Бесплатный фрагмент - Конференц-анатомия

Ксении Александровне Бойковой
Александру Васильевичу Бойкову
моим учителям и наставникам
посвящается эта книга

Читателю

Дорогие друзья! Сегодня, к сожалению, мы редко читаем введения и заключения. Мы спешим скорее уловить суть. Возможно, это и оправданно тем ритмом жизни, в котором мы все живем. Живем в погоне за эффективностью, успешностью, развитием и, конечно, информацией. Однако, дорогой, уважаемый читатель, я всё же призываю не спешить и прочесть пару страниц о том, как и почему появилась эта книга. Это пятая версия моего обращения к читателю. Оказывается, большая сложность — рассказать простыми словами, почему ты написал книгу. Всё чаще вспоминаю Гоголя и судьбу второго тома «Мертвых душ». Начинаешь сочинять какие-то обоснования целесообразности, своевременности, важности индустрии и прочую ерунду, понимаешь, что всё — неправда. Ноль искренности. Поэтому на пятый раз я просто решила сказать, как думаю.

Так вот. Моё путешествие в мир организации деловых мероприятий началось в 2004 году. Выйдя из стен института со странным дипломом «Информационная аналитика и переводческая деятельность», я стала ассистентом, а потом и менеджером по маркетингу в компании «Мономакс». Компания уже тогда занималась организацией российских и международных конгрессов и конференций. Затем было участие в подготовке и проведении этих мероприятий, и здесь же — руководство отделом маркетинга. Потом — работа в некоммерческой организации — АНО «Конгрессно-выставочное бюро города Москвы». Конгресс-бюро учреждено Правительством Москвы в 2013 году, и основной его задачей стало продвижение столицы как делового центра, конгрессно-выставочной дестинации на международном рынке. Чуть раньше случилось обучение на проекте EU Tempus «Baltic MICE Tourism Training Center» в Дании, знакомство с зарубежными коллегами, потом — семинар Международной ассоциации профессиональных организаторов конференций (IAPCO), когда-то давно — участие в проектировании конгрессного центра, а совсем недавно — разработка и преподавание курса «Организация деловых мероприятий» в Москве и многое другое. Так незаметно пролетели мои 12 лет в индустрии встреч.

И в какой-то момент я вдруг поняла — надо что-то менять. Хочется куда-то двигаться, хочется чего-то нового, но не категорически другого, а близкого к тому, что уже знаю и умею. Некая смена ракурса. И тут возникли две проблемы. Первая: полное непонимание, куда идти. И вторая — осознание сумбура в голове. Следом — инсайт: чтобы наполнить кувшин свежей водой, его нужно сначала опустошить. То есть очень важно как-то «выгрузить» из головы имеющееся, чтобы «загрузить» туда что-то новое. Конечно, в чистом виде с головой такой номер не пройдет, но можно поставить условную точку, сделать паузу, систематизировать информацию, навести в голове порядок и положить имеющийся опыт и знания на полочку: «вот когда понадобится — возьму». Ну и с другими поделюсь — не жалко. Так появилась идея о книге. Хоть и утопическая в части «выгрузить». Это я поняла после четвертого редактирования. Кнопка «download» постоянно зависала, хотелось выгрузить из головы на бумагу еще и еще, но система неумолимо твердила: «недостаточно места на диске». Документ получался неподъемный. Поэтому выгрузился своего рода конспект. Найдете на полочке в Разделе 2 «Из чего же, из чего же сделаны наши мероприятия?». Так случилось, что в период этой самой «выгрузки» я преподавала курс «Организация деловых мероприятий» в двух московских учебных учреждениях. Ребята спрашивали, где можно почитать то, о чем я рассказываю. Оказалось, практически нигде. Действительно, существует много литературы по выставочной деятельности (всё-таки выставки достижений народного хозяйства активно развивались в нашей стране в советское время, накоплен достаточно большой опыт). Но об организации конференций, тем более крупных международных,  существует только 2—3 хороших книги российских авторов и несколько не очень содержательных переводных. Плюс множество отдельных профессиональных статей, лайфхаков, которые не укладываются в голове, если не знать, на какую полочку их положить. Так укрепилась идея о необходимости «книги-структуры».

Потом я подумала, что хорошо бы не просто вытаскивать из головы знания и опыт, а так, чтобы выяснить, где «белые пятна», о чем вроде и надо сказать, а нечего, нет информации в голове. То есть перед вами эдакая «книга-работа», «книга-поиск». Или знаете, даже «книга-препарирование». И в меньшей степени инструментальное пособие «как провести конференцию». Отсюда и название — «Конференц-анатомия». Хочу, чтобы меня правильно поняли — препарирование своего опыта и знаний, выявление логических связей. Такой разбор, анализ: общее-частное, значимое-незначительное, универсальное-субъективное. Для себя-то я этот вопрос поиска и «белых пятен» решила, пока писала вторую главу (тогда она еще была первой и единственной). Но ведь и у читателей может быть похожая ситуация. Поэтому я стала не просто наводить порядок и выстраивать структуру процессов организации деловых мероприятий, а писать так, чтобы читатель тоже мог задуматься — о чем бы ему хотелось узнать еще больше, что интересно, где не хватает опыта. Про это больше первый и последний разделы — об индустрии деловых встреч в целом, об участниках рынка и о людях, которые делают мероприятия. И, знаете, лично я эти темы считаю наиболее важными в моей книге.

Затем коллеги высказали мысль о том, что специалисты, которые приходят в область организации конференций, в этот увлекательный мир событий, интересных людей и новых идей, и приживаются в нем — практически никогда из него не уходят. Меняют компании, должности и проекты, увлекаются организацией мероприятий других форматов, но совсем уходят крайне редко. Конференции и встречи, даже регулярно проводимые, никогда не повторяются, каждая по-своему уникальна и интересна. Каждое мероприятие — практически отдельная личность, живой человек со своим характером и индивидуальностью. Так появился главный герой книги — человечек по имени Конференция.

Я представляю себе Конференцию малышом, который рождается, растет, живет, выходит в большой мир. У него есть голова, ручки, ножки и, конечно, сердце. Его окружают мама, папа, бабушки, дедушки и воспитатели. Именно таким я и покажу вам деловое мероприятие в этой книге. Конечно, кто-то скажет, что это несерьезный подход. Возможно. Зато интересный.

Это предисловие написано при выпуске первого издания книги, в середине 2015 года. Сейчас уже 2018 — и я намеренно не хочу переписывать это обращение к читателю. Однако считаю важным отметить несколько моментов.

Во-первых, меняется ситуация, появляются новые компании, проекты, пересматриваются подходы. Рынок развивается.

Во-вторых, существенно изменился вектор работы Конгрессно-выставочного бюро Москвы, которое я часто упоминаю в этой книге. Все мои комментарии, логика бизнес-процессов этой структуры относятся непосредственно к периоду моей работы в бюро — это 2013—2015 гг и немного после — 2016 год.

Во-третьих, с тех пор в моей профессиональной жизни произошло еще много чего интересного — это и участие в отраслевых исследовательских и медиа проектах Выставочного научно-исследовательского центра R&C — в частности, курирование работы отраслевого СМИ — делового портала Event LIVE, и участие в подготовке деловой программы Евразийского Ивент Форума (EFEA), и координация подготовки и проведения Международного отраслевого конкурса молодых специалистов индустрии встреч Event TALENTS (2016—2018), и участие в проектах Ассоциации «Национальное конгресс-бюро», и чтение лекций на специализированном майноре в питерском кампусе Высшей школы экономики, и многое другое.

И несмотря на то, что мир индустрии встреч действительно меняется, многое я сама сейчас вижу под другим углом. Что-то, что я считаю крайне важным, было отредактировано через полтора года после выхода книги — в 2017 году, что-то — сейчас, в 2018.

Практически не редактируются второй и третий разделы книги — в силу того, что непосредственно мой практический опыт сейчас не сфокусирован на тех темах, которые в них рассматриваются, и мой профессиональный интерес лежит, скорее, в плоскости первого раздела.

Возможно, когда-нибудь я полностью пересмотрю это издание. Но пока, мне кажется, оно остается в целом актуальным, а я только включаю новые «врезки» с цифрами и фактами по рынку, которые немного помогают увидеть текущую ситуацию, а не только познакомиться с логикой процессов и механизмами рынка.

Моя книга — не учебник и не пособие. В ней субъективный опыт. Чего-то больше, чего-то меньше. Моя книга для тех, кто еще не знаком с этой увлекательной жизнью — индустрией встреч, но искренне хочет с ней познакомиться. Она и для тех, кто уже немного заглянул за кулисы динамичного, полного мощной энергии действа, понял, что это не предел, и хочет открыть для себя новые возможности в любимом деле. Надеюсь, и вы, уважаемые коллеги, найдете для себя что-то новое и интересное. Ну или просто увидите привычные вещи с другой стороны.

И друзья мои, если у кого-то из вас возникнет хотя бы одна новая идея — я буду знать, что действительно стоило браться за этот труд. Удачных вам поисков и полезных находок!

С уважением,

Александра.

Раздел 1.
Индустрия встреч,
или
Семья конференции

Вы узнаете, что такое MICE, индустрия встреч, деловой туризм, организация мероприятий, конференц/конгресс-менеджмент, event-management и чем отличаются эти понятия, как формировалась индустрия встреч в мире, какие игроки действуют на рынке встреч, кто такие инициаторы и организаторы мероприятия, что такое конгрессное бюро, для чего нужны международные отраслевые ассоциации индустрии встреч и отраслевые мероприятия, каковы основные особенности индустрии встреч в России, познакомитесь с международным рынком встреч

Основные термины, или Жить по понятиям

Любой талмуд обычно начинают с определения понятий. Я решила не делать исключения. Думаю, это важно. Когда люди по-разному называют одни и те же явления, либо наоборот, разные понятия одними и теми же словами — рождается хаос и непонимание. И в нашей сфере такая проблема действительно существует. Откроешь отраслевой журнал, а там в одной статье сравнивается горячее с зеленым. Все эксперты говорят каждый про свое. Вроде и правы, но ничего непонятно. Хочется уточнить: «Это Вы о чем конкретно?»

Мы часто слышим различные термины и толкования в области организации деловых встреч. Каждый эксперт, журналист расшифровывает их по-своему. Кто-то называет нашу сферу MICE, кто-то обобщает, именуя ее деловым туризмом, бизнес-туризмом, конгрессной деятельностью, организацией конференций, конгресс-менеджментом и так далее. Но в любом случае, не очень компетентно и профессионально всё это смешивать. Совсем недавно, на отраслевой конференции одна из участниц задала мне такой вопрос «А Ваша компания занимается только MICE или еще деловыми поездками и мероприятиями?». Я не знаю, что отвечать на такие вопросы. Это равносильно тому, если вас спросят: «Вы предпочитаете на завтрак еду, кашу или, возможно, пищу?». Давайте попробуем разобраться, что есть что, на уровне общего понимания.

Конгрессная деятельность, конференц/конгресс-менеджмент, организация деловых мероприятий — деятельность, участники которой вовлечены в процесс организации деловых мероприятий, инициируемых коммерческими/некоммерческими, научными, правительственными организациями. Здесь ключевое слово — организация мероприятия — это ничто иное, как процесс подготовки и проведения мероприятия. Он включает в себя формирование идеи мероприятия, постановку целей, расчет сметы, планирование, подготовку и реализацию деловой программы, привлечение делегатов, коммуникации с делегатами, прием платежей, реализацию визовой поддержки для иностранных участников, размещение в отелях, обеспечение логистики мероприятия (работа с конференц-центром, с поставщиками конференц-оборудования, переводчиками, организация питания, транспорта, экскурсионных программ), PR-поддержку мероприятия, работу со спонсорами, подготовку и проведение сопутствующих мероприятий — выставок, постерных сессий, сателлитных заседаний и так далее — в зависимости от формата мероприятия.

Индустрия встреч, MICE, Meetings industry — наиболее общее понятие, определяющее отрасль, участники которой занимаются как организацией деловых мероприятий для клиентов, так и организацией участия компаний в деловых мероприятиях. Обратите внимание на разницу — организация мероприятия — это не организация участия компании в мероприятии.

Термин MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions/Events) — весьма условное, укрупненное название индустрии встреч. Оно объединяет всё и ничего. В 2005 году в рамках соглашения между отраслевыми организациями термин MICE был заменен термином «индустрия встреч» (meeting industry). В целом же эти два термина идентичны. Надо отметить, что наиболее широко термин MICE распространен в России и Азии (Китай, Тайланд и др.). И весьма сложно корректно расшифровать аббревиатуру MICE, отделить на уровне понимания, например, meetings от conferences или incentives. Как раскрывается аббревиатура MICE:

Meetings могут пониматься встречи самых разных форматов — совещания, бизнес-встречи, переговоры, заседания, семинары;

Incentives — отдельная категория встреч, это поощрительные поездки, проводимые организацией для своих сотрудников, являющиеся дополнительным способом мотивации, они объединяются с профессиональными тренингами, профильным образованием, тимбилдинг-программами. Как правило, компании стараются проводить инсентив-мероприятия в разных городах и странах, это такая «фишка» — совмещать элемент развлечения, путешествия и работы.

Conferences/Congresses — это мероприятия значительного масштаба, имеющие более серьезный статус, нежели чем meetings, участники таких встреч — это представители разных организаций, которые приезжают на мероприятие для обсуждения общих вопросов, обмена опытом. В рамках крупных конгрессов часто проводятся приконгрессные выставки (exhibitions), на которых представляется продукция, товары и услуги, связанные с темой конгресса. По всем же остальным принципам conferences вполне могут быть определены как meetings;

Events/Exhibitions — будьте готовы к тому, что E может расшифровывать двояко: как Events — корпоративные события, сопровождаемые обширной креативной составляющей частью, например, презентациями в нестандартных интерактивных форматах. В то же время нет никаких ограничений для того, чтобы деловой event был определен как meeting. В ситуации с Exhibitions расшифровка более понятна. Выставка — это деловое мероприятие, на котором в той или иной форме демонстрируются достижения определенной отрасли, мероприятие, где участники отрасли представляют свои продукты и услуги, новинки и разработки. Выставка часто сопровождается сопутствующими конференциями, круглыми столами, форумами.

Таким образом мы видим, что однозначно разделить понятия в рамках аббревиатуры MICE практически невозможно, так как не существует четких критериев для определения того или иного термина. Часто сюда относят и такой вид бизнеса как организация поездки делегаций от компании на те или иные мероприятия. Но этот процесс не имеет никакого отношения к организации встреч, а является непосредственной составляющей делового туризма. Поэтому, когда мы говорим вообще обо всем, касающемся рынка встреч, не вдаваясь в детали и подробности, в принципе, можно использовать и термин MICE. Однако стоит помнить о том, что он немного устарел и не конкретизирует практически ничего.

Индустрия встреч, MICE = организация деловых мероприятий, конгрессная деятельность + деловой туризм + конгрессный туризм

В январе 2018 Выставочный научно-исследовательский центр R&C (ВНИЦ R&C) выпустил «Краткий словарь терминов и ключевых понятий ивент индустрии». В этом издании описывается еще один термин — «ивент индустрия», событийная индустрия (от англ. Event Industry) — это самостоятельная индустрия, охватывающая весь спектр услуг для проведения мероприятий (деловые и неделовые мероприятия; к деловым относятся: выставки, конгрессы, инсентив-программы и др., к неделовым — фестивали, светские мероприятия, праздники, спортивные мероприятия и др.). Индустрия встреч наряду с выставочной отраслью и отраслью специальных мероприятий являются составляющими блоками ивент индустрии.

В своей работе ВНИЦ R&C придерживается следующего определения индустрии встреч: «Индустрия встреч — это индустрия, связанная с организацией и проведением деловых мероприятий». Это определение коррелируется с термином, принятым ассоциацией IAPCO, которая и определяет meetings industry как индустрию организации деловых встреч. При этом уточняется, что «в русском эквиваленте правильнее было бы использовать термин „отрасль встреч“. Тем не менее словосочетание „индустрия встреч“ закрепилось в профессиональном лексиконе как перевод-калька с английского языка».

Выше мы упомянули деловой туризм. Так чем же он отличается от индустрии встреч? Дело в том, что эти явления существуют отдельно, имея некоторые точки пересечения. Как правило, когда говорят о деловом туризме, то подразумевают именно перемещения специалистов по миру с деловыми целями. И это совсем необязательно связано с организацией конгрессов и конференций. Это может быть выезд высококвалифицированных специалистов на производство для обучения местных рабочих, либо наоборот — отправка специалистов филиала для прохождения обучения в головном офисе организации, может быть командировка, business trip, специалистов компании для проведения переговоров с партнерами, поездка профессора для чтения лекции в Университете — вариантов множество. Когда аналитики оценивают объем рынка делового туризма, то учитывают обычно финансовые показатели, касающиеся продаж авиа- и жд билетов, обороты отелей, где останавливаются участники встреч — всё, что связано с перемещением и пребыванием. Более того, всегда вызывает вопрос — как отделить деловых туристов от обычных? Основным объективным показателем в случае с иностранными путешественниками является вид визы — деловая и туристическая. Но фактически, далеко не все оформляют деловую визу, так как она сложна в получении. А как быть в этой ситуации в оценке перемещений путешественников с деловыми целями в рамках одной страны, или в рамках Евросоюза? Безусловно, иногда используется анкетирование, но пока адекватность и репрезентативность данного метода в отношении делового туризма вызывает сомнения.

Часто встречается еще термин конгрессный туризм. Это термин, описывающий более узкое явление, нежели чем «деловой туризм». Под «конгрессным туризмом» понимают поездки, связанные с участием в деловых и научных мероприятиях: делегация или отдельный сотрудник компании, какого-либо предприятия направляется на конференцию или выставку в качестве участника, спикера.

Как мы видим, смешивать организацию мероприятий, деловой туризм и конгрессный туризм не очень правильно. Они имеют общие точки пересечения, например, когда компания организует встречу своих сотрудников (будь то конференция или семинар) за рубежом. В данном процессе есть составляющие и делового туризма, и организации мероприятия, но в то же время у этих двух направлений разные показатели, разные понятия, разные участники, разные цели и разные оценки. Таким образом, эти все эти термины описывают одни и те же процессы, но с точек зрения различных сторон.

Немного истории, или Откуда есть пошла индустрия встреч?

Люди всегда понимали, что для того, чтобы развивать свою деятельность, бизнес, науку — необходимо общаться, встречаться с теми, кто занимается чем-то похожим, важно искать партнеров, соратников, единомышленников, обмениваться опытом, предлагать результаты своего труда, узнавать о том, как и чем можно воспользоваться для того, чтобы становиться лучше, умнее, профессиональнее, успешнее, эффективнее. Как отдельная отрасль индустрия встреч стала формироваться в конце 19 века в Америке. Примерно тогда в результате научно-технического прогресса и активного развития коммерции возникла необходимость в обмене информацией в академических кругах, между бизнесменами. В 1896 году в Детройте, штат Мичиган, бизнесмены впервые наняли специалиста для организации своей встречи. В том же году, в том же Детройте было создано первое в мире конгрессное бюро — организация, которая призвана помогать людям, желающим провести какое-либо мероприятие. 1896 год считается официально годом появления на свет индустрии встреч.

В начале ХХ века прогресс продолжал свое триумфальное шествие по цивилизованной части нашей планеты. У специалистов стало появляться всё больше потребностей встречаться, обмениваться опытом, продавать результаты своего труда, тогда же начал расти спрос на профессиональные места проведения конференций, стали открываться конгрессные центры, люди увлеклись самим процессом подготовки деловых мероприятий. В середине 50-х-60х годов, когда участники рынка (конгрессные центры, специалисты по организации встреч, а впоследствии и целые города) почувствовали потребность в объединении своих усилий, стали формироваться профессиональные ассоциации, многие из которых ведут деятельность и по сей день. Наиболее крупные и известные — это Professional Convention Management Association (PCMA), Association Internationale des Palais de Congres (AIPC), International Congress and Convention Association (ICCA), European Federation of Conference Towns (EFCT). Первое конгрессное бюро в Европе — Венское конвенционное бюро — появилось в 1969 году и успешно работает сегодня. Подробнее об отраслевых международных профессиональных ассоциациях мы еще поговорим чуть позже. Безусловно, за сто с лишним лет произошло еще много событий в индустрии встреч. Если интересно углубиться в эту тему, то можно посетить сайты вышеперечисленных ассоциаций и изучить эту тему досконально.

Спрос на рынке встреч очень эластичен. Будучи кроссэкономическим явлением этот сегмент глобального рынка подвержен воздействию практически всех внешних факторов, существующих в мире — экономических, политико-правовых, научно-технических, социо-культурных.

Макроэкономический климат влияет на покупательскую способность инициаторов мероприятий, на выбор того или иного региона для проведения мероприятия. Стабильность экономической ситуации привлекает инициаторов встреч, так как это позволяет принимающему региону создать комфортную среду для проведения мероприятий (развитие инфраструктуры, стабильная работа поставщиков услуг, нет резких изменений цен). Уровень инфляции и курсы обмена валют также играют важную роль при выборе региона проведения конгресса, так как это напрямую влияет на количество денежных средств, которые необходимо будет потратить на проведение конгресса и на другие нужды участников в стране пребывания.

Колоссальный эффект на индустрию встреч оказывают и политико-правовые факторы: условия въезда в страну, визовая политика, особенности налогового законодательства, уровень поддержки отрасли федеральными и региональными властями, определение отрасли как приоритетной, создание условий и программ для ее развития, сопровождающееся финансированием, антимонопольное законодательство, внешняя политика государства.

Прогресс развития информационных технологий в мире сегодня колоссален. Эксперты едва успевают оценивать темпы его роста в различных отраслях. Индустрия встреч — зеркало этого прогресса. Наиболее ярко это проявляется в сегменте корпоративных и правительственных мероприятий. Научные конгрессы в общей массе более консервативны. Регулярные исследования подтверждают этот факт. Международные ассоциации активно используют технологии для продвижения своих мероприятий и коммуникаций с делегатами, внедряют интерактивные коммуникационные сервисы при проведении мероприятий, однако пока не в полной мере пользуются всеми информационными разработками.

Участники рынка, или Кто я? Где я? Зачем я здесь?

Любое мероприятие изначально имеет своих «родителей», организаторов — тех, кто придумал идею, определил стратегию, поставил цели, решил, каким оно должно быть, как и где проходить, какими силами должно быть подготовлено. Так и в семье происходит, можно провести забавную аналогию: задача матери — родить, любить и воспитать ребенка, задача отца — принимать важные решения в семье, руководить, передавать свой опыт, учить, сделать, как говорят, всё возможное, чтобы сын стал «настоящим мужчиной».

Вот и в семье, где рождается наша Конференция, происходят похожие процессы: инициатор мероприятия, его условная «мама» — рождает идею, представляет себе, с какими целями мероприятие проводится, для кого, каким оно должно стать, и каких результатов необходимо достичь. Оператор мероприятия, его «папа» — решает, как из «маминой» идеи вырастить зрелого человека — как идею мероприятия воплотить наилучшим образом, какой формат проведения конференции выбрать, где провести, чтобы достичь максимального эффекта, как выстроить деловую программу, организовать финансовые потоки (где взять деньги на «воспитание», да и «заработать» их для мероприятия, собственно, тоже его непосредственная функция). Операторы — это компании, специализирующиеся на профессиональной организации конференций — РСО (Professional conference organizer). Однако, как случается в жизни, к сожалению, семьи бывают неполные, и часто мать берет на себя функции отца. Так и с мероприятиями — инициатор часто выступает и оператором тоже. Когда ребенок подрастает, он идет в детский сад, где у него появляются друзья и воспитатели — они уже оказывают, как мы понимаем, часто даже большее влияние на формирование личности ребенка, чем родители. В нашем случае, «друзья и воспитатели» — это непосредственные поставщики конференц-услуг — место проведения, конгрессный центр, конференц-оборудование, рестораны, типографии — вот они-то и определяют конечный облик нашего мероприятия, они делают мероприятие таким, каким его увидят делегаты, участники.

Чаще всего инициатор — научная/общественная ассоциация, бизнес/правительственная структура привлекает для управления всеми процессами подготовки и проведения мероприятия — оператора (РСО), который занимается планированием всего мероприятия, но в свою очередь, самостоятельно, или с помощью координатора (DMC), управляет логистическими процессами подготовки конференции, услугами, предоставляемыми поставщиками

Мама-инициатор

Итак, посмотрим внимательнее на нашу «маму» — инициатора мероприятия — его же часто называют «заказчиком», «владельцем» мероприятия. Основные функции инициатора заключаются в предложении идеи мероприятия, формировании концепции, постановке финансовых и маркетинговых целей. Сопутствующие функции: формирование деловой программы мероприятия, содействие организаторам в PR-кампании мероприятия и так далее. Инициаторами мероприятий могут стать представители науки и общественных организаций, бизнеса и правительства.

Научная или неправительственная ассоциация, общественная организация — это добровольное общественное объединение представителей определенной отрасли знаний для осуществления совместной деятельности, поддержания и развития данной отрасли. Подразделяются они обычно на национальные и международные. Есть, например, международная ассоциация по углеводам (ассоциация мирового уровня), есть ассоциация по углеводам в России (национального уровня). Национальные ассоциации плотно взаимодействуют с международными, участвуют в совместных мероприятиях, представляют свои достижения, выявляют направления дальнейшего развития отрасли науки. Мероприятия ассоциаций представляют собой в основном международные и национальные конгрессы и конференции, а также ассамблеи, совещания, заседания управляющих органов, проводимые регулярно, в разных городах и странах. Место проведения часто выбирается на конкурсной основе, как Олимпиада или Чемпионаты мира по футболу, хоккею. Целью таких мероприятий становится обмен опытом с коллегами, анонсирование результатов исследований и разработок, обсуждение стратегических и маркетинговых планов ассоциации, PR ассоциации, коммерческая прибыль. Финансирование таких мероприятий осуществляется из множественных источников: организационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственные субсидии. Инициаторами научных мероприятий также могут выступать не только ассоциации, но и отдельные научные организации, НИИ, вузы.

Под бизнесом здесь мы понимаем коммерческие структуры, корпорации. В этом случае можно встретить разнообразие вариантов целей и видов мероприятий. Наиболее часто встречающиеся — внутренние мероприятия корпораций — дилерские конференции, совещания советов директоров, инсентив-мероприятия, совещания руководителей филиалов и подразделений, презентации новых продуктов. Такие встречи, как и встречи ассоциаций, могут проводиться в разных точках мира. Целью этих мероприятий часто становится налаживание коммуникаций с партнерской сетью, стимулирование повышения качества и объема продаж, дополнительное образование и развитие профессиональных качеств персонала. Финансирование, как правило, осуществляется полностью самим инициатором из бюджета организации.

Отдельная тема — организация коммерческих конференций, когда организация мероприятий является основным видом бизнеса компании. Такая практика существует, но, по моему мнению, характеристики этих мероприятий (внешняя цель, финансирование) скорее схожи с характеристиками мероприятий международных ассоциаций.

Правительство и правительственные структуры также проводят деловые мероприятия. Во-первых, это может быть формат съездов, заседаний, комиссий. Целью таких мероприятий становится обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов. Финансирование правительственных встреч осуществляется, как правило, также, как и в случае с бизнес-мероприятиями, самим инициатором из федерального или регионального бюджета. Во-вторых, в данном контексте правительственных мероприятий возникает блок крупнейших отраслевых форумов — уровня Российского международного энергетического форума, Российского инвестиционного форума, Петербургского международного экономического форума, Восточного экономического форума. Такие события либо инициированы федеральным правительством, либо активно им поддерживаются. На этих мероприятиях основной целью становится обсуждение вопросов и возможностей международного сотрудничества в области энергетики, промышленности, технологий, транспортного сектора, касающиеся создания новых проектов, моделей государственного взаимодействия, развития инновационной инфраструктуры, презентации инвестиционного и экономического потенциала России. В рамках таких форумов проходят презентации крупнейших перспективных российских и зарубежных инвестиционных проектов, именно здесь происходит подписание крупнейших контрактов государственного масштаба.

Папа-оператор

Оператор занимается «полировкой» идеи инициатора о проведении мероприятия, планирует и просчитывает ее воплощение, управляет всеми процессами реализации идеи — подготовки и проведения делового мероприятия.

В международной практике существуют специализированные компании — PCO (professional congress organizer) — организации, которые обеспечивают профессиональную помощь в планировании и организации конгрессов и конференций. Такое содействие, как правило, включает в себя в большей степени тактическое планирование, управление проектом, консультации и рекомендации по более эффективному проведению мероприятия для достижения его целей, финансовый менеджмент, планирование бюджета, подготовку деловой программы, коммуникации со спикерами, прием тезисов, планирование и поддержку веб-среды мероприятия, предварительную регистрацию участников и аккредитацию, делегат-менеджмент мероприятия, планирование и реализацию PR-кампании мероприятия.

Из опыта зарубежных РСО, выдержки из кейс-стади AIM Group International Milan Office, Всемирная конференция по хирургии грыжи брюшной стенки (25—29 апреля 2015, Милан, Италия):

Вызов: подготовка и проведение Первой Всемирной конференция по хирургии грыжи брюшной стенки.

Инициаторы хотели достичь очень высокого уровня подготовки научной программы, создать всемирную платформу для общения абдоминальных хирургов, оперирующих грыжи, собрать и продемонстрировать мировой опыт, накопленный этими специалистами. При всем прочем, важно было объединить и учесть интересы, амбиции и возможности всех инициаторов — пяти международных ассоциаций (European Hernia Society, Americas Hernia Society, Asia Pacific Hernia Society, Afro Middle East Hernia Society, Australian Hernia Society).

Решение: Международная РСО компания — AIM Group International Milan Office сформировала опытную команду профессионалов, которые и работали в плотной связке с организационным комитетом. Главной задачей стало достижение целей мероприятия общими усилиями, с использованием знаний и опыта всех участников процесса. Решение пришло, и каждая ассоциация объявила своё ежегодное мероприятие в даты проведения конгресса, объединив таким образом на одной площадке пять региональных конференций. Все ассоциации привлекли свои самые лучшие научные ресурсы, инновационные разработки. Подход к формированию логики общей программы и выбор спикеров был очень жестким.

Результат: 2708 делегатов из 96 стран мира, 44 спонсора, 324 постерных доклада (из 800 предложенных статей), приконгрессная выставка площадью более 4000 м2. В программу вошли уникальные лекции и доклады, а также — 17 трансляций из операционных в прямом эфире, 70 видеосессий.

Накануне гала-ужина на стадионе Stadio San Siro, самом популярном стадионе, построенном в 1926 году, принимавшем матчи Чемпионата мира по футболу, состоялся матч 1st World Hernia Soccer Challenge. В нем впервые за всю историю стадиона приняли участие не профессиональные команды, а участники конференции. Это позволило делегатам не только получить уникальный опыт, а помогло действительно сформировать командный дух, укрепить связи между коллегами в новой ассоциации — World Hernia Network.

Конференция прошла с огромным успехом, и сейчас организаторы уже готовят следующую — 2 Всемирную Конференцию по хирургии грыжи брюшной стенки.

Источник: Beyond Congress Management, The PCO, IAPCO Newsletter, Issue №73, Q3 2015

Существуют также компании DMC (destination management company) — это принимающая сторона, то есть организация, которая по сути работает в сфере въездного туризма. Такие компании занимаются продвижением своей дестинации, выступают в роли координатора действий по оказанию туристских услуг, экскурсионных программ, взаимодействуют в рамках мероприятия с транспортными компаниями, отелями, кейтеринговыми компаниями и другими поставщиками. Является связующим звеном между клиентом и поставщиками услуг. К услугам таких компаний прибегает большинство российских инициаторов конференций. При этом инициаторы часто берут на себя часть организационных функций и функций PCO, обычно касающихся формирования деловой программы мероприятия и коммуникаций с делегатами, а управление всеми процессами логистики делового мероприятия, координацию работы поставщиков поручают DMC.

В мире принято так, что DMC — это локальные компании — действующие в одной стране, городе, регионе, а РСО чаще — глобальные, то есть действующие в разных странах. Примеры таковых — MCI group, AIM International Group, CIMGLOBAL. Они входят в международные стратегические альянсы, партнерства, которые объединяют сети глобальных РСО: INCON group, World PCO Alliance, World`s Leading Conference Organizers. Часто встречается понятие «core PCO», от английского core — ядро. Такие PCO-компании управляют процессами проведения мероприятий инициатора в любых странах и городах, взаимодействуя на локальном уровне с местными DMC — операторами въездного туризма, обладающими исчерпывающим знанием местного рынка конференц-услуг.

В российских же реалиях границы между этими двумя типами компаний (РСО, DMC) пока практически стерты. Есть даже компании, которые в названии своем употребляют 2 элемента — DMC и PCO. Но в большинстве своем, компании не используют двойное название, а просто выполняют функции и DMC, и PCO. В этом есть, безусловно, свой плюс. Одни и те же организаторы ведут клиента от начала и до конца.

В международной практике ассоциации также часто прибегают к помощи компаний АМС (association management company) — организаций, осуществляющих комплексный менеджмент ассоциаций: администрирование ассоциации, маркетинг и продвижение, информационную поддержку ассоциации, юридическое сопровождение, бухгалтерское сопровождение, привлечение финансовых партнеров, в том числе координирующих и проведение мероприятий ассоциаций. Они также на локальном уровне взаимодействуют с местными DMC.

Воспитатели — поставщики услуг

Именно они в конечном счете определяют, как будет выглядеть мероприятие, каким его увидят делегаты, куда на своих ножках побежит наше чадо.

Поставщики услуг и товаров для делового мероприятия — это «площадки» проведения: конференц-центры и отели для размещения делегатов; сервисные компании — поставщики конференц-обрудования, рекламно-производственные, кейтеринговые, транспортные компании, экскурсионные и переводческие бюро. В отдельную группу стоит вынести ивент-агентства, спикерс-бюро, маркетинговые и исследовательские агентства TMC компании.

Площадки: чаще всего деловые мероприятия проводятся в отелях — городских и загородных, второе место занимают конференц-центры, третье — академические площадки. Но если небольшие мероприятия часто не имеют специфических требований и могут разместиться на разных площадках, то крупным международным конгрессам необходима особенная инфраструктура. Конгресс-центр должен включать в себя качественную конференц-зону — пленарный зал, залы для секционных заседаний, зоны питания, регистрации делегатов, пространства для выставок и постерных сессий, комфортные переговорные площадки, зоны для организации кофе-брейков, фуршетов.

Отели: иногородние и зарубежные участники мероприятий размещаются в отелях. Оператор подбирает и предлагает отели, которые подходят по уровню комфорта, по месту расположения (недалеко от основной площадки проведения), по стоимости (доступность для делегатов, если они оплачивают свое размещение самостоятельно, и для инициатора, если расходы включаются в бюджет). Участники корпоративных, бизнес-мероприятий предпочитают жить в отелях 4—5*, для научных мероприятий более востребованы отели 3* и хостелы для молодых ученых и специалистов. Основная проблема, с которой сталкиваются организаторы мероприятий в Петербурге и в Москве — в целом недостаток отелей уровня 3 звезды, особенно это ощущается, когда отели требуются в непосредственной близости от конференц-центра, от места проведения мероприятия.

Ивент-агентства (Event agencies) — агентства по организации событий. В их обязанности обычно входит планирование событий, времени, ресурсов и контроль проведения мероприятия. Некоторые ивент-агентства специализируются на организации событий, происходящих во время конгрессов — гала-ужины, церемонии награждения, банкеты, торжественные программы. Они разрабатывают сценарий мероприятия, включая интерактивные элементы, осуществляют режиссуру, готовят и реализуют развлекательную программу, спецэффекты, приглашают ведущих, селебритиз и т. д.

Спикерс-бюро (Speakers bureau) — коммуникационные агентства, владеющие базами данных экспертов, которые могут быть приглашены в качестве спикеров на мероприятие. В России (по сравнению с международным сообществом) этот вид бизнеса, к сожалению, пока недостаточно развит как отдельное направление, хотя и существует несколько спикерс-бюро.

Маркетинговые агентства (Marketing & research agency) — специализированные маркетинговые и исследовательские агентства в индустрии встреч, агентства стратегических коммуникаций. Данное направление широко развито на Западе и в США, в России пока действуют небольшие представительства этих компаний. Услуги отраслевого консалтинга, сбора и анализа статистических данных именно в индустрии встреч также предоставляет российская компания — Выставочный научно-исследовательский центр R&C. Аналитическими данными в области конгрессно-выставочной деятельности в России в определенной степени располагает ТПП РФ, в области выставочной деятельности наиболее полной статистикой обладает Российский Союз Выставок и Ярмарок (РСВЯ).

ТМС (Travel Management Company) — компании, которые предоставляют услуги по организации выездных мероприятий. Существуют либо в форме независимых компаний, либо в форме отделов в крупных компаниях-туроператорах. К их услугам часто прибегают коммерческие компании для организации своих выездных мероприятий. Они отлично справляются с обеспечением группы участников авиабилетами, бронированием отеля как места проведения и средства для размещения делегатов, обеспечении выездного мероприятия транспортом. Как правило, TMC привлекаются, когда мероприятие финансируется одним плательщиком.

К участникам рынка встреч также можно отнести сервисные компании — организации, предоставляющие различные услуги для мероприятий и их участников: кейтеринговые службы, транспортные компании, компании-поставщики конференц-оборудования (например, видео, аудио, звукоусиление), рестораны, бюро переводов, турфирмы, типографии. Подробнее о роли этих компаний в проведении делового мероприятия мы поговорим в Разделе 2.

Бабушки и дедушки — профессиональные отраслевые организации, конгрессные бюро, офисы по туризму

Они далеко не всегда принимают непосредственное участие в судьбе мероприятия, но тесными «родственными» узами связаны с «родителями» — нашими инициаторами и операторами.

Сейчас, чтобы не возникло небольшой путаницы, постараемся сразу «развести» в стороны два омонимичных понятия. Омонимы, как мы помним, это слова, обозначающие разные понятия одним термином. Мы только что говорили об инициаторах мероприятия — научных и общественных ассоциациях, а сейчас говорим об отраслевых профессиональных ассоциациях. Важно сразу понять, что для рынка встреч это принципиально разные вещи. Существуют ассоциации, в которые объединяются организации по своим профессиональным интересам: Ассоциация риэлторов, Ассоциация коммерческих банков, Мировая ассоциация оленеводов, Европейская полимерная федерация и тысячи других федераций, объединений, ассоциаций и союзов — для рынка встреч это потенциальные инициаторы мероприятий. В своих ассоциациях они решают свои внутренние вопросы, проводят образовательные программы, разрабатывают внутриотраслевые документы. Много чего они делают, но наряду с этим также проводят и конференции, и конгрессы по своей профессиональной тематике — про недвижимость, трудности жизни банков, оленей, полимеров и так далее. Для этих ассоциаций мероприятие является инструментом достижения их внутренних целей, оно вторично. Эти ассоциации, инициаторы мероприятий, являются клиентами организаций индустрии встреч. В дальнейшем мы будем их называть «научными/общественными ассоциациями». В мире индустрии встреч — у операторов конференций и поставщиков конференц-услуг — существуют свои профессиональнее интересы, где мероприятие как таковое — первично, оно становится объектом изучения и обсуждения. Участники рынка объединяются в свои профессиональные ассоциации — Ассоциация конгрессных центров (AIPC), Федерация европейских конгрессных городов (EFCT), Международная ассоциация конгрессов и съездов (ICCA), Всемирная ассоциация выставочной индустрии (UFI) и др. Мы уже упоминали их, когда говорили об истории формирования индустрии встреч. Сейчас поговорим подробнее, и впредь, дабы не запутаться, будем называть такие объединения «отраслевыми профессиональными ассоциациями».

Любой развитый рынок характеризуется наличием профессиональных ассоциаций. Это говорит о том, что участники рынка уже дошли до той стадии своего профессионального развития, когда они готовы между собой взаимодействовать, будучи конкурентами. Когда конкуренция перерастает в сотрудничество и партнерство, когда коммерческие компании, занятые в одной и той же области, не боятся делиться информацией, опытом, учиться друг у друга и у экспертов всем вместе, хотят обсуждать вопросы дифференциации своих услуг — определять, кто и что будет делать, чтобы всем хватало клиентов и задач. Такая ситуация возникает, когда становится понятно, что вместе компании значительно сильнее, чем порознь. Разумеется, при этом они продолжают конкурировать, но в цивилизованной форме, стремясь стать лучше конкурента, предложить клиенту более высокий уровень сервиса, более качественные, технологичные продукты. Это конструктивный путь развития бизнеса. При таком подходе участники рынка и объединяются в профессиональные ассоциации. Какие же выгоды такие ассоциации предоставляет своим членам? Это возможность использования образовательных программ, совместное продвижение партнеров на международном рынке, получение доступа к ценным информационным ресурсам, помощь в организации креативных, уникальных событий, получение актуальной информации о тенденциях развития отрасли, участие в совещаниях, на которых можно получить информацию о результатах проведенных исследований рынка, об инструментах маркетинга и продаж, о перспективных клиентах и сегментации рынка, о тендерах, возможность сравнения себя с конкурентами, содействие в создании партнерских отношений между участниками, организации встреч с потенциальными клиентами — инициаторами деловых мероприятий и так далее.

— Конгресс DMAI — одно из крупнейших событий в мире маркетинга территорий, дестинаций, было ли в нем какое-то особенное американское «WOW!»?

— Это деловое мероприятие. Поэтому основной вау-эффект заключался в интересных выступлениях и полезных коммуникациях. Настроение на конгрессе весьма демократичное, на больших сессиях можно было наливать кофе, брать снеки прямо во время мероприятия. Все сессии были максимально интерактивны и практичны, выступающие делились личным опытом применения тех или иных стратегий, вплоть до конкретных подрядчиков по брендингу территорий, например. Участники вообще очень охотно делятся данными, которые у нас не очень принято раскрывать. Все говорят на одном языке, все друг друга понимают. Все занимаются одними и теми же задачами, все очень cooperative, т. е. нет противостояния между, например, Далласом и Хьюстоном. Их представители сидят за одним столом и откровенно рассуждают, у кого какие уникальные достоинства и преимущества, и каким образом они могут сотрудничать. Даллас — это air hub, юг Америки, куда съезжаются все, у них в основном travelers одного дня. А Хьюстон — это столица Техаса, нефтяная столица США, где есть и культурные достопримечательности. Они рассуждают, каким образом можно объединиться в решении своих задач, и в то же время они прекрасно знают, кто, у кого и сколько отнимает потенциальных клиентов. Но их цель — найти win-to-win решение. И это следствие поступательного развития. Нам к этому нужно стремиться.

Обязательно отводилось время на комментарии и вопросы из зала, которых было много. Организаторы предложили очень удобное мобильное приложение, где загружались, помимо расписания, биографии и презентации спикеров. Интересным решением было открытие «аллеи славы», куда вошли старейшие представители нашей отрасли — те, кто продвигал свои дестинации и внес существенный вклад в 20 веке. Соответственно, каждую дестинацию представлял действующий руководитель CVB, делал презентацию, получал почетный сертификат от президента DMAI.

Необычный формат докладов на пленарном заседании — например, выступал известный американский граффити художник Erik Wahl. Он во время своей лекции писал картину под музыку — очень впечатляет. В этом призыв к достижению бОльших результатов посредством принятия нестандартных решений, внедрения инноваций, выхода за рамки стандартных бизнес-процессов. Были представлены кейс-стадиз National Geographic о съемке качественных и интересных роликах о дестинации.

Из интервью Бойковой К. А., генерального директора АНО «Конгрессно-выставочное бюро г. Москвы», 2014

Вот таким нехитрым способом «бабушки и дедушки» заботятся о своих детях — инициаторах и операторах деловых мероприятий, о том, чтобы те становились лучше, чтобы жили дружно, долго и счастливо. Наиболее известны и уважаемы в международном сообществе следующие отраслевые профессиональные ассоциации:

ICCA — International Congress and Convention Association (Нидерланды). Международная ассоциация конгрессов и съездов. Членами могут стать любые компании, вовлеченные в индустрию встреч. 1100 компаний-членов ассоциации. Основной полезный ресурс: статистика сегмента встреч международных ассоциаций, база данных конгрессов. В России ICCA на 2017 год имеет 18 организаций-членов. #статистика и базы данных конгрессов

IAPCO — International Association of Professional Congress Organizers (Бельгия). Международная ассоциация профессиональных организаторов конгрессов, сравнительно небольшая по численности, но славящаяся высоким профессионализмом своих членов и сертификацией, пройти которую считается делом чести у каждого профессионала в области организации конгрессов и конференций. #качество работы РСО

UFI — The Global Association of the Exhibition Industry (Франция). Всемирная ассоциация выставочной индустрии — отраслевая организация выставочной индустрии, членами которой являются выставочные центры, операторы и другие компании и предприятия, вовлеченные в выставочную деятельность во всем мире (более 750 членов в 86 странах) #выставочная деятельность

ЕСM — European Cities Marketing — организация, которая занимается вопросами улучшения конкурентоспособности и производительности ведущих городов Европы, предоставляя платформу специалистам для обмена знаниями в сфере продвижения городов в туризме, индустрии встреч. #территориальный маркетинг #маркетинг дестинаций #продвижение европейских городов

DMAI — Destination Marketing Association International (США) — 600 организаций из 25 стран. Конгрессные бюро, национальные и региональные туристические агентства, destination marketing/management organisations. Корпоративное и индивидуальное членство. Имеет образовательные и аккредитационные программы с собственными стандартами (PDM, CDME), базу данных по дестинациям и конгрессным бюро США и Канады, программу подсчета эффективности мероприятий собственной разработки. #стратегии менеджмента территорий #территориальный маркетинг (США)

РСМА — Professional Convention Management Association #старейшая ассоциация профессионалов индустрии встреч США

SITE — Society of Incentive Travel Executives. SITE — это некоммерческая организация. Ее целью является повышение информированности об эффективности инсентив-туризма и мотивационных поездок, привлечение средств на финансирование таких мероприятий от частных лиц, корпораций, промышленных организаций. #деловой корпоративный туризм

MPI — Meeting Professional International (США) — ассоциация, объединяющая специалистов –профессионалов высокого уровня — организаторов мероприятий. В отличие от других ассоциаций имеет не корпоративное, а индивидуальное членство. #эксперты индустрии встреч

AIPC — International Association of Convention Centres (Бельгия) — Международная ассоциация конгресс-центров — ее членами, которых в настоящее время насчитывается 120, являются ведущие конгресс-центры мира из 43-х стран. #стандарты и качество конгресс-центров

Отдельное внимание необходимо уделить понятию конгрессное бюро. Конгрессное бюро — своего рода маркетинговое агентство, призванное продвигать возможности своего города или страны на региональном и международном рынках. Также такая структура может называться конвенционным бюро, конвеншн-бюро, конгресс-бюро, congress bureau, convention bureau, congress&visitor`s bureau — это чаще всего некоммерческая организация, которая является официальным представителем города/региона на рынке международных встреч. Часто для обозначения структуры с функциями развития территории используется термин DMO — destination management/marketing organization. Конгрессное бюро объединяет возможности определенного города/региона и запросы клиентов-инициаторов встреч (международных, национальных ассоциаций, бизнес-компаний и других). Миссия конгрессного бюро — представление и продвижение конгрессной индустрии города/региона (есть более общий термин — дестинация, от англ. destination — территория) на международном рынке деловых встреч. Непосредственная задача — стимулирование развития дестинации как качественной площадки проведения международных мероприятий. Цель более высокого порядка — это содействие социально-экономическому развитию территории, при этом привлечение международных значимых мероприятий является одним из инструментов.

Роттердам является хорошим примером того, как организации по маркетингу дестинаций (DMO) официально сотрудничают с другими представителями отрасли. Альянс Rotterdam Partners был создан при участии центра развития туризма, торгового представительства, экономического, а также образовательного и научного центра: the Rotterdam Partners Tourism Board & Convention Bureau, Rotterdam Economic Council и сеть the Rotterdam Knowledge Ambassadors.

«Сейчас мы больше сосредоточены на использовании сети научных центров и партнеров, чтобы охватить наших клиентов за рубежом для проведения конгрессов, — комментирует менеджер по работе с клиентами деловых мероприятий в Rotterdam Partners Барис Сойогул. — На рынке Европы высокая конкуренция и нам необходимо повышать профессионализм».

Сформированная в 2015 году Manchester Growth Company объединилась с Visit Manchester, ориентированной на клиентов, а организация по маркетингу дестинаций Манчестера — с деловыми структурами развития города. Это позволило использовать опыт города, научных организаций для создания новых конференций. Теперь Манчестер может предложить новые возможности для участников мероприятий и экспонентов на различных площадках.

«Организации по маркетингу дестинаций в курсе всех последних событий и действительно знают больше об инфраструктуре города для проведения конгрессов и встреч. Но не может быть, чтобы 50 наших сотрудников знали все компании, работающие в городе, — говорит директор по туризму Marketing Manchester Ник Брук-Сайкс. — Поэтому сегодня такая структура — это не совсем классическое конгресс-бюро, которое занимается проектами в одиночку. Работа с нашими коллегами из инвестиционных фондов и компаний, работа с коллегами из исследовательских центров позволяет создать новую структуру. Это открывает возможности для проведения конференций на более высоком уровне. Мы глубже погружаемся в проблемы города, можем работать с большим количеством специалистов в области науки, образования и бизнеса, которые имеют крепкие корни и знания в тех или иных областях».

Источник: www.event-live.ru, 2017

Именно конгрессные бюро, являясь представителем города/региона на международном рынке встреч, становятся участниками конкурентной борьбы за право проведения крупнейших конгрессов и конференций. Часто они сами инициируют участие города/региона в конкурсах на право проведения конгрессов, которые проводятся международными ассоциациями. Конгрессные бюро имеют возможность представить наиболее полную и беспристрастную информацию о конгрессном потенциале города/региона, об участниках рынка — конгресс-центрах, компаниях-организаторах, обеспечить ознакомительные и инспекционные визиты представителей клиента — членов ассоциации в город. Конгрессные бюро организуются и финансируются либо полностью из бюджета региона, либо являются частно-государственным партнерством, либо объединением участников рынка региона.

Конгрессное бюро Финляндии — Finland Convention Bureau — образованное в 1974 году, за долгий путь своего развития попробовало разные модели финансирования — от государственного до частного. При этом обе модели показали свою неэффективность, и, в конечном итоге, была введена система совместного участия в финансировании, которая успешно работает и приносит наибольшую отдачу.

Конгресс-бюро Германии — German Convention Bureau — финансируют администрации немецких городов с развитым рынком индустрии встреч, организаторы мероприятий, владельцы мест проведения, отели, туристические и инсентив агентства, сервисные компании, а также такие крупнейшие компании и ассоциации как Немецкий национальный совет по туризму, Lufthansa и немецкие железные дороги. Финансирование деятельности конгресс-бюро как за счет средств, полученных от членов бюро, так и из регионального бюджета позволяют соблюсти баланс интересов государственной власти и бизнеса в вопросах развития делового туризма в регионе. Это обеспечивает наиболее эффективную консолидацию финансовых ресурсов, поступающих как из бюджетных средств, так и от игроков рынка делового туризма.

Новозеландская New Zealand Convention Association, в состав которой входят компании, работающие в индустрии встреч, финансируется за счет членских взносов участников.

Thailand Convention and Exhibition Bureau — это 100% государственная структура, во главе которой стоит министр экономики страны, а в совет учредителей входят Посольство, торгпредство и Министерство по делам туризма. Любое агентство, сумевшее организовать пребывание в Таиланде группы иностранных туристов свыше 100 человек сроком хотя бы на три дня, может обратиться в Thailand Convention and Exhibition Bureau за финансовой поддержкой. В зависимости от масштабов мероприятия это может быть сумма от 5 до 50 тыс долларов. Кроме того, в компетенции Бюро и другие возможные сопроводительные мероприятия, например, организация «зеленой улицы» для организованных туристов. Представитель DMC агентства встречает группу прямо в самолете, проводит через отдельные рамки к выходу, и, при необходимости, обеспечивает трансфер до отеля в сопровождении полицейского кордона.

Точные цифры бюджета национальных конгресс-бюро не приводятся ни в официальных источниках данных бюро, ни во вторичных источниках, однако известны бюджеты некоторых городских организаций. Здесь стоит отметить, что по ряду показателей многие городские конгресс-бюро превышают национальные. Сегодня максимальным ежегодным бюджетом может похвастаться конгресс-бюро Вены. В столице Австрии он составляет €16 млн. Наименьший бюджет — у конвеншн-бюро города Оломоуц (Чехия) €170 000.

Источник: www.event-live.ru
По данным ВНИЦ R&C, 2016

Стратегии работы конгрессных бюро существенно отличаются. Существует две принципиально разных модели, однако для обеих необходимо четкое позиционирование города или страны, брэнд, уникальное конкурентное, торговое предложение. Конгрессные бюро в США и Европе традиционно работают в тесной связке с офисами по туризму, а часто это объединенные структуры. Они ориентированы на привлечение туристов, деловых людей, квалифицированной рабочей силы для постоянного проживания. Больший акцент делается на персональные эмоции, персональный опыт, культурное восприятие дестинации, раскрытие города, где приятно быть неоднократно персонально отдельному человеку. Конгрессные бюро в Азии — это агентства развития, которые ориентированы на привлечение инвестиций, корпораций, штаб-квартир ассоциаций — всё это стимулирует экономический рост. Их подход более деловой — определение ключевых деловых компетенций дестинации, лидирующих отраслей или тех отраслей, которые хотелось бы развивать за счет увеличения деловой активности, в том числе международной.

— Какие задачи сегодня решают американские конгрессные бюро? Что для них является приоритетом?

— В Америке нет конгрессных бюро, которые бы занимались только привлечением международных конгрессов. Это conventions&visitors bureau, которые отвечают за привлекательность дестинации в целом — и деловую, конгрессную, и туристическую. Это destination marketing/management organizations. Поэтому их основная задача — увеличение въездного потока — туристов выходного дня, «семейных» туристов, специалистов, которые приезжают работать и жить в этом регионе. Клиентом территорий выступает конечный потребитель — traveler -путешественник, турист, так как в основе любого перемещения, в том числе и конгрессного, лежит личный опыт посещения дестинации. Решать эту задачу они стараются, формируя качественный продукт: выстраивая диалог и эффективную совместную работу с городскими властями для развития территории, постоянно ее совершенствуют для удобства и комфорта приезжающих гостей-туристов, разрабатывают программы по улучшению инфраструктуры городов, начиная от размещения указателей на улицах, строительства дорог, отелей, заканчивая планированием авиамаршрутов и удобством стыковок рейсов в аэропортах. Американские города озабочены формированием положительного, привлекательного имиджа community (распространен именно этот термин, под которым может подразумеваться город, регион, штат), поиском уникального предложения, собственной индивидуальности дестинации, ее достойным представлением в веб-ресурсах: всем в Америке известно, что пребывание в Калифорнии, Нью-Джерси или Нью-Йорке будет дороже, чем в Кентукки или Мэне. В целом все клиенты представляют себе уровень цен, поэтому задача — создать этот персонифицированный, уникальный продукт»

Из интервью Бойковой К. А., генерального директора АНО «Конгрессно-выставочное бюро г. Москвы», 2014

Однако в последние несколько лет эти различия в моделях становятся менее ощутимыми. Европейские конгресс-бюро всё чаще согласуют свои планы развития и работы с общей стратегией экономического и социального развития страны, города. Ориентация на синергию интересов и возможностей правительства, бизнеса и науки помогает конгрессным бюро формировать свою стратегию, привлекать дополнительное финансирование от государства в форме дотаций, от бизнеса в форме спонсорских средств и инвестиций.

«Мы изучили все документы, касающиеся экономического развития Варшавы до 2030 года. Мы понимаем, что наше правительство делает акцент на развитии 6 ключевых отраслей: биотехнологии, энергетика, нанотехнологии, оптоэлектроника, IT и творческий сектор или креативный сектор. И в этом контексте возникает огромный пласт возможностей для возникновения синергии между деятельностью местного правительства и конгрессного бюро. Мы формируем свой план, коррелируя его со стратегическим планом развития нашей страны, нашего города. Такое четкое фокусирование позволяет нам определить потенциальных клиентов, работать проактивно. Именно такой подход, направленный на объединение целей и ресурсов всех заинтересованных сторон — правительства, бизнеса, науки — мы внедряем сейчас в нашу маркетинговую стратегию»

Из выступления Матеуша Червински, директора Конгрессного Бюро г. Варшавы (Польша), на VI Евразийском Ивент Форуме (EFEA) 2017

Инструментарий работы конгрессных бюро представляет собой по большей части весь классический комплекс инструментов продаж, маркетинга, рекламы и PR, продвижения товаров и услуг в секторе b2b. Кроме, собственно, участия в тендерах международных ассоциаций на право проведения конгресса в своей стране или городе, это и сбор и анализ статистических данных по рынку, участие в отраслевых профессиональных выставках, разработка и производство промоматериалов, создание и поддержка информационного веб-ресурса о дестинации, коммуникации со СМИ на целевых рынках, организация пресс-туров, инспекционных визитов потенциальных клиентов-инициаторов мероприятия в город (собственно, демонстрация конгрессно-выставочных и туристических возможностей региона). Также конгрессные бюро часто пользуются таким инструментом PR как работа с лидерами мнений. Для обозначения такой работы на системной основе в международном сообществе индустрии встреч принят термин «посольская программа» — ambassador programme.

Посольская программа (Ambassador programme) индустрии встреч в Эдинбурге способствовала привлечению £900 000 000 в местный бюджет в течение двух последних десятилетий. В 2016 году посольская программа Эдинбурга отмечает 20-летие. С момента своего создания в 1996 году, послы программы Эдинбург, участники и эксперты программы привлекли в город 528,605 делегатов на 1348 событий.

Программа реализуется официальным маркетинговым агентством города — Marketing Edinburgh под контролем Конгресс-бюро Эдинбурга — Convention Edinburg. В посольскую программу вовлечено более 500 членов — крупных бизнесменов и ученых, которые содействуют продвижению Эдинбурга как места проведения национальных и международных конгрессов и конференций и мероприятий.

Источник: www.event-live.ru
По материалам International Meetings Review, 2016

Амбассадорами, послами дестинации становятся крупные ученые и бизнесмены, общественные деятели, известные писатели, спортсмены, художники и музыканты — лидеры мнений в различных отраслях знания. Как правило, они являются членами крупнейших международных ассоциаций, более того — лицами, принимающими решения в этих ассоциациях, либо способными повлиять на эти решения. В их функции входит продвижение стратегических интересов страны и города в профессиональном международном сообществе, в целом их деятельность содействует дополнительному притоку инвестиций в регион, привлечению человеческого интеллектуального капитала, в частности — направлена на привлечение и содействие в привлечении крупных и значимых событий на территорию своей страны. Это люди, достигшие успехов в собственной профессиональной жизни, искренне любящие свой город, радеющие за его развитие, успех, качество жизни его горожан, уровень образования, медицины, культуры, науки. Их глаза горят, они хотят показать всему миру, как прекрасна их страна, их город. Мне приходилось общаться с такими людьми. Уверена, и вам тоже. Вот послушайте:

— Александр Николаевич, наступил тот момент, когда конгресс остался позади, и хочется подвести определенные итоги. Не официальные, а скорее, эмоциональные. Давайте вспомним, как так случилось, что конгресс Европейской ассоциации ERSA, впервые состоявшийся в 60 годах прошлого века, проходивший в свое время в Барселоне, в Кембридже, в Вене, в Риме, в Цюрихе, в Париже и многих других городах, оказался сейчас в Санкт-Петербурге?

За право принимать крупный международный научный конгресс на своей территории, действительно, часто борется несколько городов и стран. Здесь важно сочетание двух основных факторов: во-первых, привлекательность города как места проведения, туристическая привлекательность, инфраструктурная; во-вторых, активность представителей потенциального локального комитета в этом городе. На право проводить конгресс ассоциации ERSA мы претендовали уже второй раз. Первый раз — мы представляли Петербург в 2009 году, когда конгресс проходил в польском городке Лодзь. Тогда нам не удалось привлечь это мероприятие. Многие члены совета ассоциации выступали «за» проведение конгресса в Петербурге, но голосов не хватило, и ассоциация приняла решение поехать в Барселону. После этого конгресс побывал в Словакии и Италии, а мы продолжали бороться. Когда наша команда снова вышла на тендер в 2011 году, мы конкурировали с Лиссабоном, и три к одному голосование было в нашу пользу. Мы говорили, о том, что в России 20 лет не было конгресса, что мы готовы, пора, хотим! Интерес к Петербургу был большой. Его знают и любят в мире и, более того, очень немногие здесь бывали. В этот раз нас активно поддерживал Президент ассоциации — Чарли Карлссон, он из Швеции. И его мнение было решающим. Он очень хотел привезти конгресс в Санкт-Петербург. Здесь всё совпало: и туристическая привлекательность города, и наша активность, российской стороны.

…В Петербурге все сразу поняли, что тут набережная рядом, всё близко, во время банкета в Манеже участники выходили на прогулку на набережную Невы, гуляли, фотографировались, возвращались, вели себя очень непринужденно. Я их приглашаю на награждение, а их нет :-) Они выходили из ресторана, оказывались в сердце Петербурга: вид великолепный, панорама города — как на ладони, погода была чудесная, многие пешком приходили. Манеж — очень талантливая площадка, для общения с городом — удивительная.

Город стал известен как минимум для 500 человек, которые были здесь впервые, это при том, что всего в конгрессе приняли участие 880 вместе с сопровождающими лицами. Я был удивлен — такое количество людей не были в Петербурге… Мне казалось, что цивилизованные европейцы поездили уже по всем городам и весям, а для них Петербург, оказывается, случился впервые, понимаете…»

Из интервью председателя Российской секции Европейской ассоциации региональной науки (ERSA), главного ученого секретаря конгресса, доктора географических наук, профессора А. Н. Пилясова по итогам проведения конгресса ассоциации ERSA в Санкт-Петербурге, оператор конгресса — компания «Мономакс» (2014)

В мире конгрессные бюро могут представлять страну, столицу страны, отдельные регионы и города страны: конгрессное бюро США, Германии, Франции; Конгрессное бюро Канарских островов, Конгрессное бюро Верхней Австрии, Конгрессное бюро Западной Моравии (Чехия); Конгрессное бюро Парижа, Берлина, Стокгольма. В одной только Польше, например, помимо Poland Convention Bureau, активно работают на международном рынке Krakow Convention Bureau, Warsaw Convention Bureau, Gdansk Convention Bureau, Poznań Convention Bureau.

Конвенционные бюро, как и другие игроки, как правило, являются членами различных профильных организаций (ICCA, MPI, ECM, SITE, AIPC, AIIC, AITC, IAPCO и других).

В зависимости от вида деятельности, которым занимается организация внутри индустрии встреч, она может быть членом различных международных ассоциаций. Как мы уже обсуждали — существуют специализированные ассоциации, объединяющие конгрессные центры (AIPC), компании-РСО (IAPCO), компании-DMC, TMC (SITE), консультантов и экспертов — специалистов рынка (MPI), конгрессные бюро (ECM, DMAI). Международная ассоциация конгрессов и съездов (ICCA) объединяет всех участников международного рынка встреч в нескольких категориях. Все эти ассоциации проводят свои ассоциативные конгрессы и конференции, образовательные мероприятия, летние школы и курсы. Но независимо от своей бизнес-направленности участники рынка встречаются на многопрофильных отраслевых мероприятиях. В международной среде к ведущим можно отнести Ежегодный международный конгресс ICCA, выставки серии IBTM, IMEX.

IBTM — серия выставок, организованная компанией ReedTravelExhibition. Старейшей из серии является Европейская (проводится в ноябре в Барселоне, Испания). По праву признана главным мировым событием в области индустрии туризма и организаций встреч. Выставка является ведущим международным мероприятием для компаний, занимающихся организацией деловых и корпоративных мероприятий, выставок. EIBTM объединяет более 3000 участников, представляющих около сотни стран со всего мира. Существует также CIBTM (азиатский рынок), GIBTM (страны персидского залива), IBTM Africa, IBTM India, IBTM America.

Серия IMEX состоит из двух крупных выставок. Европейская выставка — проводится ежегодно во Франкфурте-на-Майне в мае, а американская — в Лас-Вегасе в октябре. Это одна из самых крупных выставок в области делового туризма, имеющих общемировой размах. Организуется в партнерстве с German Convention Bureau — GCB. Экспоненты IMEX — представители самых разных организаций в индустрии встреч: отели и гостиничные цепочки, конференц-центры, РСО, DMC, конгрессные бюро, авиакомпании, профессиональные издания и другие. В качестве покупателей — байеров выступают планировщики и инициаторы встреч (meeting planners), event-менеджеры корпораций, руководители ассоциаций, агентств incentive houses. Количество экспонентов 3—4 тыс, 150 стран мира; количество посетителей 8—10 тыс чел., 40—50% по программе Hosted Buyers.

ICCA Congress проходит ежегодно в ноябре в разных городах и странах мира, это крупнейшее ежегодное мероприятие для членов ассоциации, которые встречаются для обсуждения наиболее актуальных вопросов индустрии встреч, обмена опытом и подведения итогов прошедшего года.

Статистика рынка, или «И меня посчитали!»

Именно отраслевые ассоциации призваны собирать статистические данные о ситуации на рынке, аккумулировать всю качественную и количественную информацию, проводить маркетинговые исследования для своих членов. На международном рынке подробные отчеты своим членам предоставляют практически все отраслевые профессиональные ассоциации. Существуют ежегодные отчеты и рейтинги ICCA, ежегодный отчет UIA (Union of International Associations), «Барометр» MPI, обзоры экспертов-аналитиков EIBTM и IMEX и много других.

Наиболее внятные статистические данные для своих членов предоставляет ICCA — Международная Ассоциация конгрессов и съездов (Нидерланды). Но важно помнить, что данные ICCA — это не данные по рынку в целом, а только по сегменту встреч международных ассоциаций, встреч, которые соответствуют четким критериям: с количеством делегатов более 50, путешествующие по миру, регулярные, инициируемые международной ассоциацией. Тем не менее, если мы видим рейтинг конгрессных городов — то с 99,9% вероятностью можно утверждать, что речь идет именно о статистических данных ICCA. Региональную же статистику в мире по проводимым мероприятиям собирают конгрессные бюро (которые и передают в БД ICCA данные по мероприятиям, соответствующим критериям ICCA).

Достаточно качественно ведение статистики выполняется в США, благодаря единым критериям оценки и единой методике сбора данных. В Европе конгрессные и туристические бюро также ведут учет количества и качества проводимых в городе/стране мероприятий. Статистику по деловому туризму, бизнес-мероприятиям фиксирует и обрабатывает Global Business Travel Association (GBTA), отдельные интересные материалы встречаются в аналитических отчетах компании Carlson Wagonlit Travel (CWT).

По данным ВНИЦ R&C, ежегодный объем деловых встреч в России с учетом всех форматов находится в диапазоне 12000 — 13000 мероприятий. По оценке экспертов, основная их доля приходится на малые форматы мероприятий (семинары, тренинги, мастер-классы, круглые столы, собрания и прочие). В 2015 году количество конгрессных мероприятий в России составило 12857. В Москве ежегодно проходит свыше 5000 мероприятий, в Санкт-Петербурге — 2000—3000 крупных деловых событий — конгрессов, конференций, форумов, саммитов, съездов. Москва и Санкт-Петербург по оценкам экспертов занимают около 70% всего российского рынка. Представители компаний из Санкт-Петербурга чаще отмечают, что объем рынка деловых встреч России в денежном выражении составляет 10—15 млрд. руб. Эксперты из Москвы оценивают объем рынка свыше 20 млрд. руб.

Российский сектор конгрессов, конференций и деловых встреч оценивается международными экспертами в более чем 500 млн. евро в год. Доля России на мировом рынке международных конгрессных мероприятий по официальным оценкам составляет менее 1%.

Источник: ВНИЦ R&C, 2016

В период 1963—1967 в мире в год проводилось в среднем 360 конгрессов, а в 2008—2012 уже около 11000. Каждый год количество мероприятий росло примерно на 10%, то есть удваивалось каждые 10 лет. Однако последние годы темпы роста количества конгрессных мероприятий в мире незначительно снижаются. Лидирующим регионом (по количеству проводимых на своей территории конгрессов) в течение последних 50 лет пока остается Европа, однако, постепенно она теряет свою долю, уступая место Азии и Латинской Америке. Растущая до 1987 года доля Северной Америки также стала снижаться и в период 2008—2012. Эксперты Carlson Wagonlit Travel (CWT) прогнозирует в мощный рост индустрии встреч в целом на территории всего Азиатско-Тихоокеанского региона. Значительные инвестиции в развитие отрасли, рост предложений гостиниц и конференц-залов в Индии и Китае по-прежнему будут стимулировать и рост спроса. Согласно исследованиям агентства Grass Roots Meetings&Events в европейских городах цены на аренду площадок растут. Затраты на прием одного делегата в день, например, в Берлине выросли на 23%. Соответственно, такие тенденции в ценообразовании ведут к постепенному перераспределению долей регионов на рынке.

11—12 000 международных конгрессов проводится в мире ежегодно

Более 20 000 конгрессов ассоциаций ротируется на карте мира (проводятся раз в 1—4 года)

Более 220 000 конгрессов учтено в базе данных ICCA

Около 500 000 конгрессов учтено в базе данных UIA

Более 11 500 ассоциаций регулярно проводят конгрессы

Около 250 стран и 12 500 городов действуют на рынке конгрессных дестинаций

Около 75 000 международных профессиональных ассоциаций существует в мире, около 37 500 ведут активную деятельность

По данным ICCA, UIA

Десятка стран-конгрессных лидеров сохраняет свой состав в течение всего периода наблюдения ICCA с 1963 года: США, Германия, Испания, Великобритания, Франция, Италия, Бразилия, Япония, Нидерланды, Китай. Города-лидеры в течение последних десятилетий также почти не меняются: Париж, Вена, Барселона, Берлин, Сингапур. Российские города — Санкт-Петербург и Москва — занимают обычно 60—70 позиции мирового рейтинга.

Крупнейшие мировые конгрессы с 2000 года:

· 7 World Water Forum 2015, Тэгу, Республика Корея, 46000 делегатов (World Water Forum в разные годы привлекал 30—40 000 делегатов, указан крупнейший из всех конгрессов ассоциации)

· 99 Annual Convention of Lions Clubs International, 2016, Фукуока, Япония, 38000 делегатов (конгрессы Convention of Lions Clubs International в разные годы привлекали около 30—35 000 делегатов, указан крупнейший из всех конгрессов клуба)

· 103 Annual Convention of Rotary International –RI, 2012, Нонтхабури, Тайланд, 34 000 делегатов (конгрессы Convention of Rotary International в разные годы привлекали около 30 000 делегатов, указан крупнейший из всех конгрессов ассоциации)

· 33 Congress of the European Society of Cardiology –ESC, 2011, Париж, Франция, 33 000 делегатов (конгрессы European Society of Cardiology в разные годы привлекают около 30—35 000 делегатов, указан крупнейший из всех конгрессов общества)

· Encuentro Internacional Anual Virtual Educa, 2017, Богота, Колумбия, 30 000 делегатов

· 17 International Conference on AIDS, 2008, Мехико, Мексика, 26000 делегатов

· Congress of the European Society of Medical Oncology –ESMO, 2017, Мадрид, Испания, 23700 делегатов

· 25 Annual Congress of the European Respiratory Society –ERS, 2015, Амстердам, Нидерланды, 23000 делегатов (конгрессы European Society of Cardiology в разные годы привлекают около 20 000 делегатов, указан крупнейший из всех конгрессов общества)

· European Cancer Congress, 2013 Амстердам, Нидерланды, 20000 делегатов

По данным ICCA, 2018

А в это время в России…

На данный момент конгрессные бюро существуют в нескольких городах и регионах: городские — в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Сочи, Ярославле; республиканского масштаба — в Башкортостане и Татарстане; регионального — на юге России — АНО «Черноморское конвеншн-бюро». Часть из них — полностью государственные структуры, другие же являются объединениями коммерческих предприятий-участников рынка. Первым в России появилось Конгресс Визит Бюро Сочи в 2002 году.

В 2018 году в России была создана новая ассоциация — «Национальное конгресс-бюро». Основная цель этого объединения игроков рынка — продвижение инфраструктурных возможностей регионов России для привлечения и проведения международных конгрессных мероприятий, а также в целом стимулирование развития индустрии встреч в стране. Учредителями ассоциации стали Фонд «Росконгресс», АО «Российский экспортный центр», Международный фонд технологий и инвестиций и Выставочный научно-исследовательский центр R&C.

По данным ICCA около 900 конгрессов международных ассоциаций состоялось в период 2007—2017 в России. Безусловно, большинство из них прошли в Санкт-Петербурге и Москве.

Но также на конгрессной карте России представлена и широкая палитра регионов: Пермь, Сочи, Казань, Салехард, Челябинск, Владивосток, Новосибирск, Ханты-Мансийск, Звенигород, Иркутск, Саратов, Екатеринбург, Пятигорск, Суздаль, Ростов-на-Дону, Геленджик, Светлогорск, Улан-Удэ. За редким исключением количество делегатов конгрессов, проходивших в этих городах, колеблется в диапазоне от 100 до 500 человек.

Если говорить о рынке встреч в контексте локальной экспертизы регионов, о международных конгрессах, которые могут стать серьезным инструментом для поддержки и развития приоритетных отраслей промышленности, науки и экономики регионов (вспомним подходы конгресс-бюро азиатских, а сейчас уже и европейских городов, о которых мы говорили немного раньше), то в России тоже можно наблюдать аналогичную тенденцию:

Салехард является самым близким к Полярному Уралу городом в ЯНАО и единственным в мире городом, находящимся непосредственно на Полярном круге. В 2012 году здесь проходил 10 International Conference on Permafrost 2012 Salekhard Attendance (500 делегатов) —Конгресс по вечной мерзлоте 2012.

«Светлогорский военный санаторий создан на базе 1830-го военного госпиталя. После взятия советскими войсками города Раушен (Светлогорск) в помещениях пансионатов, отелей и коттеджей был размещен госпиталь. После окончания Великой Отечественной войны на его базе был создан окружной военный санаторий «Раушен». 10 ноября 1945 года — это дата рождения санатория. На протяжении десятилетий названия его менялись. И в феврале 1982 года он окончательно был переименован в Светлогорский военный санаторий (СЦВС)» (Материал из Википедии). В 2010 году именно в Светлогорске проходил 1 Pan European Regional Congress Of Military Medicine (около 200 делегатов).

Улан-Удэ расположен в Западном Забайкалье, в ста километрах восточнее Байкала. В 2017 году именно здесь состоялась конференция экспертов, изучающих особенности соляных озер — 13 Conference of the International Society for Salt Lake Research -ISSLR- (около 150 делегатов)

Башкирский мед известен сегодня не только в России. Поэтому абсолютно логично, что XLVII Международный конгресс по пчеловодству в 2021 году пройдёт в Уфе. Кроме России на право проведения этого конгресса претендовали Сербия, Словения и Дания. «Здесь у нас в Уфе, республике в 2021 году будет представлено всё сообщество пчеловодов мира. Безусловно, мы найдём новые рынки сбыта, формы взаимодействия, научимся производить новую продукцию из мёда и элементов, которые сопутствуют пчеловодству. Одним словом, это будет громадный, позитивный шаг вперёд в развитии пчеловодства и в России, и, безусловно, у нас в Республике Башкортостан.» (брифинг главы Башкортостана Рустэма Хамитова, 2017)

В России уже несколько лет проводится Евразийский Ивент Форум — EFEA (Санкт-Петербург), в деловой программе которого акценты ставятся на вопросы развития конгрессно-выставочной деятельности и регионального маркетинга в контексте индустрии встреч; Международный форум выставочной индустрии «5рЕХРО» (Москва); Global Event Forum (Москва), где в большей степени обсуждается проблематика корпоративного сегмента рынка. Отраслевые мероприятия и значимые премии в области событийных коммуникаций в столице и в российских регионах проводит LIVE Communication Group, отдельные отраслевые встречи также реализует — Национальная ассоциация организаторов мероприятий — НАОМ. Активности этих участников рынка лежат преимущественно в плоскости корпоративного сегмента, интегрированных событийных коммуникаций. В 2016 году при поддержке и содействии LIVE Communication Group в Санкт-Петербурге состоялось крупнейшее международное событие в области событийных коммуникаций — фестиваль Eubea (114 проектов из 22 стран Европы были представлены на фестивале, а бюджеты проектов шорт-листа премии варьировались в диапазоне от € 400 000 до € 1 000 000).

Тем не менее комплексная официальная статистика деловых мероприятий в России практически отсутствует. Конгрессные бюро прилагают отдельные усилия по сбору данных, но пока единая система, к сожалению, не сформировалась. Всё только начинается. Важно понимать, что тенденции развития индустрии встреч (организации мероприятий, а не делового туризма) в России схожи с европейскими и американскими тенденциями, но в силу разной динамики развития отрасли они отличаются.

Во-первых, на российском рынке достаточно развит сегмент организации корпоративных мероприятий, инициируемых, как мы помним, коммерческими компаниями. Подготовкой и обслуживанием таких мероприятий занимаются event-, pr- и коммуникационные агентства, ТМС-компании. Часто клиентом такого агентства является корпорация, а агентство предоставляет услуги как по проведению мероприятий корпорации в России, так и за рубежом. Для проведения корпоративного мероприятия за рубежом ТМС-компании содействуют корпорации в подборе дестинации, площадки проведения, обеспечении авиаперелета, бронирования номеров в отеле.

Во-вторых, что касается некорпоративного сегмента — научные конференции, мероприятия общественных организаций — пока всё еще сильна тенденция самостоятельной подготовки мероприятия инициатором. Либо как вариант — инициаторы привлекают турфирму (DMC) для обеспечения конференции транспортом, экскурсионной составляющей, питанием. В случае с международными конференциями все процессы планирования и управления мероприятием берет на себя либо сам инициатор (международная ассоциация), либо представляющая ее интересы AMC или core PCO.

В-третьих, практически отсутствует специализация компаний-операторов. Часто одна и та же компания предоставляет и РСО, и DMC услуги. И последнее. Практически ни у кого нет понимания, сколько и каких компаний действует на рынке, какого качества услуги они представляют. По оценкам отдельных экспертов в настоящий момент на рынке делового туризма в России действует порядка 15 — 20 фирм, специализирующихся исключительно на предоставлении услуг в сфере делового туризма — однако не все эксперты оговаривают, что они понимают под этим термином, и какие компании учитывают. В действительности отсутствие четких определений в данном виде деятельности не позволяет объективно оценить количество организаций, основным видом деятельности которых является деловой туризм или организация деловых мероприятий.

Нормативно-правовая база конгрессной деятельности в России вызывает уже много лет массу дискуссий. По факту сейчас конгрессная деятельность по своему нормативно-правовому обеспечению относится, скорее, к туристической и рекламно-информационной деятельности.

Существует Национальный Стандарт РФ ГОСТ Р 53524- 2009 КОНГРЕССНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, где сформулированы основные термины и определения, которые на практике применяются, наверное, только для формирования документов в каких-либо госструктурах.

Достижением 2014 года стало подписание распоряжения Д. Медведевым, в котором одобрена концепция развития выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности в Российской Федерации и утвержден план мероприятий по ее реализации. Концепция определяет базовые принципы, цели, задачи и основные направления перспективного развития выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности в России. Она направлена на развитие системы координации выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности, включая разработку комплекса мер в области государственной поддержки отечественных товаропроизводителей — участников этой деятельности, предпринимателей и потребителей, выставочных организаций и представителей всех сфер выставочно-ярмарочного и конгрессного бизнеса. В рамках концепции рассматриваются вопросы повышения эффективности выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности, в том числе на принципах государственно-частного партнерства, в интересах инновационного социально-экономического развития. Однако надо понимать, что в основном в этой концепции отражены торгово-промышленные интересы выставочных организаций и российских товаропроизводителей. Конгрессная деятельность пока остается за кадром, хоть и озвучена в заголовке документа.

Раздел 2.
Из чего же, из чего же
сделаны наши мероприятия

Глава 1.
«Здравствуйте, я — Ваше мероприятие»

Вы узнаете, как может финансироваться мероприятие, что такое партнерская сеть конференции, с какими целями проводятся деловые встречи и чем отличаются цели мероприятий в зависимости от того, какая организация является инициатором, какими бывают мероприятия по составу участников, каковы основные характеристики и форматы деловых мероприятий, поймете отличия конгрессов, выставок, корпоративных совещаний, познакомитесь с приконгрессной выставкой, основными блоками активностей делового мероприятия, узнаете, что такое «ротация» и какова процедура привлечения международного мероприятия в страну

Итак, мы всё ближе подбираемся к самому интересному — планированию и зачатию нашего чада — делового мероприятия. И всё-таки, каким будет этот наш новый человечек, новое существо? Каким он может быть?

К термину «деловое мероприятие» мы найдем массу определений, но суть их всегда будет сводиться к тому, что деловое мероприятие — это форма человеческих коммуникаций. А вот характеристики уже могут быть полярно разными в зависимости от того, кто и с какой целью инициирует проведение мероприятия, кто и с какой целью в нем участвует. Мы не будем сейчас углубляться в теорию целеполагания, выяснять разницу между целями и задачами. Просто под целью будем понимать формулировку ответов на вопрос «зачем проводить мероприятие». Так вот цели, которые преследует «родитель» мероприятия, можно условно разделить на три большие группы:

Группа 1. Обмен опытом с коллегами, анонсирование результатов исследований и разработок, обсуждение стратегических и маркетинговых планов ассоциации/учреждения, PR ассоциации/учреждения, планирование или подведение итогов различных научных проектов, образование — характерно для научных мероприятий, встреч общественных организаций

Группа 2. Налаживание коммуникаций в рамках партнерской сети, привлечение внимания общественности к самой компании, стимулирование повышения качества и объема продаж, дополнительное образование и развитие профессиональных качеств персонала, планирование или подведение итогов различных бизнес-проектов и т. д. — характерно для бизнес-мероприятий

Группа 3. Обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов, вынесений решений и постановлений — характерно для правительственных мероприятий

Отдельно стоит выделить коммерческие мероприятия, которые инициируются исключительно для того, чтобы организатор получил финансовую прибыль. В этом случае, как правило, прочие цели являются инструментальными, дополнительными целями. Можно сказать, целями второго уровня.

Однако это весьма обобщенная группировка целей, которые зависят, скорее от сферы деятельности инициатора. На практике же результаты работы по постановке целей должны быть совершенно конкретными. Другими словами, нужно понять, что мы хотим получить «на выходе». Какие итоги мероприятия мы сочтем достойными. Изначально, на уровне идеи, свои цели можно сформулировать так:

— хочу стать «супер», обеспечить своей компании имидж «эксперта», первым поднять для обсуждения эту важную проблему;

— хочу найти новые контакты, бизнес-партнеров, поставщиков, потребителей, инвесторов;

— хочу провести «живое» исследование рынка;

— хочу удовлетворить потребности покупателя — участника конференции и заработать денег.

Все эти цели достаточно размыты, с каждой подобной целью необходимо внимательно работать. Хорошо известна SMART-модель целеполагания (smart (англ.) — умный). Для детального изучения можно почитать статьи разных авторов, познакомиться с подходами, но важно помнить, что любая цель должна быть однозначной, измеримой, реальной, ограниченной временными рамками, более того, сочетаться с другими целями:

S — specific, significant, stretching — конкретная, значительная. Это означает, что цель должна быть максимально конкретной, однозначной, ясной, понятной всем участникам процесса подготовки мероприятия. Цель не должна допускать многозначных трактовок.

M — measurable — измеримая. Цель должна быть измеримой, причем критерии измерения должны быть обозначены не только по конечному результату, но и по промежуточному.

A — achievable, action-oriented — достижимая, согласованная, ориентированная на конкретные действия. Все специалисты, вовлеченные в процесс подготовки должны понимать, что это цель вполне возможно достичь. Может быть, это потребует определенных усилий, но она не запредельна.

R — realistic, relevant, reasonable — реалистичная, уместная, полезная и ориентированная на конкретные результаты. Цель не должна создавать дисбаланс с остальными целями и задачами, стоящими перед организаторами

T — time-based — на определенный период, своевременная, отслеживаемая. Сроки должны быть обозначены всегда. Это могут быть так называемые red-lines (срок по представлению промежуточного результата) и dead-lines (крайний срок) достижения цели. Более того, крайне важно обозначить временные точки, когда будет проводиться некий аудит — когда мы будем оценивать, насколько быстро движемся к цели, появляются ли какие-то дополнительные отсрочки, форс-мажорные обстоятельства, которые могут помешать соблюсти сроки.

Таким образом, за целью «обеспечить имидж эксперта» должно стоять четкое понимание результата, например, «провести итоговое анкетирование делегатов по электронной почте, получить результаты в течение 7 дней по окончании мероприятия, при этом не менее 70% опрошенных респондентов должны оценить качество подготовки деловой программы как «высокий экспертный уровень». Или это может звучать как-то иначе, но понятно, что провести исследование — вполне реально, цель конкретна, выражена количественно (70%), ограничена по времени (7 дней по завершении мероприятия). В идеале, конечно, важно обозначить методы проведения исследования, генеральную совокупность (какое количество делегатов должно быть опрошено), обозначить репрезентативность выборки (какое количество ответов должно поступить, чтобы выводы были приближены к реальности) и т. д., но это уже — тактические вопросы, которые решаются обычно в рабочем режиме.

Для того чтобы понять, каким станет наше мероприятие, как оно должно быть организовано, что оно собой представляет — необходимо определить его основные характеристики: инициатор, формат, масштаб, принцип финансирования, целевая аудитория и состав участников, регулярность, ротация, длительность.

Характеристика №1. Инициатор, или «Мамы разные нужны, мамы всякие важны». Кто является «владельцем» мероприятия, идеологом и стратегом, и почему это важно.

Мы помним, что инициатор — «мама» нашего мероприятия может заниматься различными видами деятельности: служить народу в правительстве, заниматься коммерцией либо наукой. И на практике оказывается, что мероприятия, инициируемые коммерческими организациями, отличаются существенно от правительственных и научных, которые в свою очередь, между собой также имеют сходства и принципиальные отличия.

Сразу оговорюсь, что под правительственными мероприятиями я здесь понимаю в большей степени мероприятия, проводимые правительством не для широкой аудитории, а именно ориентированные на внутреннюю аудиторию. Когда чиновники встречаются с чиновниками, главы государств — с главами государств. Узким кругом. В то же время правительство может инициировать и крупный форум. Финансироваться он будет не только бюджетными средствами, мероприятие должно широко освещаться в СМИ, на нем присутствует выставка и так далее. Поэтому нам важны и прочие характеристики, в частности — формат и целевая аудитория мероприятия, которые обязывают инициатора и оператора к определенным организационным решениям.

Характеристика №2. Формат, или Кого ждем — мальчика или девочку? Какими бывают мероприятия.

У детей всё просто — бывают мальчики и девочки. В нашей истории с деловыми мероприятиями ситуация несколько сложнее. Существует Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 53524—2009, где скупым официальным языком перечислены и описаны различные форматы деловых мероприятий. Независимо от профессиональной принадлежности инициатора мероприятия могут быть различных типов, ключевые же отличия заключаются в архитектуре встречи:

По определению Национального стандарта — конгрессы и конференции — это «организованные встречи представителей стран, отраслей бизнеса, профессий или учреждений, организаций для обмена знаниями и опытом, поиска необходимых решений, проводимые самостоятельно или сопровождаемые выставочными мероприятиями». Тем не менее, конгрессами и конференциями часто называют разные деловые мероприятия, хотя отличия бывают достаточно существенные, почти как у мальчика от девочки.

Деловое мероприятие может быть проведено в формате

съезда, когда участники приезжают на один день, заседают в огромном зале и слушают доклады. Как правило, такие мероприятия собирают более 100 человек — это однозначно, чаще же всего — это несколько сотен, порой — тысяч человек. Целью съездов является, как правило, предоставление отчета о достижениях той или иной отрасли науки, экономики, политики;

конгресса, конференции, форума, когда участники проводят на мероприятии несколько дней, тема мероприятия достаточно широка, деловая программа насыщенна и построена по классическому принципу «параллельных мероприятий»: пленарные заседания + секционные заседания/ круглые столы/ воркшопы/ (темы которых более узкие и являются составляющими частями общей темы мероприятия) + работа презентационных зон, конкурсных комиссий и т. д. Собирают конференции, как правило, более 100 человек. Секционных заседаний может быть много, они все проходят параллельно в разных залах одного конференц-центра. На очень крупных мероприятиях, бывает, что они проходят на дополнительных площадках. Классический конгресс/конференция/форум обычно длится 3—4 дня и состоит из пленарного заседания, на котором собираются одновременно все участники мероприятия и секционных заседаний, круглых столов, семинаров и т. д. С пленарного заседания может начинаться каждый день, оно длится полтора-два часа, затем участники расходятся на секционные заседания. Либо другой вариант — пленарное заседание проходит в первый день, вся последующая работа — это секционные заседания. Кроме пленарного заседания и секций на конгрессе/ конференции/ форуме также могут проходить постерные сессии, выставки, дополнительные презентационные программы, конкурсы молодых специалистов, отдельные программы для молодых специалистов, социальные мероприятия, workshop`ы и т. д. Если попробовать всё-таки разделить эти понятия, то под конгрессом чаще понимают мероприятие масштабное как по количеству делегатов, так и по насыщенности деловой программы, нацеленное на обмен опытом между делегатами. Форум может быть по этому показателю идентичным, но его основное отличие — направленность на выработку рекомендаций и предложений от участников органам государственной власти. Конференция — это действительно, чаще всего, менее масштабное мероприятие как по степени насыщенности деловой программы, так и по количеству делегатов. Конференция в отличие от конгресса часто имеет более узкую тему с практической направленностью;

семинара, куда участники приезжают в небольшом количестве (20—100 человек) для изучения какого-то конкретного вопроса. Главная цель такого мероприятия — обучение;

саммита, ассамблеи, которые представляют собой официальную встречу руководителей государств или членов международной ассоциации для решения вопросов текущей политической, правовой, финансовой деятельности. Количество делегатов может быть совершенно разным, в зависимости от масштаба ассоциации (организации, объединения).

Национальный стандарт также рассматривает такие форматы мероприятий как совещание, коллоквиум, круглый стол, биржа деловых контактов, деловой завтрак. По сути это небольшие по количеству участников мероприятия, имеющие своей целью обмен опытом, нетворкинг, выработку решений по общим вопросам.

Особняком, отдельной группой, стоят выставки — «публичное представление достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни». Для них даже существует свой Национальный стандарт по выставочной деятельности. Понятие «выставка» может обозначать как само мероприятие, так и место проведения этого мероприятия. Различают выставки: местные, национальные, международные и всемирные, а также всеобщие, охватывающие все отрасли человеческой деятельности (например, Выставка достижений народного хозяйства СССР ВДНХ), и специализированные, посвящённые только одной области деятельности человека. К последним относятся художественные, промышленные и сельскохозяйственные. Также различают выставки периодические (временные) и постоянные.

На сегодняшний день выставочная индустрия имеет колоссальный размах. Советское наследие оставило неизгладимый след в этой отрасли экономики. В международном сообществе основным органом, аккумулирующим информацию о мировом выставочном рынке, ведущем аккредитацию существующих выставок, лоббирующим интересы выставочной отрасли является UFI — Всемирная ассоциация выставочной индустрии. В России такие функции осуществляет РСВЯ — Российский Союз выставок и ярмарок.

Существует также «приконгрессные выставки», которые являются сопутствующими мероприятиями в рамках конгрессов, имея своей целью демонстрацию достижений той или иной отрасли (в зависимости от тематики основного мероприятия). Такие выставки также являются значимым источником для пополнения бюджета конгресса, информационным поводом для PR- акций, а также реализуют и другие функции.

В отдельную группу часто выделяют совещания, презентации, корпоративные мероприятия, инсентивы — это встречи специалистов с целью налаживания коммуникаций, обсуждения отдельных вопросов и принятия конкретных решений, представления продукции, формирования команды. В переводе с английского слово «incentive» означает «стимул». Инсентив — это поощрительная (мотивационная) поездка, организуемая для сотрудников компании, клиентов, дилеров, торговых агентов, топ-менеджеров и т. п. за достижения в работе (например, за повышение общего объема продаж, за эффективную рекламу, за помощь в обучении персонала и т. д.). Как правило, такие поездки предоставляются или на льготных условиях, или бесплатно, в качестве премии за высокие достижения. Инсентив-мероприятие может преследовать разные цели: презентация и продвижение нового продукта или услуги; повышение производительности и качества; создание дилерской и агентской сети; формирование лояльной и сплоченной команды. В зависимости от целей специалисты выделяют разные виды инсентив-программ: поощрительные программы; мотивационные программы; построение команды (team building). Соответственно и составляющие элементы таких мероприятий по своей приоритетности будут распределены совершенно иначе, чем в конгрессах и конференциях.

Существует три основных блока активностей в рамках практически любого делового мероприятия: деловая программа; нетворкинг и коммуникации; демонстрационные элементы и экспозиция. На конгрессах и конференциях в приоритете деловая программа, на выставках — экспозиция, на совещаниях и презентациях — нетворкинг и коммуникации.

Характеристика №3. Целевая аудитория и состав участников, или «Кому это надо — никому не надо, кому это нужно — никому не нужно»

Чтобы ситуация из этой забавной песенки не материализовалась на деловом мероприятии, нужно сразу осознавать — для кого проводится мероприятие. Кому оно должно быть важно и почему. Кто они — потенциальные участники и спикеры, каковы их профессиональные интересы, должностной статус, где они живут. Мероприятие может проводиться исключительно для специалистов той или иной сферы деятельности, для топ-менеджеров, или наоборот, для молодых специалистов. По региональному охвату –может быть городским, национальным/всероссийским, международным.

Профессиональные интересы и должностной статус делегатов и спикеров обязывает организатора проводить мероприятие на соответствующем уровне.

Понимание регионального охвата позволяет спланировать объем работ по делегат-менеджменту, необходимости организации перевода, по туристской логистике, а также — по срокам подготовки мероприятия. На практике не существует жестких критериев оценки качества мероприятия по составу его участников, однако Национальный стандарт РФ предлагает определенную классификацию для конгрессных мероприятий.

Международное:
число иностранных участников составляет не менее 15%; С международным участием:
число иностранных участников составляет не более 15%; Национальное: более 40% участников которого проживают за пределами Федерального округа, где оно проводится; Региональное: свыше 60% участников проживают в пределах Федерального округа, где оно проводится;
Муниципальное: не менее 80% участников проживают в пределах муниципального образования;
Виртуальное: мероприятие, условно не ограниченное во времени и в пространстве, реализуемое на основе Интернет-ресурса, посредством которого его организатор предоставляет возможность зарегистрированным участникам обмениваться знаниями и опытом, вести дискуссию.

Источник: Национальный Стандарт РФ ГОСТ Р 53524- 2009 КОНГРЕССНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Характеристика №4. Масштаб, или Сколько вешать в граммах? Сколько делегатов планируем привлечь на мероприятие?

Здесь под масштабом мы понимаем количество делегатов, участвующих в мероприятии. По национальному стандарту РФ малыми считаются мероприятия с количеством делегатов до 250 человек, средними 250—1000, крупными — более 1000. Для того чтобы формировать статистику, делать выводы и принимать управленческие решения, такая градация не очень показательна. Международная ассоциация ICCA в своих аналитических отчетах разделяет мероприятия по масштабу на 9 групп от 50 до 10000 и более. Такая детализация позволяет более внимательно отслеживать динамику ситуации на рынке, изменение тенденций по росту или снижению количества мероприятий в мире, изменение поведения инициаторов в части принятия решений о проведении конгресса в том или ином регионе. Например, отчеты, основанные на детализированных данных, позволяют инвесторам оценивать привлекательность проектов конгрессных центров, рассчитывать сроки окупаемости. Например, если посмотреть на тенденции изменения количества конгрессов в разных группах за период 1963—2012, то мы увидим, как стремительно сокращается количество очень крупных конгрессов (от 1000 делегатов), растет число малых (50—149 делегатов) и средних (150—249 делегатов) мероприятий. Кстати, именно поэтому конгрессные центры во всем мире крайне редко находятся в частной собственности. Как правило, это те или формы государственно-частного партнерства.

Чем раньше при подготовке мероприятия становится понятен его масштаб, тем более эффективной будет подготовка. От масштаба мероприятия зависит как объем необходимых сервисов, так и их характеристики. Например, чем отличается конференция на 50 человек от конгресса на 1000? Разумеется, есть очевидные отличия: в бюджете, в показателях вместимости «площадки», в особенностях технического оснащения, в количестве персонала, занятого подготовкой и обслуживанием, в степени насыщенности деловой программы и т. д. А есть отличия не настолько очевидные. Например, для конференции с количеством делегатов более 70 человек становится оправданным проведение онлайн регистрации делегатов, с подключением сервисов «личного кабинета», «планировщика встреч» и т. д. Сейчас на рынке существуют как коммерческие разработки, так и бесплатные веб-сервисы, позволяющие регистрировать делегатов, рассылать информационные материалы, даже принимать тезисы научных докладов. Чем больше количество делегатов, тем сложнее управлять информационными потоками и взаимодействовать с каждым. В случаях, когда мероприятие инициировано, оплачивается и управляется одним организатором, вопрос коммуникации с каждым отдельным делегатом может не стоять так остро. Но такие ситуации возникают всё реже. Масштаб мероприятия может определяться по-разному. Он либо известен как данность в самом начале подготовки, либо определяется в процессе. Как правило, это зависит от источников финансирования мероприятия.

Характеристика №5. Источники финансирования, или «Где деньги, Зин?». На какие средства может проводиться деловое мероприятие

Кто и как будет зарабатывать средства на содержание и воспитание ребенка — нашего мероприятия — важно определить на стадии его планирования — хоть мероприятия, хоть ребенка. Мероприятие может финансироваться «из одного кармана» — это единый источник финансирования, что характерно для корпоративных мероприятий, которые корпорации проводят для своих сотрудников, клиентов и партнеров, и правительственных мероприятий, которые финансируются из бюджета государства. Но мероприятие может проводиться на средства из разных источников — регистрационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственная поддержка и т. д. — это множественные источники финансирования, что чаще встречается на научных конференциях (в полном комплексе) и бизнес-проектах, направленных на извлечение прибыли инициатором (проводятся на регистрационные взносы и средства спонсоров). От этого будут зависеть особенности построения коммуникационных схем, финансовых потоков, и даже сроки подготовки мероприятия

.

Характеристика №6. Регулярность, ротация, длительность, или Вес 3500, рост 52

Деловые мероприятия бывают регулярными и разовыми. Регулярность зависит от целей инициатора и самого мероприятия, специфики отрасли. Регулярные мероприятия проводятся, как правило, не чаще 1 раза в год, однако крупные конгрессы международных ассоциаций могут проходить 1 раз в 2 года, 1 раз в 3 или 4 года.

Если мероприятие регулярное, то в распоряжении организатора могут оказаться базы данных участников, наработки по формированию деловой программы, участию спикеров. Размер регистрационного взноса в таком случае также уже бывает рассчитан. Если мероприятие проводится в 4й раз и более — то оно претендует на включение в базу данных международных мероприятий ICCA (если также собирает более 50 делегатов и путешествует по миру).

Если мероприятие регулярное, то здесь мы оцениваем также, всегда ли оно проводится в одном городе/регионе, либо в разных. В большинстве своем эта характеристика относится к конгрессам международных ассоциаций. Ротируемые (путешествующие по миру) мероприятия учитываются ICCA, информация по особенностям их проведения, требованиям инициаторов хранится в базах данных. У организатора есть возможность узнать, как должно проводиться это мероприятие, посоветоваться с иностранными коллегами, которые обеспечивали проведение мероприятия в другом регионе. Для этого для членов ICCA в базах данных ассоциации предусмотрен сервис Business Exchange.

Мероприятия могут длиться от 1 дня (обычно это не очень крупные мероприятия городского масштаба, семинары, тренинги) до двух недель (образовательные школы, курсы). В среднем же научные конгрессы длятся 3—5 дней, бизнес-мероприятия 2—3 дня, правительственные встречи — 1—2 дня.

Теперь, познакомившись с ротацией мероприятий, мы подошли к одному из самых интересных, ключевых моментов в международной конгрессной деятельности. Это необходимо уяснить, как Отче наш. И корпоративные, и некорпоративные международные мероприятия часто имеют привычку путешествовать по миру. Таким образом, мероприятие приобретает более широкий кругозор, подогревает интерес к себе каждого отдельного участника: кроме участия в деловой программе, делегаты знакомятся с изучаемой ими отраслью науки, либо тем видом бизнеса, которым они занимаются — в разных странах и регионах, узнают больше о культуре и истории городов и стран. Практика перемещения мероприятий по миру сформулировала другую практику — объявления тендеров на право проведения мероприятия в том или ином регионе. Города и страны всего мира борются за право проведения конгресса на своей территории. Почему — мы поговорим позже, когда будем обсуждать анатомию делового мероприятия, а в частности — его шею — эффективность, тогда мы и познакомимся с социально-экономической эффективностью крупных мероприятий для города. Но сейчас важно запомнить, что проведение крупных конгрессов и конференций в стране и городе приносит большую пользу региону: увеличивается поток денежных средств, растут налоговые отчисления, увеличивается количество рабочих мест, местные специалисты имеют возможность посетить это мероприятие в большем количестве, чем в случае, когда нужно ехать в другую страну. Поэтому инициаторы мероприятий — международные ассоциации — и проводят тендеры, в которых участвуют разные дестинации. Похожую процедуру мы все наблюдали, когда Сочи претендовал на право проведения Олимпийских игр. В классике жанра последовательность в рамках процедуры обычно предельно проста: у ассоциации существуют требования (guidelines), которым должна соответствовать дестинация, регион. Конгрессное бюро вместе с представителями потенциального локального организационного комитета (например, на тендер по конгрессу Международной ассоциации педиатров подает заявку Российское педиатрическое общество, являющееся его членом) готовит тендерную документацию — предложение о проведении конгресса, например, в Санкт-Петербурге. Параллельно с петербургской заявкой поступают заявки от Праги, Парижа, Берлина, Сингапура — любых городов. Правление ассоциации рассматривает заявки, часто приглашающая сторона представляет очную презентацию проектов и дестинаций, ассоциация проводит инспекционные поездки в города, попавшие в шорт-лист. В итоге — выбирается место проведения следующего конгресса. Как правило, это происходит за 2—4 года до даты проведения мероприятия.

Какие существуют критерии для выбора страны и города? Конечно, каждый клиент учитывает свои приоритеты и задачи, но основными факторами, которые обычно учитываются при выборе территории, становятся:

1. Экспертиза региона в профессиональной области: то есть насколько развита (или приоритетна для развития в перспективе) та отрасль науки или бизнеса, по теме которой проводится конгресс. Присутствуют ли в стране или регионе члены международной ассоциации — инициатора? Насколько высок уровень их активности? Какие достижения, разработки, технологии, результаты исследований может продемонстрировать регион международному профессиональному сообществу в данной сфере деятельности? Условно — «нам есть, что показать нашим зарубежным коллегам?»

2. Инфраструктура. А именно — физическая возможность города принять конгресс: как минимум, наличие площадок, которые подходят по архитектуре деловой программы.

Например, конгресс на 5 000 делегатов, которому необходим основной зал, вмещающий это количество делегатов и 5 дополнительных по 1000 человек. И допустим, ключевое условие — проводится конгресс традиционно в университетских кампусах. Согласитесь, не во всех, даже очень крупных городах, такая возможность есть.

3. Туристическая привлекательность: культурные достопримечательности. Действительно, есть конгрессы, которые приезжают именно туда, где можно увидеть уникальные культурные и исторические объекты.

4. Доступность территории: развитое авиасообщение, транспортная инфраструктура, визовый режим.

5. Поддержка властей. Такая поддержка может выражаться в реализации городом каких-либо программ для участников конгресса: приветствие участников конгресса посредством проведения приемов на уникальных площадках, транспортные льготы, особые условия для посещения ключевых достопримечательностей. Примеров гостеприимности городов существует множество. Допустим, в Лондоне для участников конгресса Европейского общества кардиологов (ESC) была организована дополнительная навигация в метро: специальные экраны информировали о маршруте между несколькими площадками мероприятия. Конечно, это было резонно. На этот конгресс в Лондон приехали более 32 000 делегатов со всего мира, и им было необходимо оперативно ориентироваться в общественном транспорте. Но согласитесь, без помощи городских властей организовать установку дополнительного оборудования в метрополитене — на режимном объекте — непростая задача.

В этой же плоскости лежит и проблема визового режима. При поддержке властей страны и города могут быть лоббированы особые условия получения визы для участников конгресса — упрощение или ускорение этого процесса.

Победа Петербурга в конкурсе на право проведения Всемирного конгресса шеф-поваров в 2020 году вызвала сильнейший интерес как в секторе ресторанов, так и среди участников ивент индустрии. Мировое сообщество тоже с любопытством смотрит в сторону России, ведь победа Петербурга над признанными гастрономическими центрами — Лионом и Сиднеем — удивила многих в отрасли. И чтобы соответствовать масштабу мероприятия, нашим кулинарам и организаторам придется усиленно готовиться.

Виктор Беляев, президент национальной ассоциации кулинаров России:

«Никто в мировом сообществе не воспринял нашу заявку серьезно. Когда мы приехали на церемонию голосования, наш стенд стоял напротив французов, которые уже распивали шампанское, уверенные в победе, однако они не дошли даже до финала. В финале разница между Петербургом и Сиднеем составляла всего 4 голоса. Однако Россия всех обошла, что стало для многих сюрпризом. Как так получилось?

Факторы, сыгравшие на руку Петербурга, оказались разными. Во-первых, когда мы выдвигали заявку, ситуация в политике и экономике накалилась, как раз самое начало санкций против нашей страны, однако мы сделали акцент на том, что повара вне политики. Нам говорили прямо: «Вам нечего и пытаться, вас однозначно завалят». Но здесь сыграл на руку наш опыт — оказалось, что наша ассоциация за время работы с 90-х годов наработала довольно прочные связи с мировым сообществом шеф-поваров, и нас знают в среде профессионалов. Шеф-повара из разных стран уже не раз бывали на наших мероприятиях в Москве и в качестве участников, и в качестве судей. А санкции только помогли продвинуть и поднять престиж наших отечественных продуктов питания, ведь по условиям того года нужно было готовить из национальных продуктов.

Еще один фактор, сыгравший в нашу пользу, несомненно, имидж Петербурга. С одной стороны, его все знают как туристическую жемчужину среди городов, с другой стороны — с гастрономической точки зрения этот город малоизвестен, и потому особенно любопытен. У нашего стенда стояли очереди, и не только, чтобы попробовать блины с икрой. Нас спрашивали о Петербурге и его кулинарных традициях, людей интересовало именно это — а что у вас есть еще кроме этих блинов с пирогами и знаменитой водки?

А когда мы вернулись с победой в Россию, то увидели огромный интерес со стороны нашего сообщества — нас просто завалили вопросами желающие приехать и поучаствовать, причем много желающих было из российских регионов. Так что движение навстречу идет с обеих сторон».

Из интервью В. Беляева порталу Event LIVE, 2018

Сейчас я с улыбкой вспоминаю наше «девочковое» желание привлечь в Москву конгресс ассоциации специалистов в области разведения орхидей. Крупный конгресс, кстати, несколько тысяч делегатов регулярно собирает. И инфраструктура деловой программы прекрасно ложилась на несколько площадок. И в Москве представлен достаточно активным российским отделением ассоциации. И для проведения рассматривает города по всем миру. Но когда мы встретились с представителями российского отделения, предложили подать заявку на привлечение, нам объяснили, что этот конгресс никогда не приедет в Москву. Просто потому, что показать в Москве нечего по этой теме. У нас нет плантаций орхидей, не развита селекция уникальных видов и так далее. Ну не сильна Москва в орхидеях, не сильна. Тогда мы переключились на привлечение Всемирного конгресса предпринимателей, который в итоге и состоялся.

Глава 2.
Деловая программа — всему голова

Вы узнаете, как составить концепцию делового мероприятия, как формируется программа, что общего у программы конференции и дипломного проекта, что такое архитектура делового мероприятия, как привлечь интересных спикеров, подобрать необходимую площадку, и зачем нужен режиссер

Деловое мероприятие без деловой или научной программы, что всадник без головы — скачет неосознанно, непонятно куда и неизвестно как, если вообще скачет. Но даже, если и скачет, то не всадник, а конь, у которого, впрочем, своя голова вполне себе имеется. Так что, похоже, двигаться куда-то без хотя бы чьей-то головы вообще никак не получится. Программа мероприятия, содержание, «контент» — это самая главная, основная составляющая делового мероприятия. Это голова, мозг нашей Конференции.

Программа должна быть интересной для участников, спикеры — экспертами в своей области, которых полезно услышать, увидеть, познакомиться с ними. Темы, поднимаемые на мероприятии, должны быть важными и актуальными для делегатов. А вот чтобы они действительно стали таковыми, инициатору или организатору необходимо тщательно изучить информационное поле. Для этого регулярно отслеживают интересные темы и идеи, наблюдают за конкурентами, партнерами и коллегами и даже внимательно следят за негативными высказываниями в профессиональном сообществе.

В конце 2005г компании стала понятна необходимость создания своего продукта — собственного мероприятия — тогда как основным видом деятельности компании было обслуживание заказных мероприятий — научных конференций, компания работает как РСО. Цели были следующие:
1) увеличение продаж в перспективе на 7 лет;
2) расширение базы потенциальных клиентов, возможность для постоянных коммуникаций с потенциальными клиентами (холодные звонки себя уже исчерпали, нужны были другие методы);
3) выход на региональные рынки (Сибирь и Урал);
4) PRцели — создание имиджа эксперта на всероссийском уровне (тогда было еще непонятно, в какой области); создание дополнительных регулярных информационных поводов для общения с научными СМИ.
Цели компании на тот момент были не совсем SMART, однако аналитики компании изучали актуальные темы, которые волновали научное сообщество в целом и в Сибири и на Урале в частности, отслеживали политику государства в области развития науки. Решение пришло. Было выбрано направление — коммерциализация инноваций и научных разработок. Так родился форум ОТ НАУКИ К БИЗНЕСУ, которому в 2016 году исполнится 10 лет, форум собирает представителей научных организаций и крупного бизнеса со всей России и из-за рубежа. www.fs2b.ru.

Из опыта компании «Мономакс», 2006

Инструменты, которые для этого используют — классические — отраслевая пресса, социальные сети, информационные порталы, интервью с экспертами и специалистами. Если вы сами не работаете в заданной отрасли и являетесь оператором мероприятий, то проще всего решить такую задачу с помощью консультантов, т. е. специалистов, которые хорошо ориентируются в предмете изучения.

Пример последовательности действий в случае компании «Мономакс» при поиске темы для своего мероприятия:
1) мониторинг научных порталов и форумов — выбор пула тематик, наиболее часто и активно обсуждаемых пользователями, определение наиболее активных персон — экспертов — что волнует всех ученых? Кто наиболее активен в написании статей и материалов на эти темы? Чем специалисты довольны в сложившейся ситуации, а чем — не очень?
2) мониторинг правительственных ресурсов — а что об этом думает правительство, можно ли привлечь к обсуждаемой теме государство? Участие представителей власти — это всегда показатель статуса и серьезности проблемы, а как следствие — серьезности мероприятия
3) мониторинг уже существующих мероприятий по данной теме — все ли вопросы, которые выявили аналитики, поднимаются и обсуждаются. С какого угла зрения? Собирают ли эти мероприятия достаточное количество делегатов (насколько востребована тема?)
4) консультации с экспертами, подтверждение/ опровержение своих идей, поиск единомышленников — более детальное изучение темы, зондирование наиболее «больных» точек
5) выбор и утверждение идеи мероприятия, предварительная формулировка темы.

Из опыта компании «Мономакс», 2006

Существует, собственно два пути выбора темы мероприятия: широкий охват тематик в рамках направления или конкретная, узкая тема. После определения тематической направленности мероприятия придется подумать непосредственно над предварительным, «рабочим» названием. Предварительным — потому что оно может быть откорректировано, уточнено или расширено в процессе дальнейшей работы — формирования концепции, дальнейшего общения с экспертами и т. д.

Что такое концепция мероприятия и зачем она нужна

Прежде, чем приступать непосредственно к формированию деловой программы, нам необходимо составить «паспорт» делового мероприятия, его концепцию. Этот документ понадобится организатору во многих ситуациях — при привлечении финансовых и информационных партнеров, участников, спикеров, при работе со СМИ. Концепция мероприятия — это сводный документ, отражающий все характеристики мероприятия:

— цели и задачи, критерии эффективности,

— тема и рабочее название,

— целевая аудитория (профессиональную принадлежность и специализацию делегатов, должностной статус, качественный состав, региональный охват),

— формат и масштаб мероприятия,

— место и время проведения,

— заинтересованные стороны (потенциальная партнерская сеть) и команда организаторов

— источники финансирования,

— архитектура мероприятия и тематический план деловой программы,

— предварительный бюджет

Мы уже говорили о важности грамотного выбора целевой аудитории, когда определяли характеристики мероприятия. Это правда, ведь в первую очередь необходимо определить все группы потенциальных участников, которые могут быть заинтересованы в мероприятии. Очень важно сразу понять, как они принимают решение об участии, изучить, где лучше всего с ними предварительно общаться, где их можно встретить, и как пригласить к участию. Как минимум, это можно сделать на схожих по тематике мероприятиях, на каких-либо веб-площадках, форумах и порталах. Внимательный подход к выбору целевой аудитории — это основной шаг в продвижении вашего мероприятия, во многом определяющий будущий успех.

Когда перед нами встанет вопрос — сколько участников сможет привлечь мероприятие — стоит изучить конференции и форумы, где обсуждаются темы, напрямую или косвенно связанные с выбранной нами. В качестве базовой предварительной цифры можно взять количество делегатов на похожих мероприятиях. Однако фактическая цифра в дальнейшем будет зависеть от нашей PR активности, бюджета мероприятия, партнеров и наличия качественных адресных баз для рассылок. На регулярных мероприятиях, как правило, примерное количество делегатов бывает заранее известно.

В каком формате проводить встречу — также один из ключевых пунктов создания концепции. Здесь нужно учитывать, в первую очередь, насколько масштабна и универсальна основная тема, насколько глубокого раскрытия она потребует, сможем ли мы привлечь к участию экспертов — российских и международных. Необходимо помнить, что для проведения мероприятия на широкую тему (например, Всемирный конгресс предпринимателей-2014 в Москве), надо обладать серьезными ресурсами — как административными, так и инвестиционными, и организационными, и информационными — как минимум уровня Правительства Москвы. Стоит адекватно оценить свои возможности. На масштабные темы имеет смысл выходить, если мы действительно владеем такими ресурсами. Формат обязывает соблюдать определенную архитектуру встречи — проводить пленарные заседания или только тематические сессии, организовывать практические мастер-классы, или говорить о проблематике в целом — вспомните, мы рассуждали об этом в прошлой главе.

Секции могут быть более или менее интерактивны, что потребует залов большей или меньшей площади. Поэтому уже на этой стадии необходимо предварительно продумать архитектуру мероприятия — сколько заседаний, рабочих сессий и прочих активностей будет реализовано на мероприятии. Поэтому следующим важным вопросом станет предварительный подбор места проведения — конференц-центра. При этом на стадии планирования необходимо учитывать пять основных критериев:

— степень статусности (зависит от качества целевой аудитории, на которую мы ориентируемся);

— вместимость;

— соответствие регламенту и архитектуре мероприятия (должно быть достаточное количество залов и вспомогательных помещений);

— комфорт и удобство (местоположение, транспортная доступность, парковки);

— соответствие возможностям бюджета.

При определении времени и длительности проведения важно учесть, не проводится ли в эти же даты похожее мероприятия — в городе, в стране, за границей. Участникам в этом случае придется выбирать, куда поехать и что посетить, спикеры могут быть также уже приглашены на эти даты. Хотя есть и другой, прямо противоположный путь — присоединиться к уже существующему мероприятию, которое проходит в эти даты в вашем городе и интегрировать вашу программу в его структуру, предложив, например, участникам задержаться на 1—2 дня для посещения вашей конференции, либо наоборот, приехать на 1—2 дня раньше. По своей длительности бизнес-мероприятия, как правило, короче, чем научные конференции, а правительственные встречи вообще часто проходят одним днем.

При обозначении заинтересованных сторон (участников партнерской сети) и команды организаторов изучите и укажите организации (российские и зарубежные — в зависимости от целей мероприятия и целевой аудитории), напрямую или косвенно вовлеченные в ту отрасль знания, которой принадлежит выбранная вами тема мероприятия, для этого обратитесь к детальному изучению сайтов и материалов мероприятий-конкурентов и мероприятий смежных тематик. При возможности обязательно посетите их, это позволит познакомиться с потенциальными партнерами:

— общественными организациями и фондами — это ваши потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники, спонсоры;

— представителями крупного бизнеса, организациями, которые также могут поддержать ваше мероприятие финансово, выступить с важным докладом, отправить к вам своих сотрудников в качестве делегатов;

— властными структурами (департаменты или комитеты городской администрации, органы федерального уровня) — это ваши «свадебные генералы», возможные финансовые и информационные партнеры;

— научными организациями (потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники)

— исследовательскими и консалтинговыми агентствами (потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники)

— СМИ (потенциальные информационные партнеры, спикеры). Отразите, какие СМИ отражают новости и публикуют материалы по вашей тематике.

Вся эта информация обязательно потребуется нам также для формирования организационного и программного комитетов мероприятия. Уже сейчас, при изучении информационного поля и определении заинтересованной аудитории, в своей концепции обязательно стоит указать — какие организации и каких экспертов мы считаем целесообразным пригласить в организационный и программный комитеты.

Организационный комитет отвечает, как правило, за все вопросы, связанные с подготовкой мероприятия, программный комитет — за вопросы, связанные с формированием структуры и архитектуры мероприятия, содержательным наполнением программы, приглашением спикеров, сбор и издание тезисов и печатной продукции мероприятия и т. д.

При планировании источников финансирования изучим, спонсирует ли крупный бизнес аналогичные мероприятия, выделяет ли государство (либо фонды) субсидии на развитие данной сферы науки или экономики, существуют ли целевые городские или федеральные программы финансирования, выделяются ли научные гранты в этой сфере, укажите:

— возможный принцип финансирования мероприятия (источники финансирования — множественные, единственный). В случае, если источник финансирования один (например, бизнес-мероприятие коммерческой компании, полностью оплачиваемое из ее бюджета, бесплатное для участников; либо мероприятие, инициируемое государственными структурами, полностью оплачиваемое из государственного бюджета)

— потенциальные дополнительные источники финансирования / предоставления услуг по бартеру

— предположительные доли источников финансирования в бюджете мероприятия (80% — регистрационные взносы, 10% спонсорские средства, 10% субсидия правительства города)

— предположительный регистрационный взнос. Для начала, до момента формирования предварительной сметы бюджета можно ориентироваться на регистрационные взносы для мероприятий, конкурирующих или смежных тематик, далее, при более четком определении конкурентных преимуществ, при наличии сметы расходов, но до момента анонсирования мероприятия на широкую публику.

Как формируется деловая программа

Итак, когда у вас сложилось комплексное видение мероприятия, родилась его концепция, пришло время приступить к составлению предварительной программы. Как же формируется программа делового мероприятия? В целом, как мы уже упоминали, существует два основных подхода:

Основная масштабная тема раскрывается «в целом», без детализации по составляющим. Рассматривается окружающая среда темы, тенденции, возможности и стратегии ее развития, демонстрируются результаты глобальных исследований, касающихся темы, оценивается рыночная ситуация, положение в отрасли в целом, освещаются общие проблемы для всех сторон — представителей науки, бизнеса, правительства — которых так или иначе касается тема мероприятия. Такие встречи проводятся, как правило, для топ-менеджеров, руководителей, т. е. для людей, которые ответственны за определение стратегии развития своей организации. В реальности мероприятия этого типа в чистом виде встречаются редко. В их программу, как правило, всё равно интегрируются практические элементы, в ознакомлении с которыми заинтересованы потенциальные участники, однако в существенно меньшем объеме, чем на встречах, где используется второй подход.

Основная масштабная тема раскрывается детально, содержательно, по составляющим ее узким «подтемам». Рассматриваются практические вопросы, а участники, специалисты-практики, обмениваются опытом. Как правило, на таких мероприятиях проходит много мастер-классов, отдельных секционных заседаний (треков), посвященных разным аспектам в рамках заданной темы, образовательных программ, конкурсов, проводятся экспозиции. Часто демонстрируются различные достижения, новинки, изобретения, инновации и т. д. Такой подход при планировании мероприятий встречается очень часто во всех отраслях человеческой профессиональной деятельности. Также за основу может быть взята узкая тема, которая детально изучается и рассматривается на конференции.

При подготовке очень крупных значимых мероприятий всегда используется сочетание этих двух подходов в максимальном объеме. На таких встречах важно обеспечить интересную программу для всех групп целевой аудитории. Часто бывает, что в мероприятии участвуют специалисты, вовлеченные в одну и ту же тему с принципиально разных сторон: разработчики, производители, «продавцы», потребители — у них существуют как общие интересы, так и совершенно разные. Например, разработчику продукта важно понимать тенденции развития рынка, перспективы спроса, характеристики продукта, которые в перспективе будут востребованы рынком; производителю — инновации в области сокращения затрат на производство; «продавцам» — новые технологии продаж данного продукта, возможности для формирования дополнительной ценности; потребителю важно понимать, как он может использовать продукт, какие потребности этот продукт поможет ему удовлетворить. Более того, всем этим группам важно встретиться — разработчику с производителем, «продавцу» с покупателем.

Если организатор берется за подготовку мероприятия такого формата, то ему важно использовать оба подхода максимально эффективно. Для этого программа может быть сформирована так, чтобы все участники могли, во-первых, посетить все заседания, где освещаются общие для всех вопросы — это блок «пленарные заседания», спикерами приглашают ведущих экспертов, значимых ученых, представителей власти. Во-вторых, посетить все заседания и лекции, где освещаются частные узкие вопросы — это тематические/секционные заседания, которые идут параллельно, где рассматриваются отдельные вопросы и тематики, интересующие каждую группу посетителей, спикерами приглашают экспертов-практиков, специалистов в данной узкой теме. И в-третьих, встретиться с потенциальными партнерами — это интерактивные программы, где осуществляется взаимодействие всех сторон, всех делегатов мероприятия.

Что общего у отличной деловой программы и дипломного проекта

Программный комитет, отдельная рабочая группа или специалист — agenda manager — несут ответственность за качественное содержательное наполнение мероприятия, за интересную и полезную для делегатов программу. Формирование деловой программы — это особое искусство, сфера деятельности экспертов, которые глубоко разбираются в теме. Однако, основные правила, механизмы и алгоритмы существуют независимо от того, какие именно вопросы освещаются на конференции.

Есть две основные модели организации крупных научных мероприятий, и отличаются они силой воздействия административного рычага. Наверное, если бы был жив наш уважаемый Александр Григорьевич Гранберг, то он бы проводил конгресс с максимальным подключением административного ресурса: как директор института, он бы мобилизовал всех коллег-директоров институтов, обратился бы к директорам региональных институтов России, которые бы обязательно отправили на конгресс своих сотрудников, была бы немного другая энергия у мероприятия. При наличии такого ресурса намного легче привлечь дополнительное финансирование и подготовить научную часть.

Наш же конгресс готовился по иной модели — на энтузиазме, на научном интересе и отношениях, на желании, на доброй воле. Например, Наталья Васильевна Зубаревич, профессор МГУ, директор региональной программы Независимого института социальной политики, приехала, отказавшись от своего отпуска, и я ей очень за это благодарен. Ведь в России чаще директор института приказывает, и люди подчиняются. Это очень строгая субординация. У нас было иначе, это и создало атмосферу дружественности, такого живого, искреннего общения. Я писал письма российских докладчикам, по 200 писем порой, и они откликались, приезжали. Это самоорганизация сообщества снизу. Но будь у нас административный рычаг — было бы легче, безусловно. Но это не значит, что я бы сделал иначе, если бы надо было начать сначала…

Из интервью доктора географических наук, проф. Пилясова А. Н., председателя Российской секции Европейской ассоциации региональной науки, главного ученого секретаря 54-го Конгресса Европейской Ассоциации региональной науки — ERSA (Санкт-Петербург, 2014, оператор конгресса — компания «Мономакс»)

Первое, что стоит помнить при составлении хорошей программы — это тот факт, что логика изложения материала на конференции должна идти «от общего к частному». Помните это правило, которое мы все использовали при написании своих курсовых и дипломных работ? Этому же правилу мы следуем и при составлении плана деловой программы конференции. Сначала говорим «в целом», а потом разбираем более узкие темы и частные вопросы. Мы уже поставили цели и теперь планируем мероприятие, постоянно держа в голове мысль «а как этот шаг приближает нас к достижению нашей цели?»

Постоянно помня о целях, мы решаем, каким будет основной посыл конференции, какова основная мысль, идея, что мы хотим донести до наших участников.

Следующий этап — обдумывание смысловых блоков — кусочков паззла, частных тем, которые ложатся в общую тему, помогают достичь целей конференции, отражают или раскрывают аспекты основной идеи, темы. Из них и соберется комплексная картина — большая и красивая мозаика — содержательная конференция. Смысловые блоки — это не всегда сами треки или секционные заседания, круглые столы. Смысловой блок может быть реализован и несколькими заседаниями, сессиями, объединенными одной темой. Внутри каждого смыслового тематического блока выстраиваем свою содержательную структуру, формируем тезисы, под которые позже будем привлекать спикеров. Эти спикеры своими выступлениями и должны будут раскрыть тему. На очень крупных мероприятиях — конгрессах, форумах — часто формированием наполнения смыслового блока, либо уже конкретной сессии занимаются приглашенные в качестве модераторов эксперты отрасли.

После того, как организатор определил основной подход к формированию программы, ключевые темы и блоки можно приступать к планированию архитектуры, детальной проработке деловой программы, приглашению и подготовке спикеров.

Зачем мероприятию архитектура, и какими объектами управляет архитектор