл этой идеи состоял в том, чтобы сократить рабочий день (который составлял на тот момент 10–16 часов), повысив продуктивность рабочих. И ему это удалось. Сократив рабочий день с 9 часов до 8 и повысив зарплату с 3 долларов до 5 он добился увеличения производительности в два раза.

Современному миру требуется все больше интеллектуального продукта (хотя рабочие профессии никто не отменял). Для создания такого продукта требуется навык концентрации, который мы, к сожалению, теряем. Но тот, кто сможет производить качественный интеллектуальный продукт в современном мире (благодаря навыку концентрации, без него никуда), будет востребованным специалистом.

Вторая проблема офиса — хаотичная организация рабочего дня. Обычно нет никаких существенных ориентиров, кроме начала рабочего дня и его окончания. Заседания, планерки и совещания назначаются в произвольное время и длятся непредсказуемо. Все это делает организацию офисной работы хаотичной. А хаос порождает стресс. В то же время производственный процесс в офисе легче всего поддается организации ритмами.

Но что же я слышу от руководства? «Если мы будем устраивать перерывы на пять минут каждые полчаса, то производительность труда упадет ниже плинтуса». Хотя без такой организации работник спокойно может полчаса ходить с кружкой по офису и пить чай. Сократите такое бесполезное времяпрепровождение и вы увеличите производительность. Но это же контринтуитивные вещи.

Этот хаос в офисе препятствует росту производительности труда. Но чтобы от него избавиться, нужно работать меньше и более ритмично. Если вам удается работать удаленно, это отличный вариант. Вы можете сами попробовать эту систему. Или если вы работаете самостоятельно — например, в сфере фриланса.

В работу с головой

В своей книге «В работу с головой» Кэл Ньюпорт пропагандирует идею концентрации и приводит не только бесчисленные доводы в пользу того, что он называет «глубокой работой», но и некоторые конкретные шаги по реализации этой затеи. Важность концентрации подтверждается не только его собственным опытом, но и бесчисленными примерами, которые он приводит в своей книге.

Главная проблема, с которой мы сталкиваемся — трудность в измерении производительности интеллектуального труда. С конвейером все было понятно — количество деталей, сделанных за единицу времени. Но как оценить результативность интеллектуальных усилий? Например, газетной или научной статьи? Было придумано множество разных метрик, но все они даже близко не подходили к цели.

С одной стороны, наиболее очевидные метрики — количество слов в статье или количество строк кода программы. В то же время подход по измерению производительности труда таким способом приводит к «разбавлению водой» как статей, так и кода. Вместо компактного и простого кода мы получаем очень длинную программу, которая потребляет лишние ресурсы. А статья при всех своих страницах содержит только два предложения полезной информации. Но как оценить, скольких людей статья сделала неравнодушными к проблеме?

Книга Ньюпорта посвящена концентрации на задаче. Он явно не говорит о необходимости перерывов в ходе периода концентрации. Вся книга посвящена скорее необходимости убрать лишнее, чтобы полностью сконцентрироваться на важном. Вместе с тем, невозможно отрицать пользу от таких перерывов. Здесь в игру вступает метод ритмичной работы.

Обязательные перерывы на производстве

Если мы посмотрим на организацию физически тяжелого труда, то увидим, что в нем тоже есть регулярные перерывы. Они могут быть систематическими или хаотичными. Они могут быть связаны с отдельной бригадой или целым цехом. Но они есть. Любой вид тяжелой физической активности в том или ином виде использует регулярные перерывы.

Законодательно закреплены обязательные перерывы для работников при погрузочных работах, в холодных или горячих помещения. Соблюдение норм законодательства в области охраны труда, особенно в той ее части, которая не влечет за собой непосредственных проблем, оставляет желать лучшего.

Эти перерывы лучше всего показывают, что во всякой работе есть ритм. Просто этот ритм очень хорошо виден на примере физической работы. В случае же с интеллектуальной работой такой ритм выявить довольно трудно. Но если мы будем внимательно относиться к своему состоянию, то заметим, что по мере истощения ресурса концентрации результаты становятся все менее качественными.

Примеры выдающихся музыкантов и писателей

В берлинском университете искусств скрипачи обучаются в среднем по 3,5 часа в день, разбитых на два интервала. При этом более опытные скрипачи проводят в состоянии высокой концентрации больше времени, а менее опытные — меньше. Из этого следует несколько важных выводов в пользу концентрации и ритмичной работы.

Во-первых, для успеха не нужно прилагать «чрезмерных усилий». Под «чрезмерными усилиями» я понимаю работу по 12 часов ежедневно. Нужно использовать максимум из возможностей, которые предоставляет нам наш организм, но так же очень важно заботиться об отдыхе. Поскольку успех не является результатом одного «титанического» усилия, нужно следовать шаг за шагом. А для этого нужен своевременный отдых.

Во-вторых, выдающихся успехов можно добиться, если соразмерить ритм следования с возможностями своего организма. Так, менее опытные музыканты могут проводить в состоянии высокой концентрации меньше времени, и они действительно проводят меньше времени. Они не гонятся за профессионалами. Они постепенно тренируют свой организм и увеличивают свое рабочее время в состоянии высокой концентрации.

В-третьих, концентрация в эти периоды работы должна быть максимальной. Чем ниже уровень концентрации, тем хуже результаты. И тем больше времени требуется на достижение того же уровня. Но даже небольшое снижение уровня концентрации значительно увеличивает требуемое количество времени. Поэтому за концентрацию стоит сражаться гораздо сильнее, чем за количество времени. Полное погружение в задачу нельзя заменить ничем.

Шестичасовой рабочий день

Есть европейские страны, которые на государственном уровне переходят на шестичасовой рабочий день. Пока они находятся на начальном этапе, потому что трудно быстро развернуть такую машину как государство. Но многие частные компании и стартапы экспериментируют с сокращением рабочего дня. Некоторые даже до 4–5 часов в день.

Бизнес, особенно небольшой, обладает маленькой инерцией и способен быстро перестраиваться в случае рыночных изменений. В малом бизнесе легко проводить масштабные (по меркам компании) эксперименты, например, внедрение пятичасового рабочего дня. Результаты заметны гораздо быстрее, а перестройка занимает меньше времени. Именно поэтому малый бизнес способен оперативно реагировать на рыночные изменения.

Удивительные результаты начинаются тогда, когда компании открыто заявляют о таком переходе. Поначалу руководство компании испытывает страх, что уменьшение количества рабочего времени приведет к сокращению результативности, а работники боятся уменьшения заработной платы. Но оказывается совершенно другая история. Когда сотрудники оказываются в таких «стестенных условиях», они начинают оптимизировать свою работу. Количество бессмысленных совещаний уменьшается, производительность труда увеличивается.

Когда человек понимает, что может без обвинений уйти с работы днем, а не вечером, он старается потратить рабочее время эффективно. И результаты оказываются даже гораздо выше, чем можно было ожидать. Когда «у меня еще полно времени, поэтому сейчас я буду пить чай» сменяется на «сейчас я закончу отчет и через два часа (после обеда) пойду домой», бездельничать становится некогда.

Работа перестает быть каторгой. И тогда в дело вступают все те творческие инициативы, которые до этого были похоронены под слоем «традиций работы». Теперь мы знаем о собственной работоспособности гораздо больше чем сто или двести лет назад. Не использовать это знание — кощунственно. Мы знаем, что для продуктивной работы в любой сфере в первую очередь нужно быть счастливым. А для этого работа не должна быть единственной частью жизни.

О Любищеве

Хотя Александр Александрович Любищев использовал свою систему только для себя, нельзя не отметить колоссальный вклад, который он сделал в современный тайм-менеджмент. В свою систему он никого не посвящал, видимо, не считал необходимым. Но в своей статье «Такая добровольная каторга» он описывает некоторые аспекты своей системы.

Его система поразительно проста, но требует очень строгой дисциплины. По его словам, необходимость в ней возникла из-за того, что он сам себе поставил «очень большую задачу» и для успешной ее реализации понадобилось спланировать время на годы (а в действительности — на десятки лет) вперед. Любой сейчас может сказать, что его идея современном мире выглядит утопической, но я думаю, что это совсем не так. Хотя и очень непросто.

Сам Любищев утверждает, что, возможно, люди, работающие по 15 часов в день и существуют, но он сам бывает доволен если ему удается отработать в течение дня 7 часов. Но это семь «идеально чистых часов», из которых исключены любые отвлечения. В действительности полностью концентрированной работы в среднем выходило по 5–6 часов в день. Знакомая цифра?

Но какой смысл оценивать систему только по ее внутреннему содержанию? Главное — цель, ради которой она создавалась. А продуктивность Любищева была просто феноменальной. За 56 лет использования системы он написал более 12,5 тысяч страниц статей по самым разным областям науки, начиная от математики и заканчивая энтомологией.

Многие (если не все) его работы были широко признаны за рубежом и переведены на иностранные языки. В среднем за день он писал по 0,61 страницы текста. Для авторского листа это составляет примерно полторы тысячи знаков. Но результат — пятьдесят книг по 250 страниц каждая. Почти каждый год. И это только научная деятельность, на которую уходило по 6 часов в день. А еще он изучал языки и даже каждую неделю посещал театр (это тоже отражалось в его записях).

Пожалуй, именно постановка цели помогла ему создать эту систему, которая поддерживала его работу. И именно постановка цели и приверженность ей служит ключевым фактором, который определяет успех или неудачу. Сама система вторична.

Преимущества

Начни с главного

Подобно тому, как Любищев поставил себе цель, другие современные авторы тоже утверждают, что первое и самое важное — определить точку приложения усилий. В условиях ограниченного времени (тех самых пяти часов в день, разбитых на два интервала), приходится браться только за самое важное. Любищев в своем роде был гением, поскольку мог очень продуктивно работать по 6–7 часов в день. Это доступно не каждому. Но 4–5 часов в день — доступно всем.

В книге «Начни с главного» авторы делают упор на том, что нужно заниматься именно той деятельностью, необходимость которой очевидна и которая должна быть сделана сейчас. Фокус внимания на только одном деле, на деле, которое имеет первостепенное значение — позволяет добиться феноменальных результатов. Задолго до выхода этой книги это доказал Любищев.

Первый интервал ритмичной работы в течение дня я обычно посвящаю планированию. Что сегодня имеет значение, что нужно сделать и как я распределю нагрузку на сегодня? Что ожидает меня завтра, через неделю, к чему нужно подготовиться и к каким долгосрочным целям я собираюсь прийти? Все это фокусирует внимание на узком круге задач. Самых важных задач.

Меньше стресса

Когда нам каждый день приходится прикладывать волю чтобы делать работу, которая нам не нравится, мы истощаем свои запасы воли. Хорошо отдохнув ночью, мы восстанавливаем свои резервы воли, но не все оказывается так просто. Если день за днем истощать волю, то со временем ее потенциал уменьшается. Нам все труднее становится делать то, что раньше не вызывало у нас особых трудностей. Поэтому нам необходим длинный отпуск.

По мере накопления усталости воли и стресса, все системы организма начинают работать хуже, начинается разлад. Он проявляется в разных видах: раздражительность, усталость, снижение иммунинета, лень, апатия, «отсутствие дисциплины» — все это может быть последствием истощения воли. Но чтобы эти последствия появились, необходимо время. Мы не сразу увидим, что слишком сильно истощали свои волевые ресурсы.

Обратное тоже имеет место. Несмотря на то, что выход в отпуск сопровождается эйфорией, она длится только первые несколько дней. Дальше все возвращается к привычному кругу, только в гораздо более легкой форме. И только к концу отпуска мы можем в полной мере ощутить результат — настоящий отдых, который восстанавливает наши волевые резервы.

Своевременный отдых и снижение количества стресса в течение каждого дня имеет ключевое значение для успеха всей кампании ритмичной работы. Нужно как можно сильнее снижать уровень стресса ежедневно, и не позволять ему накапливаться. Чем больше стресса накопится, тем больше времени понадобится, чтобы от него избавиться (иногда даже требуется длительная реабилитация).

Если мы каждый день истощаем свою волю «до дна», нечего и говорить о переменах в жизни. На них просто не остается сил. Всякие перемены в жизни, какими бы полезными и перспективными они ни были, на начальном этапе требуют волевых усилий. Именно поэтому так легко застрять в состоянии высокого стресса. Чтобы измениться нужна воля, а ее полностью потребляет окружающий мир. Чтобы разорвать этот круг, сначала нужно высвободить волю на перемены и расходовать ее с умом.

Не всегда применение этого метода приводит к снижению количества стресса. Часто количество стресса повышается. Это происходит следующим образом. Когда человек начинает работать по методу ритмичной работы, он должен записывать количество проработанных часов. И оказывается, что проект занимает гораздо больше времени, чем «казалось» раньше. Это одна из причин, по которой бросают метод ритмичной работы.

Проблема не в том, что количество времени на составление отчета увеличивается, в действительности оно даже уменьшается, но «кажется», что потребовалось больше времени и больше концентрации. Это вопрос персонального выбора — жить в иллюзии что требуется меньше времени (и тратить его гораздо больше чем необходимо), или узнать сколько же его требуется на самом деле, даже если это число будет больше наших ожиданий (но меньше предыдущих трат).

Прогнозирование времени

Прогнозирование времени становится критическим фактором в современном мире, который ускоряется все больше и больше. И чем лучше можно оценить затраты времени (включая все непредвиденные), тем выше шансы проекта на успех. Если вы точно знаете, сколько работы можете выполнить за месяц, вы точно знаете, сколько человек нужно на тот или иной проект. Вы точно можете назвать дату завершения. Все это очень важно в бизнесе.

Одно из преимуществ этой системы в том, что оценки времени становятся все более точными. И наши возможности становятся все более определенными. Мы узнаем, сколько работы реально можем выполнить в день, неделю, месяц, сколько требует знакомый нам проект и можем прогнозировать сроки с удивительной точностью. Но оценки могут сыграть и злую шутку.

В экспериментальных исследованиях подтверждено, что люди всегда недооценивают затраты времени. Если задача нам незнакома, мы склонны делать большой разброс в оценке времени. Если задача нам знакома, мы можем точнее оценить время на нее, но все равно остается очень сильная тенденция к тому, чтобы уменьшить это время.

Независимо от наших навыков оценки времени, мы все равно занижаем эту величину. Поэтому есть такой совет: после того, как оцените время на задачу (даже если оно кажется «очень точным»), умножьте его на два. Поверьте, вы найдете куда деть оставшееся время. Хуже будет если его не хватит.

Больше творчества

На первый взгляд, система ритмичной работы кажется довольно механической. Но она не превращает людей в роботов, даже наоборот — стимулирует проявление творческих способностей. Когда мы целенаправленно нагружаем мозг работой, а потом «отключаемся» от нее во время перерыва, информация обрабатывается подсознанием. На своем собственном опыте я убедился в том, что после пятиминутного перерыва у меня очень часто появляются отличные идеи.

Когда мы снижаем стресс тем, что перестаем «пробивать стену головой», и даем себе время отойти от этой стены и осмотреться, «найти трещины в этой стене», мы находим совершенно неожиданные сюрпризы в нашей работе. Связи, очевидность которых становится видна только тогда, когда мы перестаем напрягаться сверх наших сил и даем себе время на отдых.

Эта система работает в ладу с нашими биологическими ритмами, которые мы не можем отрицать. И эффекта мы можем достичь только тогда, когда работаем вместе с нашими ритмами, а не когда сражаемся с ними. Если сражаться против себя самого, творческой энергии на продуктивное решение задач уже не останется. Но если работать в гармонии со своими ритмами, результаты превосходят все мыслимые и немыслимые ожидания. Проблема только в том, что никто не учит нас работать в гармонии со своими ритмами. Почти никогда больше работы не означает больше результата.

Лучше здоровье

Ни для кого не секрет, что наше здоровье очень сильно зависит от состояния нервной системы. Головной мозг является самым большим скоплением нервов в организме человека. И есть еще такое житейское наблюдение: люди, которые систематически работают головой, в среднем живут дольше тех, кто предпочитает голову не напрягать. Они гораздо дольше сохраняют ясность ума и меньше подвержены болезни Альцгеймера (это уже научный факт).

Ритмичная работа требует концентрации, а это самое настоящее упражнение для мозга. Кроме того, состояние потока (если не слишком долго пребывать в нем и не доходить до «истощения») обычно улучшает настроение. Происходит это потому, что работа выполняется хорошо и качественно. Ею можно гордиться. Результат обычно получается выше всяких ожиданий (особенно, если сравнивать с результатом в режиме постоянных отвлечений).

Ощущение того, что для работы есть определенный интервал, и что работе «не позволяется за него выходить» стоит очень многого. Разумеется, путь к этому состоянию потребует времени. Система ритмичной работы требует ограничений на максимальное время работы в течение дня, но оно окупается результатами.

Это только поначалу кажется, что работа не такая уж и «стрессогенная». Через некоторое время хочется перестать работать почти в любом месте. А долговременный эффект ежедневного, пусть и небольшого, стресса может быть очень трудно предсказать. Соматические заболевания не всегда происходят «сами по себе». Они могут быть вызваны нервным напряжением на протяжение длительного времени. Недаром говорят, что «все болезни от нервов».

Здоровье человека во многом зависит от его привычек. Самых разных привычек, начиная от питания, физической активности (или ее отсутствия) до времяпрепровождения и мыслительных привычек. Все это влияет на нервную систему, а через нее — и на другие системы организма.

Ритмичная работа позволяет избавиться от стресса что «работа занимает слишком много времени». Но, чтобы получить этот результат, этому ограничению нужно следовать. В случае, когда мне хочется написать еще несколько страниц, я предпочитаю заняться чем-нибудь другим, но не писать.

Больше результат

Пожалуй, это самое противоречивое преимущество метода ритмичной работы. Но это на самом деле так. Тратя меньше времени мы можем получить больший результат. Но нужно не забывать, что это время должно быть качественнее — без отвлекающих факторов, в состоянии полной концентрации и потока.

И вторая часть — «больше результат» вовсе не означает прямой прирост количества. Например, если взять процесс написания книги, то сокращение рабочего времени не приводит к росту количества страниц. Вместо этого получаются такие страницы, которые нужно поправить всего один или два раза вместо десяти. Многократная экономия времени налицо, не так ли? В количестве страниц мы, может быть, не выиграли, но зато сократили время на окончательную «доводку» страницы с десяти часов до двух.

В то же время, в состоянии высокой концентрации в голову приходят такие идеи, которые никогда бы не появились в состоянии рассеянного внимания. И эти идеи стоят очень дорого. Но их нельзя сравнить с точки зрения производительности труда, потому что такой меры они не имеют.

Результат при работе в ритмичном режиме получается гораздо лучше, но прямо оценить его (например, в количестве страниц) вряд ли возможно. Именно по этой причине методы ритмичной работы не находят широкого применения в менеджменте — им нельзя сопоставить прямые метрики. Косвенные же метрики, например, прибыль за квартал, появляются с большим запаздыванием.

Это состояние «потока», даже если выглядит совсем не так

Состояние потока довелось пережить каждому. Но понимание этого состояния происходит обычно только после его завершения. Находясь в потоке мы обычно не понимаем этого, мы сконцентрированы на задаче. Поток характеризуется полной концентрацией на задаче, когда отвлекающие факторы перестают иметь значение. В состоянии потока все способности человека выходят на пиковый уровень.

Несмотря на то, что в методе ритмичной работы поток периодически прерывается короткими (но не длинными) перерывами, такая деятельность имеет гораздо больше отношения к потоку чем непрерывная работа по несколько часов. Поскольку состояние потока требует концентрации внимания, которая неизбежно ослабевает по мере расходования «ресурса концентрации», короткие перерывы для восстановления являются совершенно необходимыми.

Составной частью метода ритмичной работы является хорошее погружение в выполняемую задачу. Есть люди, которые способны концентрироваться на задаче по много часов подряд. Но я никогда не относился к их числу и мне требовалась другая система, которая позволит мне действовать эффективно. И этой системой стала рациональная организация ритма моей работы. Ритма концентрации и расслабления.

Поток способен истощать и не годится для пребывания в нем 24/7. Нам нужны периоды как концентрации внимания, так и рассеяния. Именно в эти периоды рассеянного внимания чаще всего в голову приходят прорывные идеи.

Вхождению в состояние потока способствуют и внешние триггеры, например, звонок таймера, который означает конец короткого перерыва и начало нового рабочего интервала. Дальше следует запуск таймера на длинный интервал и процесс концентрации. Поток появляется естественным образом и не зависит от вида деятельности или задачи.

Отдых качественнее и продуктивнее

Пожалуй, самый большой эффект мы получаем от четкого структурирования деятельности. Когда мы точно знаем, что сейчас время для концентрации, и следуем этому принципу. А когда наступает время отдыха, мы откладываем работу, даже если хочется «еще чуть-чуть доделать». Потому что от этого зависит наша собственная продуктивность на длинном интервале времени. Организм привыкает следовать этому ритму, но на это нужно время. Зато результат превосходит все ожидания.

В современном мире работа превратилась из части жизни в ее суть. И она занимает слишком много места. Из-за развития средств связи и коммуникации, границы работы и личной жизни размываются. Больше нет препятствий начальнику позвонить или написать сотруднику вечером из-за какой-то «срочной фигни».

Работа при ритмичной организации перестает быть чем-то непрекращающимся. Она имеет четкие границы, четкое количество интервалов времени в течение дня. Работа перестает быть единственным, что есть в жизни. Прибавьте к этому сокращение рабочего времени (до пяти часов в день) и получите колоссальное количество свободного времени.

На первых порах это свободное время будет тяготить. Если раньше я никогда не задавался вопросом о том, куда же потратить время, то теперь я должен это сделать. Теперь я должен понять, что же мне нравится, что я бы хотел сделать или увидеть. Посетить выставку или почитать книгу? Но трудно только на первых порах.

По мере того, как вы найдете себе занятие помимо работы (и просмотра видеороликов в Интернете), вы станете гораздо счастливее. А это, в свою очередь, отразится на результативности ваших рабочих интервалов. Удивительный факт, чтобы сделать больше, нужно работать меньше. На первый взгляд — невероятно. Но в действительности получается именно так.

Больше счастья

Как же так получается, что «меньше работы» делает «больше счастья»? Ведь «меньше работы» означает «меньше денег». А это, в свою очередь, означает «меньше развлечений», на которые просто нет денег. И дальше — «меньше счастья». Так круг «больше работы» — «больше счастья» замыкается. Но когда ощущать это счастье, если целыми днями занимаешься работой, которую ненавидишь?

Метод ритмичной работы позволяет ограничить время на работу. В современном мире, пожалуй, нужно ограничивать не минимальное время работы в течение дня, а максимальное. Но переход на метод ритмичной работы в сочетании с ограничением максимального количества работы в течение дня приводит к удивительному результату. Чувствуется что-то похожее на «избавление» от гнета работы. Когда ты знаешь, что ни вечером ни на выходных тебе не будут звонить, не будут отвлекать от твоих собственных мыслей.

На первых порах это приводит к стрессу. Получив много свободного времени, люди не знают, что с ним делать. И начинают возвращаться к своему привычному ритму — работать с утра до ночи. Но этот подход не решает, а лишь маскирует проблемы. Чтобы почувствовать себя счастливым, нужно время на «поиски счастья». И это время нельзя откладывать на потом, оно должно быть сейчас. Не обязательно круглосуточно, но понемногу каждый день.

Многие работают «в ожидании счастья». Но так никогда не достигают своей цели — перестать работать. Это напоминает притчу о бизнесмене и рыбаке. Когда бизнесмен увидел рыбака, который беззаботно лежал под пальмой, он спросил, почему он не ловит рыбу. «Я уже наловил на сегодня достаточно», — ответил рыбак. Бизнесмен предложил ему наловить больше. «Зачем?» — спросил рыбак. «Чтобы ты мог нанять людей, которые бы ловили рыбу за тебя, организовать бизнес и лежать под пальмой и ничего не делать». «Ну, а я что сейчас делаю?» — спросил рыбак.

В «погоне за счастьем», мы разучились видеть, что оно — вокруг нас. Метод ритмичной работы «насильственным» способом требует ограничить максимальное время работы в течение дня для двух вещей: максимальной продуктивности в течение многих месяцев и поисков счастья в оставшееся время. Если уж на то пошло, то свои рабочие навыки вы можете применять и вне работы. И это свободное время как раз пригодится.

«Поиски счастья» или привычка к «счастью вокруг» — не имеет значения, но оставшееся время нужно тратить на себя. Каждый может проводить свободное время так, как ему заблагорассудится. Но для больших достижений нужен отдых и душевное равновесие. И счастье (в индивидуальном понимании) — его критически важный компонент.

Прекратить избегание (прокрастинацию)

Есть такие задачи, необходимость которых для нас очевидна. Но делать их не хочется. Как говорится, «душа не лежит». Такие задачи откладываются и откладываются день за днем. Не потому, что у нас нет на них времени или они слишком сложные. Просто «лень». Мы избегаем их. Это явление называется так же прокрастинацией.

Метод интервальной работы позволяет снизить эффект избегания. Так, основатель метода Помидора Франческо Чирилло, использовал его чтобы сконцентрироваться на учебе. Он поставил перед собой задачу — «разве я не могу сконцентрироваться на учебе хотя бы 15 минут? После этого я прекращу. Но эти 15 минут будут очень важны, они сдвинут дело с „мертвой точки“.»

Даже если кажется, что 15 минут не решат проблему, попробуйте заниматься по 15 минут каждый день. И через неделю времени накопится уже на два часа. А за два часа уже можно сделать видимый прогресс. Но взяться за неприятное дело на два часа сразу — воли не хватает. Так почему бы не воспользоваться методом интервальной работы? Неделя пролетит незаметно.

Важно отметить, что отрабатывать эти 15 минут нужно «по-честному». То есть полностью концентрироваться на задаче. Бывает и так, что после 15 минут концентрации попадаешь в «поток» и дальше дело идет как по маслу. И потратить час или даже два становится не просто нетрудно, но даже приятно. Только не забывайте «выныривать», чтобы вовремя скорректировать курс.

Но даже если попасть в поток не удается, все равно, эти 15 минут играют очень важную роль. Регулярность может сделать гораздо больше, чем одно «титаническое усилие». А за счет короткого интервала, не так трудно начать. Шаг за шагом, день за днем, прогресс не заставит себя ждать.

Для кого подходит этот метод

Интеллектуальная деятельность

Конечно же, метод ритмичной работы подходит для творческой деятельности. Замысел, будь то статья, книга, картина, музыка, шрифт или дизайн — появляется отдельно, но его воплощение и доводка требует времени. И это время можно отлично организовать в виде ритмичной работы. Небольшими шагами, постепенно, перетаскать целую гору. Достичь большого результата.

Но не только такие виды работ укладываются в схему ритмичной работы. Если это не художественная, а научная книга, метод можно смело применять и к ней. Если это компьютерная программа — тем более. Любой результат интеллектуальной деятельности требует времени и концентрации. Как раз это может обеспечить метод ритмичной работы.

Мы никогда не забываем делать перерывы в физических упражнениях, но почти никогда не делаем перерывы в интеллектуальной деятельности. Между тем как в интеллектуальной деятельности такие перерывы играют ничуть не менее важную роль. Просто в «потоке» мы можем не заметить собственную усталость, но на результатах она непременно скажется. И чтобы не допустить эту усталость, метод использует ритмичные перерывы.

Хобби и развлечения

Хотя метод Помидора и Ритмичной работы чаще всего ассоциируется именно с работой, его можно использовать и с другими видами деятельности. Например, с хобби.

Одно из моих хобби — программирование. Мне очень нравится формализовать задачи и превращать их в автоматизированные процессы. Например, у меня есть свой собственный таймер для ритмичной работы (найти его можно по адресу https://timer.konstantin-morenko.ru). Меня не устраивали все те таймеры, которые я смог найти, поэтому я написал его сам.

Программирование является одним из самых «потоковых» занятий для меня. Если меня увлекает какая-то идея, то я могу заниматься ею по несколько часов подряд. Хотя это позволяет погрузиться в задачу, у такого подхода есть и свои минусы. Главный из них — нужно контролировать общий вид задачи. И для этого как нельзя лучше подходит таймер. Он регулярно напоминает, что нужно отвлечься и посмотреть на задачу «с высоты птичьего полета». Это очень помогает делать качественные программы.

Но я не всегда занимаюсь только полезным трудом. Я позволяю себе компьютерные игры. Они тоже вызывают состояние «потока». И чтобы не пропустить ничего важного в окружающем мире, чтобы вовремя остановиться, я тоже устанавливаю таймер, который периодически «возвращает меня в реальность». Не пора ли ужинать? Или заняться домашними делами?

Хоть метод и называется «ритмичной работой», его применимость выходит далеко за пределы одной только работы. Он может служить регулярным напоминанием, которое будет вытаскивать из «потока», чтобы держать контакт с окружающим миром и вовремя реагировать на происходящие вокруг события.

Даже рабочие профессии

Удивляет тот факт, что ритмичная работа, подходит даже для физической деятельности. Когда приходится класть кирпичи, плитку или заниматься любым другим строительством. Когда нужно тренироваться в спортзале или танцевать. Короткие перерывы позволяют не только взглянуть на результат своей работы, но и восстановить силы. Разумеется, интервалы должны быть подобраны с учетом конкретного вида деятельности и условий труда.

Кажется, что при таком ритме работы она превращется в курорт. Разве можно ожидать результатов, если трудиться «спустя рукава»? Но в этом и заключается секрет — рабочий интервал — период полного погружения в работу. В это время работа не просто выполняется, но выполняется качественно, потому что выполняется в состоянии полной концентрации. А перерывы позволяют сохранить физическую активность и состояние концентрации на длительное время.

Совещания

Типичное совещание начинается с того, что на него приглашают сотрудников. И приглашение от начальника выглядит примерно так: «через 10 минут у меня в кабинете». Никто не разбирается, должны ли присутствовать эти люди и какова их роль. Никаких предварительных повесток не рассылается. В результате сотрудники приходят неподготовленными и не могут принять качественное решение. Совещания должны планироваться заранее.

То же касается и хода совещания. Обычно оно выглядит как просто обмен мнениями. Разумеется, это очень важно для ведения бизнеса. Но когда этот обмен мнениями не структурирован, когда он протекает хаотично, совещания имеют свойство затягиваться. Все это приводит к расходованию времени впустую. А время — деньги. В бизнесе эта поговорка еще более актуальна. Разумеется, если мы измеряем продуктивность труда потраченным временем, а не произведенным результатом, то затягивание совещаний — верный способ «повысить эффективность».

Совещания тоже могут подчиняться ритмичной работе. Пожалуй, они даже выиграют от этого больше, чем индивидуальные работники. Постановка коротких (на один рабочий интервал) и длинных (на все совещание) целей позволит фокусироваться на конкретной задаче, а регулярные перерывы — освежить голову, если процесс заходит в тупик. Тут потребуется «сила воли», чтобы выходить из темы на время перерывов, но такой подход более чем оправдан.

Разумеется, новый подход к проведению совещаний не существует в вакууме и больше пользы приведет вместе с организацией процесса: предварительной подготовкой, рассылкой повестки, отбором только необходимых участников, чтобы позволить всем остальным погрузиться в свою прямую работу и произвести качественный продукт.

И для кого не подходит

Разумеется, метод ритмичной работы подходит не для всех. Во всяком случае, в его первоначальном виде. Если работа жестко связана с внешними обстоятельствами, то будет глупо пытаться подогнать их под свой собственный ритм. Примерами таких работ могут быть работы машинистов транспорта, водителей, диспетчеров и многие другие, связанные с высокой ответственностью и необходимостью действовать быстро и точно.

Но этот метод и не разрабатывался для них, в первую очередь он разрабатывался для интеллектуальной работы. И именно с ней он справляется превосходно. Когда необходима концентрация и исследование. Запоминание и понимание. Комбинирование и анализ результатов. Удивительно, что метод ритмичной работы подходит и для физической деятельности.

Краткое содержание метода

Чередование интервалов

Метод довольно прост — время работы и отдыха нужно чередовать. И делать это нужно ритмично и часто. Здесь не подходит вариант «работать три часа, потом сделать перерыв». Недаром классно-урочная система оперировала (и продолжает оперировать) интервалами по 40–50 минут. Перерывы нужны чаще. Возможно, через 20 или даже 15 минут в зависимости от условий концентрации. Так, синхронные переводчики (деятельность которых связана с колоссальными интеллектуальными нагрузками) работают в парах и сменяются каждые 10–15 минут.

Длина рабочих интервалов должна быть обратно пропорциональна их интенсивности. Чем выше интенсивность, тем короче интервал. Правда, это не значит, что интервал короче 10–15 минут будет полезен. В этом случае больше времени тратится на «вход в работу», чем на саму деятельность.

Интервалы отдыха делятся на два вида: короткие и длинные. В время коротких интервалов голова немного «проветривается», что позволяет по-новому взглянуть на вещи. В то же время этот интервал должен быть достаточно коротким, чтобы не потерять «вовлеченность в работу», с которой начинается первый рабочий интервал.

Длинные интервалы преследуют другие цели. Их задача — возможно полнее освободить разум от полученной нагрузки. Это самый настоящий отдых во всех смыслах. Но он не обязательно должен быть пассивным. Я обычно включаю сюда перекус. И к моменту возвращения к работе кровь уже начинает возвращаться от пищеварительной системы к нервной.

Эта система должна работать в полном соответствии с нашими собственными ритмами. Это не просто способ организовать работу иначе, это способ организовать работу так, как это будет естественно для нас как представителей рода человеческого.

Компоненты хорошей работы

Что нужно для того, чтобы хорошо сделать работу? Неважно, относится ли это к задаче на службе, домашнему делу или хобби. Для этого нужно определенное количество времени. Когда мы занимаемся своим хобби, мы обычно делаем отличные вещи. И все потому что хотим выделить на хобби побольше времени (в разумных пределах). Нам нравится эта деятельность.

Как насчет концентрации? Хобби позволяет нам войти в это самое состояние «потока». Когда мы не можем отделить себя от своей собственной деятельности. И именно в этом состоянии мы полностью сконцентрированы на деятельности. Каждая «свободная» клеточка нашего мозга работает над общей задачей. Именно поэтому в состоянии потока к нам так часто приходят «прорывные идеи».

Конечно же, если деятельность не вызывает энтузиазма и желания заниматься ею, мы не сможем в полной мере сконцентрироваться на ней и будем всячески избегать возможностей выделить на нее время. Если только не с помощью волевых усилий потому что «это надо». Но мы будем стараться закончить работу поскорее.

Но вот что удивительно. Когда мы настраиваемся на деятельность, когда начинаем любить ее, концентрация и время появляются сами собой. И состояние потока появляется как следствие. Потом появляется результат. Тот самый результат, который был неизбежен, если деятельность нравится, происходит в состоянии концентрации и «потока».

Хобби — это то, что нам нравится делать, а работа — то, что нам нужно делать. В этом подходе заключается ключевая разница. Если мы можем сделать то, что «надо» таким, чтобы нам «нравилось», мы добъемся поразительных результатов.

Но ведь ключи к хорошей работе находятся в наших руках. Сконцентрироваться на работе можно, для этого нужно убрать все отвлекающие факторы и привыкнуть к концентрации. Действовать с энтузиазмом — вопрос артистических данных, веры в себя и привычки. Энтузиазм тоже развивается. А вместе с концентрацией энтузиазм «заставляет» выделять время на задачу, потому что «это интересно».

Любую работу можно делать хорошо и получать от этого удовольствие. Вопрос лишь в том, что нам нужно сконцентрироваться на работе и выработать ощущение энтузиазма. На это понадобится время, но если такой подход поможет значительно снизить стресс, повысить качество и продуктивность, почему бы и нет?

Как развить энтузиазм

Энтузиазм — это именно то, что называется «любить дело, которое делаешь». И если вам удается развить такой навык, чтобы любить то дело, которым приходится заниматься, вы достигаете поразительных успехов. Во-первых, значительно снижается количество стресса, потому что дела перестают быть обязанностью, а превращаются в «приятные развлечения». Во-вторых, при таком эмоциональном настрое результаты получаются куда качественнее.

В интернете есть огромное количество методов, как полюбить любую задачу. Как и всякий навык, потребуется практика, прежде чем удастся «полюбить» какую-либо деятельность. Но, по меркам современного человека, все эти методы имеют один «существенный недостаток» — они не дают мгновенного эффекта. Чтобы полюбить любую задачу, понадобится время и энергия. Разумеется, они окупятся в будущем. Но у кого сейчас есть время ждать?

Другим большим препятствием на пути к развитию энтузиазма является наш собственный внутренний диалог. Наши убеждения относительно нас самих, деятельности и нашего к ней отношения. Такой внутренний диалог, чаще всего, протекает в отрицательном ключе. Пожалуй, формулировать его положительно будет трудно, ведь понадобится преодолеть инерцию. Поэтому на первом этапе лучше прекратить этот внутренний диалог. Это уже будет большим достижением — деятельность больше не будет окрашиваться отрицательными тонами.

Вторым этапом «обретения энтузиазма» может быть погружение в работу. Концентрация на определенной задаче. Пусть это будет всего лишь один рабочий интервал в течение дня. Это уже много. Если есть такая задача, которой нужно заниматься, но которую вы откладывали день за днем, месяц за месяцем, даже 15 минут ежедневно сдвинут дело с мертвой точки. Понемногу, маленькими шагами, задача перестанет быть «титаническим усилием», ради которого вы «собирались» все эти месяцы.

Попробуйте сформировать из этой задачи привычку. Выделите ей собственное время. Очень скоро привычка носить по одному камню позволит переместить целую гору. Время пройдет незаметно.

Требуется привычка для максимального эффекта

Метод ритмичной работы относится к таким методам, которые приносят отличные результаты на длительном интервале времени. В начале работы вы столкнетесь с повышенным уровнем стресса и сниженной эффективностью работы. Это все — необходимые компоненты перестройки на новый ритм работы.

Чтобы удержать этот ритм на протяжение нескольких недель понадобится привычка. В своей книге «Развить привычку» я подробно рассматривал этот процесс. Вкратце: нужно подготовить окружающее пространство и себя к работе по этому методу. И самое главное — нужно быть готовым ждать результатов несколько недель. Пока навык стабилизируется, пока окружающая обстановка начнет изменяться и первые результаты смогут проявиться.

Дальше, когда результаты появятся, следовать методу ритмичной работы станет гораздо проще. Но большинство людей бросает эту затею именно на этом этапе — когда нужно что-то делать, напрягаться, а результатов не видно, и когда они будут — неизвестно.

Препятствия

Наши убеждения

Значение убеждений

Наши убеждения оказывают такое большое влияние на нашу жизнь, что мы с трудом можем прогнозировать его. Большинство наших убеждений являются «частью нас», потому что мы даже не осознаем их. Мы считаем их естественными законами окружающего мира, естественным порядком вещей. Но в действительности это всего лишь наш способ мышления об окружающем мире.

Убеждения всегда существовали и будут существовать. Все убеждения так или иначе ограничивают наше восприятие окружающего мира. И этот самый «истинный окружающий мир» нам никогда не понять. Но это не значит, что мы должны сражаться с нашими убеждениями. Наша задача — максимально использовать их для своих целей.

прямая связь времени и результата

Одним из самых губительных убеждений является то, что есть прямая связь между количеством часов, потраченных на задачу, и результатом. Ключевым фактом здесь является то, что эта связь — прямая. Сама связь между количеством часов и результатом, разумеется, есть. Но нельзя сбрасывать со счетов качество времени.

Наверняка, каждый замечал разницу между результатами работы, если два часа были потрачены в полной концентрации и эти же два часа нас постоянно отвлекали сообщения, окружающий мир и наши мысли. Разумеется, результат от сконцентрированной работы будет гораздо более впечатляющим (и даже сама работа будет более приятной), чем пребывать два часа в раздраженном состоянии от отвлекающих факторов.

Убеждение о связи результата с количеством часов совсем не плохо, оно помогает нам понять, что для достижения любого результата нужно потратить время. Проблема начинается тогда, когда это становится единственным фактором. Тогда мы начинаем заниматься «многозадачностью», в попытке потратить как можно больше «учетного» времени, забывая о его качестве.

Расширение времени

Вторым очень опасным заблуждением является использование метода интервальной работы. Состоит оно в следующем. «Если я могу за два часа с перерывами написать три страницы, то я буду писать по восемь часов и напишу двенадцать страниц. За месяц я напишу 360 страниц и закончу книгу. А потом напишу еще одну.» Величайшее заблуждение. Если за два часа удалось написать три страницы, это не значит, что за четыре часа удастся написать даже четыре страницы. Связь совсем не прямая.

Метод ритмичной работы подразумевает, что есть предел в объеме качественной работы за день (некачественной можно сделать сколько угодно, но какой в этом смысл?). И что этот предел от человека к человеку отличается не слишком сильно и не превышает 4–5 часов. С обязательным перерывом посередине. Только в таком ритме можно изо дня в день писать по три страницы в течение месяцев или даже лет.

Метод работает именно потому, что мы сокращаем время на работу. Это позволяет повысить концентрацию. Стоит увеличить его обратно, и получим все тот же результат низкой продуктивности. Может быть, чуть лучше за счет перерывов. Фактически, эта проблема связана с убеждением о прямой связи с количеством отработанного времени, когда качество времени не принимается в расчет.

Столько всего нужно сделать

«Но ведь мне столько всего нужно успеть сделать. Я взялся за этот метод чтобы успеть больше, а не меньше. Как быть?»

Метод ритмичной работы действительно позволяет сделать во много раз лучше (а не обязательно больше) за счет концентрации и состояния потока. Но количество областей, в которых можно будет «сделать больше» придется сократить.

Одна из больших проблем в современном мире — попытка «успеть везде и всюду», не пропустить ни одного «важного события». Такой подход противоречит методу ритмичной работы. Чтобы повысить свою продуктивность, придется пойти на жертвы, придется уменьшить количество областей, в которых «хочется достичь успеха». Другого способа нет.

Но пусть вас это не смущает. Сократив количество «областей успеха» с десяти до трех, вы получите в каждой из них результат в десять раз больше. Цифры, разумеется, условные. Но факт остается фактом: сократив, мы получим в оставшемся отдачу во много раз больше.

Внешние

Офисный режим

Открытый офис

Офис открытого типа — одна из самых больших проблем на пути к сконцентрированной работе. Несмотря на то, что можно улучшить концентрацию с помощью наушников, окружение все равно будет отвлекать. С одной стороны, такой формат офиса гораздо дешевле, потому что на каждого работника приходится меньше площади. Но мы теряем в эффективности работы. И ее нельзя заменить ни количеством времени, ни количеством работников.

Возможностей решить эту проблему много, вплоть до удаленной работы, но «пойти на это нельзя, потеряем еще больше». Так что для приспособления к такому режиму работы остается максимальная изоляция от отвлекающих факторов окружающего пространства.

Работа в постоянном контакте

Вторая проблема — развитие современных технологий. А, именно, систем мгновенного обмена сообщениями, внутреннего корпоративного чата. Возможность быстро получить ответ на свой вопрос от коллеги — не самая важная часть работы. К тому же, такая культура приводит к формированию пренебрежительного отношения ко времени других людей. Отвлекая коллегу, мы не только занимаем у него эти три минуты своим вопросом, но и выводим его из состояния концентрации, на повторный вход в который потребуется гораздо больше времени. Да и таймер он должен будет остановить.

В масштабах всей организации это приводит к колоссальным потерям времени и концентрации. И к плачевным финасовым результатам, которые ставят организацию на грань существования. Корпоративная культура, которую никто не формирует целенаправленно, формируется стихийно. И эта культура препятствует развитию организации.