Бесплатный фрагмент - Как организовать нетворкинг

Об авторе

Алексей Бабушкин — ведущий российский эксперт по нетворкингу, бизнес-тренер, востребованный спикер на различных конференциях и форумах. Организатор нетворкинг-активностей на деловых мероприятиях, консультант по организации нетворкинга. Разработчик игр по нетворкингу.

Автор книг и популярных статей по деловым коммуникациям для печатных и интернет-изданий. Главный редактор первого в России журнала про полезные связи «Нетворкинг по-русски».

В прошлом — офицер ФСБ. В настоящее время — совладелец нескольких успешных бизнесов. Номинант премии «Человек года» по версии журнала «Деловой квартал».

Личный сайт

alexbabushkin.ru

Зачем нужен нетворкинг на мероприятиях

Если вы держите в руках эту книгу, значит, ваша работа связана с организацией мероприятий. Даже если скажете, что уже съели собаку на различных ивентах, уверен, вам всегда хочется знать, как сделать мероприятие еще лучше, как оставаться в тренде и давать дополнительную ценность своим посетителям.

Такой способ есть. Это организация нетворкинга — создание условий для поиска участниками мероприятия новых полезных знакомств, установления деловых связей и развития взаимоотношений.

Думаю, стоит дать и определение самого нетворкинга.

Нетворкинг — это целенаправленная деятельность по поиску, установлению и развитию взаимовыгодных отношений. Другими словами, создание сети полезных связей.

В этой книге вы узнаете различные способы организации нетворкинга, тонкости и особенности использования различных активностей и нетворкинг-инструментов, в зависимости от характера, вида и темы мероприятия. Познакомитесь с уже реализованными кейсами и успешными моделями организации нетворкинга.

Как ни крути, люди ходят на конференции, чтобы знакомиться!

Звучит парадоксально, но это так. В эпоху информационного общества каждый имеет доступ к всевозможным ресурсам, чтобы черпать знания: электронные и бумажные книги, видеоролики на YouTube, подкасты, статьи в прессе и на сайтах в интернете. Более того, в числе этих источников можно найти материалы, авторами которых являются люди, которые приглашены на конференцию в качестве спикеров. Тогда зачем идти на конференцию или семинар? Чтобы завести новые полезные знакомства!

Безусловно, контент важен. Спикеры и темы докладов определяют концепцию мероприятия. Причем это служит своеобразным маяком для участников, дающим понять, с кем они могут познакомиться и что обсудить. Общая тема конференции является фильтром, формирующим круг единомышленников. Сильные и известные спикеры привлекают большой поток посетителей, что расширяет возможности нетворкинга.

Вспомните, когда вы сами посещали мероприятия. Если удавалось узнать тенденции в своей отрасли, получить срез новостей или перенять работающие приемы, то вы уходили с конференции или семинара с исписанным блокнотом и жаждали наступления нового дня, чтобы начать внедрять полученные знания. Это было очень полезно. Но бывало ли, что сделанные пометки так и не дождались своей реализации, а возбуждение от услышанного доклада постепенно угасало? Если вы не внедрили предложенные идеи, не развили пришедшие инсайты, то ценность прошедшего мероприятия падает с каждым днем. Со временем воспоминание о мероприятии займет в памяти лишь справочное место — да, я там был.

А теперь припомните свои ощущения, когда удалось лично пообщаться со спикером или случало познакомиться с кем-то из других участников. Если такое знакомство еще и переросло в успешный проект или приятельские отношения, то вы всегда вспомните, где встретились с этим человеком. Вы назовете и место, и название конференции, и даже восстановите в памяти, какие пирожные подавали на кофе-брейке. Потому что каждая встреча, каждый контакт с новым человеком — это эмоциональный мостик для вашего развития.

Вот почему нетворкинг так важен. Возможность живого общения, расширения круга друзей и знакомых ценилась во все времена, и деловые мероприятия сейчас дают широкие возможности для установления новых контактов. И если вы как организатор сможете создать участникам условия для качественного нетворкинга, то значительно повысите ценность своего ивента.

Реализованная возможность найти инвесторов, клиентов, коллег по отрасли для обмена опытом, единомышленников по хобби и интересам побудит участника не только помнить о вашем ивенте, но и при каждом удобном случае упоминать его в разговоре в своем окружении и рекомендовать ваши мероприятия для посещения. Если два человека, полезных друг другу, встретятся на мероприятии, — они точно не забудут, как и где познакомились. В этом случае их лояльность к площадке и организатору возрастет, ведь каждый из них свяжет факт своего полезного знакомства именно с данным событием. Это только добавит новых посетителей для следующих организуемых вами мероприятий.

Учитывая, что известные эксперты являются спикерами на различных конференциях, то и контент разных мероприятий бывает схожим. Каждый организатор хочет усилить свою деловую программу востребованными докладчиками с интересными и полезными презентациями. Но, посещая множественные конференции и форумы, я заметил, что в памяти четче остаются те, на которых, кроме непосредственно программы, была возможность для нетворкинга и где мне удалось познакомиться с новыми людьми. И чем больше таких знакомств было, тем мероприятие казалось качественнее. Такие же отзывы я слышал и от других людей.

Некоторые организаторы ошибочно полагают, что участники перезнакомятся сами собой: перерывы и кофе-брейки сделают свое дело, и все будут довольны. Но практика показывает, что этого недостаточно. К сожалению, активные люди, способные легко начать разговор и предложить обменяться визитками, встречаются нечасто. Остальным стоит помочь, чтобы дать им дополнительную ценность от посещения вашего мероприятия.

Есть десятки различных способов организовать качественный нетворкинг и сотни моментов, которые важно учесть при его проведении. Именно об этом вы прочитаете в этой книге. Реализуя различные варианты нетворкинга, пробуя разные форматы, вы всегда будете на несколько шагов впереди своих конкурентов. О ваших мероприятиях будут говорить как о месте, где легко можно найти нужного человека. Ваши мероприятия будут посещать, зная, что вы всегда даете участникам дополнительную ценность — ценность нетворкинга и живого общения!

Часть 1. До мероприятия

Эффективный нетворкинг участников возможен уже до начала мероприятия. Задача организатора своевременно включиться в этот процесс. Если предпринять грамотные действия, то посетители настроятся на волну коммуникации, откроются новым знакомствам и общению, смогут заранее установить новые контакты, а затем укрепить и развить их во время мероприятия. Начните готовить почву для нетворкинга заранее.

1. Создайте группы в соцсетях

Сейчас мир уже немыслим без интернета, потому организаторы мероприятий должны следовать в ногу со временем. Организуя событие, заведите страничку или группу ивента в соцсетях. Платформу можно выбрать на свое усмотрение, исходя из формата, темы ивента и целевой аудитории. Группа и страница мероприятия в соцсетях — не только способ продвижения, но и инструмент нетворкинга для участников.

Заблаговременный нетворкинг

Вступив в группу и присоединившись к предстоящему событию в соцсетях, пользователь уже может знакомиться с другими участниками. Просматривать их профили, искать точки общих интересов, знакомиться, добавлять в друзья, общаться и договариваться о встрече. Разговор может начаться с фразы:

— Видел вас в группе конференции «Маркетинг XXI век», тоже собираюсь там быть. Вы занимаетесь продвижением мини-пекарен, а мы как раз запускаем кондитерскую и ищем подрядчика по изучению рынка и разработке стратегии. Было бы интересно с вами пообщаться и договориться о возможном партнерстве.

Создавая возможность для заблаговременного нетворкинга, вы как организатор укрепляете в посетителях намерение посетить ваш ивент и добавляете ценность своему мероприятию.

Решающий фактор

Одним из решающих аргументов купить билет на конференцию или форум может стать возможность пересечься на мероприятии с нужным человеком. Когда видишь в соцсетях среди участников группы потенциального партнера, желанного клиента или нужного специалиста, намерение посетить мероприятие возрастает. Ведь теперь можно не только усвоить полезный контент, но и лично пообщаться с ценным человеком.

Развиртуализация

У многих в друзьях на Фейсбуке или Вконтакте сотни или даже тысячи человек. Причем с некоторыми никогда не было личного контакта. Если кто-то «зафрендился» в сети и даже активно переписывался друг с другом, очного знакомства могло и не быть. Личная встреча и живое общение значительно укрепляет отношения между людьми. Поэтому развиртуализация социальных контактов — важный шаг в развитии нетворкинга. Когда видишь кого-то из своих друзей в группе мероприятия в числе возможных посетителей, интерес к посещению такого ивента возрастает. Ведь теперь можно увидеть своего интернет-знакомого вживую и подружиться по-настоящему.

Приглашая на страницу ивента потенциальных посетителей мероприятия, не забывайте о тех, кто уже приобрел билет, но еще не является частью вашего сообщества. Это сформированный костяк вашего комьюнити. Предложите им также добавиться в соцсети к числу возможных участников. Так вы расширите горизонты нетворкинга для всех участников.

Чат в Telegram, WhatsApp

В качестве альтернативы соцсетям можно использовать мессенджеры. По аналогии с группой можно создать чат в Телеграм или WhatsApp, куда добавить участников мероприятия. По мере новых регистраций добавлять участников к уже сформированному комьюнити.

Каждому участнику предложить написать о себе: чем он может быть полезен другим людям и кого хочет найти. Для примера, чтобы положить начало, первый пост может написать кто-то из организаторов или модераторов чата.

2. Размещайте посты про нетворкинг

Различные публикации в группе мероприятия повышают вовлеченность, активность и лояльность участников, информируют их о программе предстоящего ивента, а сомневающихся — подталкивают к приобретению билета.

В качестве постов можно использовать:

— программу и расписание мероприятия;

— представление спикеров;

— описание площадки;

— мотивирующие цитаты по теме мероприятия;

— информацию от партнеров;

— полезный контент;

— конкурсы;

— тесты;

— опросы и др.

Что такое нетворкинг

Несмотря на большой выбор вариантов контента, не забывайте публиковать посты по теме нетворкинга. Для начала расскажите своим участникам, что такое нетворкинг. Для некоторых из них смысл понятен, а вот термин может оказаться незнакомым. Разъясните, как нетворкинг будет организован на вашем мероприятии, как участники смогут найти нужные им связи. В каких активностях они могут принять участие, чтобы завести новые знакомства. Расскажите, что необходимо сделать, чтобы достичь максимального результата. Публикуйте советы и лайфхаки, которые облегчат поиск полезных контактов. Делитесь рекомендациями о том, как начать общение с незнакомыми людьми, как запоминать имена собеседников, чем привлечь внимание и запомниться после окончания разговора.

3. Устройте перекличку

Вовлекайте участников в общение между собой. Устройте своеобразную перекличку. Предложите участникам представиться, рассказать о себе, написать, с кем бы он хотел познакомиться (что ищет) и чем может быть полезен другим (что предлагает).

Так участники смогут ближе узнать друг друга, найти единомышленников и партнеров, а вы узнаете, кто собирается на ваше мероприятие.

Чтобы страница не превратилась в спам-ленту, создайте отдельный пост для переклички или раздел в обсуждениях. Заранее сообщите требования, которые должны соблюдать участники (например, только один пост, наличие фото, ограничение объема текста, отсутствие ссылок на сайты компаний или какие-то другие — правила устанавливаете вы сами). Можо сделать этот пост бессрочным или с дедлайном для самопрезентаций. При необходимости замените пост обсуждением, создав отдельную тему. Также подойдет фотоальбом, специально созданный для знакомства участников, куда каждый желающий сможет добавить свой снимок с информацией о себе в описании.

4. Проведите голосование участников

Чтобы заочно познакомить посетителей конференции или форума, предложите им поучаствовать в необычном голосовании.

Разместите пост и предложите участникам проголосовать, чтобы им проще было найти нужного человека. В качестве тем для голосования можно выбрать:

— географию (отметить свой город проживания: Москва, Санкт-Петербург, Сочи, Екатеринбург и т.д.);

— сферу деятельности (предприниматель, фрилансер, собственник, CEO, наемный сотрудник);

— интересы (музыка, вегетарианство, триатлон, чтение книг или другие);

— цель посещения (поиск клиентов, поставщиков, желание сменить работу, найти сотрудника и т.д.);

Одному голосованию — одна тема. Перечень вариантов не исчерпывающий и вы можете дополнить его, исходя из темы мероприятия и предполагаемого контингента участников.

Важно делать голосования открытыми, а не анонимными, чтобы каждый мог видеть ответы других участников и найти для себя человека с такими же ценностями, идеями, интересами.

5. Дайте работающие советы по нетворкингу

Заблаговременно дайте своим посетителям инструкции по эффективному нетворкингу. Составьте чек-лист с советами, как завести новые контакты, и разошлите его по e-mail или с помощью других инструментов рассылки всем зарегистрированным участникам. Или вместо чек-листа отправьте им небольшую статью с приемами установления полезных знакомств.

Ваш чек-лист для участников по установлению ими полезных знакомств может выглядеть так:

До начала мероприятия

— Присоединиться к мероприятию в соцсетях;

— Изучить список участников и спикеров мероприятия;

— Составить список людей, с которыми хотите познакомиться;

— Подготовить достаточное количество визиток;

— Скачать мобильное приложение, создать в нем свой подробный профиль;

— Составить личную мини-презентацию;

— Продумать список тем для беседы и вопросов для начала знакомства;

— Зарядить мобильный телефон.

Во время мероприятия

— Заранее прийти на мероприятие;

— Получить бейж, правильно расположить на одежде;

— Разместить визитку на Connecting Wall;

— Сфотографироваться в фотозоне;

— Занять место в зале и познакомиться с соседями по ряду;

— Опубликовать свое фото в соцсетях с хештегом мероприятия и предложением познакомиться;

— Не стоять на одном месте, заводить разговоры с разными людьми, обмениваться визитками;

— Делать пометки на полученной визитке о ее владельце и чем он вам может быть полезен;

— Отправиться на afterparty и продолжить знакомиться.

После мероприятия

— Провести анализ визиток и собрать дополнительную информацию о новом знакомом в интернете;

— Отправить приветственные письма всем, с кем познакомились;

— Оставить отзыв о мероприятии в соцсетях;

— Отметить себя в фотоотчете.

Теперь ваши участники вооружены инструкцией с четким порядком действий и будут увереннее чувствовать себя при установлении новых знакомств. А вы как заботливый организатор получите заслуженную благодарность.

6. Придумайте хештег мероприятия

Хештеги — это метки, которые позволяют находить посты по определенному слову.

Hashtag в переводе с английского: hash — символ «решетка», а Tag — тэг, метка. Хештеги выглядит как слово или фраза, которым предшествует символ #. Например, #нетворкинг. Хештеги дают возможность группировать посты (тексты или фото) таким образом, что при выборе какого-либо хештега выдаются все сообщения, которые его содержат.

Придумайте хештег для своего мероприятия, чтобы люди могли быстро найти все публикации других участников и увидеть, кто их опубликовал. Обнаружив в ленте фотографии или заметки с мероприятия, они будут уверены, что автор поста точно находится рядом, и смогут с ним связаться.

Вы можете выбрать любое слово или словосочетание для вашего хештега. Важно учесть, чтобы оно было написано без пробелов и дефисов. Регистр букв в хештегах не имеет значения (прописная и строчная буква равны), поэтому для удобочитаемости вы можете разделять словосочетания с помощью заглавных букв. Например, #НетворкингКонференция. Также для разделения можно использовать нижнее подчеркивание — #Нетворкинг_форум.

Дефисы и тире в хештегах не используются. Система распознает только тег, написанный до разделителя. То есть хештег #Нетворкинг-вечеринка соцсеть воспримет только как первую половину #Нетворкинг.

Вы можете выбрать один или несколько хештегов для своего мероприятия, но не увлекайтесь. Как правило, многие люди используют какой-то один из предложенных хештегов в своих постах. Если проводите повторяющееся мероприятие, то можете сделать один общий хештег и один — непосредственно для данного мероприятия. Например, #SGF и #SGF2019.

Короткие хештеги легче воспринимаются и запоминаются, а также при их написании допускается меньше опечаток.

Можете выбрать хештеги на русском языке или латинице. Избегайте сложных слов, в которых легко допустить орфографические ошибки. Например, #Легитимная_Коллаборация — не лучший вариант для хештега. Ошибок будет уйма. А следовательно, посты сложно будет найти по этому ключевому слову.

По хештегу в социальных сетях пользователи могут видеть, кто находится на мероприятии вместе с ними, и при желании написать друг другу личные сообщения, просмотреть профиль автора и познакомиться. Кроме того, найти участников мероприятия, с которыми не удалось познакомиться во время ивента, пользователи смогут и после окончания конференции или форума, ведь посты с хештегами сохранятся.

Обязательно расскажите участникам о хештеге мероприятия и о том, как они могут использовать его для знакомства друг с другом. Дополнительно укажите хештег на бейджах, в программе, в рабочих тетрадях, раздаточных материалах. Разместите таблички с хештегом в зале, в зоне кофе-брейка и других местах, чтобы участники всегда имели его перед глазами и использовали для эффективного нетворкинга.

Можно сделать хештеги в виде объемных букв-коробов, которые установить в холле, чтобы участники легко их заметили.

На Synergy Global Forum 2018 в Олимпийском организаторы поместили огромные буквы #SGF прямо перед сценой. С любого места в зрительном зале был виден хештег, освещенный софитами.

7. Предложите участникам представиться

Чтобы перезнакомить участников мероприятия, предложите им заблаговременно подготовить мини-презентации. Это может быть фотография и краткая информация о ее владельце. Уместны будут разделы «Чем я могу быть полезен» и «Что ищу». Вы можете загрузить шаблон слайда на сайт мероприятия. Тогда желающие смогут его скачать, заполнить и загрузить на сайт или добавить на страницу события в соцсети.

В дальнейшем вы можете использовать эти слайды для демонстрации во время перерывов на самой конференции или форуме на экранах, установленных в холлах, или общем экране зрительного зала.

Таким образом все участники смогут узнать, кто находится на площадке и с кем стоит познакомиться.

По фотографии со слайда участники легко найдут друг друга среди присутствующих.

Чтобы уберечься от спама и обеспечить публикации только зарегистрированных участников, заведите личные кабинеты пользователя или введите персональные коды; установите премодерации постов, публикуемых пользователями в соцсети.

Сделайте отдельные посты об участвующих спикерах и экспертах. Познакомьте участников с ними поближе. Расскажите о каких-то интересных фактах из их биографии и опубликуйте тезисы предстоящих докладов.

Размещение информации может стать и дополнительной опцией к билетам повышенной категории. Например, для владельцев VIP-билетов вы можете самостоятельно подготовить посты с их промо-представлением. В этом случае заранее согласуйте текст и фото, которые планируете разместить.

8. Запустите мобильное приложение

Облегчить навигацию по площадке, своевременно информировать об изменениях в программе и создать дополнительный инструмент нетворкинга поможет специально разработанное мобильное приложение.

Это обеспечивает нативность знакомств; легкость отправления сообщений и получения ответов, что устраняет барьер живого общения; не ограничивает установления контакта во времени; помогает своевременно информировать участников.

Подобное решение является маркетинговым каналом коммуникации для продвижения будущих событий. А также дает возможность превратить созданную платформу в закрытую соцсеть, профессиональное сообщество.

Чтобы достичь эффективности использования мобильного приложения, предложите участникам заранее его скачать на смартфон и зарегистрироваться. Особое внимание уделите качественному заполнению профиля пользователей, иначе смысл приложения для нетворкинга теряется. Может, даже стоит сделать обязательными не только поля «имя, фамилия», но и такие как «компания», «сфера деятельности», «что я ищу», «что предлагаю», «контакты».

Сколько раз был свидетелем того, что посетители скачивают приложение на самом мероприятии, но времени заполнить профиль и загрузить фотографию нет. А некоторые просто ленятся. В итоге в базе приложения, кроме имени и фамилии, другой информации нет. Выбрать релевантный контакт в этом случае невозможно. Люди не понимают, с кем им стоит установить контакт и о чем говорить. Так, пролистав список «пустых» профилей, участник теряет интерес к поиску полезных знакомств с помощью приложения и, как правило, больше к нему не обращается. Таким образом деньги организатора, потраченные на разработку мобильного приложения и его поддержку, оказываются потрачены зря?!

Альтернативой мобильному приложению может стать адаптивный сайт с аналогичными функциями.

Что же выбрать: сайт или мобильное приложение?

Как видно, у каждого из этих инструментов есть свои ощутимые плюсы и минусы. В конечном счете, вам как организатору предстоит самостоятельно сделать выбор в пользу мобильного приложения или адаптивного сайта, если вы решите использовать этот инструмент на своем мероприятии.

Как должна выглядеть идеальная платформа для мероприятия?

Абсолютного ответа на этот вопрос нет, но, как показывает практика, наиболее выигрышными становятся те, в которых реализовано много функций для решения разных задач:

— Легкость заполнения профиля, отсутствие лишних полей;

— Наличие каталога участников;

— Моментальность доставки приглашения выбранному контакту и получение ответа;

— Автоматическое напоминание о запланированной встрече;

— Возможность фильтрации (по названию, сфере деятельности, городу и т.п.);

— Поиск по ключевым словам;

— Возможность работы в онлайн и офлайн (в самолете или местах отсутствия интернета);

— Многоканальная система нотификации (смс, push, email);

— Чат с разными или несколькими участниками;

— Блокировка назойливых или нежелательных участников;

— Удобная система назначения встреч (встроенный планер);

— Возможность задать вопрос спикеру или обсудить доклад;

— Возможность создания закрытого списка пользователей или наличие функции приватности контакта (например, для VIP);

— Возможность отправить визитку, формируемую платформой, фотографию или другой файл;

— Реализованная геймификация (рейтинг активности, количество проведенных встреч, обмен сообщениями);

— Наличие другого контента, обеспечивающего полезность платформы не только для нетворкинга.

И не забудьте, что выбранная платформа для нетворкинга будет эффективна лишь в том случае, если все участники будут ею пользоваться. Иначе она теряет всякий смысл. Если часть участников заполнит профили, а часть нет, — они не смогут найти нужных контактов друг друга. Если одни будут писать, но не получать оперативного обратного ответа, то вскоре перестанут пользоваться платформой, а следовательно, своевременно замечать и отвечать на сообщения, полученные в свой адрес. Круг замкнется.

Признаться, я пока не встречал идеального приложения или сайта для нетворкинга. Так что если вам попадется на глаза такое, то сообщите мне об этом.

9. Устройте нетворкинг для спикеров

Соберите спикеров, чтобы они были в одной связке перед вашим мероприятием.

Практика показывает, что не только участники ищут полезные знакомства на мероприятиях, но и спикеры рады познакомиться и пообщаться с коллегами по цеху. Обмен информацией, опытом, расширение сети профессиональных контактов — ценность, которую вы можете дать приглашенным экспертам.

Чтобы повысить эффективность такой встречи, не только предложите собравшимся спикерам знакомиться, но и поделитесь друг с другом зданием и опытом.

Перед конференцией Dive In Sales, которая проходила в Москве, эксперты предстоящей деловой программы собрались в кафе и за круглым столом делились опытом выступлений. Каждый представлялся и говорил о какой-то ошибке, иногда допускаемой спикерами, и рассказывал из собственной практики какую-нибудь фишку для повышения качества доклада. В итоге набралась целая методичка по успешной презентации, которую на следующий день разослали каждому спикеру.

В результате такой нетворкинг-встречи весь спикерский состав стал единой командой. На мероприятии они качественно выстраивали свои доклады, легко связывая с предыдущими выступлениями коллег, чем обеспечили посетителям конференции восприятие целостности деловой программы.

10. Напомните про визитки

В насыщенном ритме мероприятия у участников не всегда бывает достаточно времени, чтобы содержательно пообщаться друг с другом. Многие желали бы встретиться позднее, чтобы более подробно обсудить возможные совместные планы. Но в потоке многочисленных знакомств трудно упомнить всех новых знакомых. На помощь придут визитные карточки. Если только участники не забудут их захватить с собой.

Поэтому в рассылке, в смс-оповещениях, с помощью push-уведомлений и другими способами напомните о необходимости взять с собой достаточное количество визиток. Ваша забота о том, чтобы каждый был вооружен инструментом для нетворкинга, будет оценена.

Тем не менее, несмотря на все ваши старания, может случиться так, что кто-то все же забудет визитки дома или не рассчитает их количество, и карточки кончатся у него во время конференции. Вы должны помочь таким людям. Заготовьте пустые бланки визиток, которые участник при необходимости может получить на стойке регистрации или в зоне нетворкинга. В качестве полей достаточно указать имя, фамилию, компанию, телефон и e-mail. Также можно добавить пустые поле для указания, чем контакт может быть полезен. Оборотную сторону оставьте чистой для дополнительных пометок или нанесите свой фирменный логотип.

Для изготовления таких бланков визиток можно привлечь спонсоров и партнеров, предложив им коммерческое размещение на обратной стороне карточек. Так вы и бюджет сэкономите, и партнеров порадуете, и проявите заботу о посетителях мероприятия. Теперь в ходе знакомства у них не будет ощущения неловкости, что они в ответ на предложную для обмена визитку не могут вручить свою карточку.

Визитка — в рабочей тетради

Вы можете сделать шаблон визитки в рабочей тетради участника. Тогда он сможет заполнить ее и дать новым знакомым сфотографировать свою визитку со страницы.

О других способах, как помочь участникам мероприятия, если у них не оказалось визиток, я расскажу в разделе «Нетворкинг во время мероприятия».

11. Подготовьте сувениры для нетворкинга

Это может показаться необычным, но с помощью сувениров можно перезнакомить участников конференции или семинара.

Представьте посетителей, у которых в руках холщовые сумки с нанесенным на них именами. Или именные рюкзаки. Или футболка, на которой крупно напечатано имя владельца. Теперь забыть имя собеседника просто невозможно. А сделать такие подарки не составит большого труда и затрат. Благодаря заблаговременной регистрации, вы уже будете знать имена участников и заранее поймете, какие сувениры и в каком количестве изготовить.

В качестве альтернативы можно использовать значки, бейсболки или козырьки от солнца, пончо, пледы, зонты, дождевики — все, что будет у участников на виду, чтобы помочь им поддерживать общение друг с другом. Выбор носителя будет зависеть от формата мероприятия и количества участников.

Если вы все равно делаете какие-то промо-сувениры на мероприятие, то почему не совместить их с пользой для нетворкинга ваших участников. Вы только добавите ценность этим подаркам.

Еще Дейл Карнеги в своей книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей» писал, что самое сладкое слово для человека — это его имя. Поэтому ваши именные сувениры будут иметь пролонгированный эффект. Такие сумки и футболки с именами будут носить еще долго после завершения мероприятия. Дав ценность участникам, вы тем самым еще и обеспечите длительную рекламу своей конференции или семинару.

Часть 2. Во время мероприятия

Пожалуй, самая важная работа по организации нетворкинга начинается на самом мероприятии. Именно здесь заводится самое больше количество контактов, а участники наиболее активны. Тут роль организатора в помощи установлении новых контактов неоценима. От того, как будет организован процесс знакомства участников, зависит качество нетворкинга. Существует множество вариантов организации нетворкинга на мероприятии. Какие-то инструменты больше подходят для одних мероприятий, какие-то для других. Задача организатора — выбрать наиболее подходящие, исходя из формата, темы мероприятия и особенностей участников.

Работающие инструменты нетворкинга на мероприятии

1. Подготовьте рабочие тетради с разделом для нетворкинга

Почти на каждой профессиональной конференции или семинаре участникам выдают рабочие тетради. Это помогает следить за программой мероприятия, знакомиться с дополнительной информацией, вести конспекты выступлений спикеров, отмечать инсайты и интересные мысли во время докладов. Но, к сожалению, мало кто из организаторов при разработке рабочих тетрадей уделяет внимание вопросам нетворкинга. Во многих тетрадях просто нет такого раздела.

Чем же можно наполнить рабочую тетрадь, чтобы облегчить установление контактов?

Не стоит превращать рабочую тетрадь в арсенал всевозможных нетворкинг-инструментов, все-таки основная ее роль — учебная, но использовать некоторые из них будет полезно.

Бланки визиток

Один или два листа можно выделить для бланков визиток — на случай, если кто-то из участников забудет свои карточки дома или они закончатся у него в ходе конференции. Для таких бланков следует воспользоваться перфорацией, чтобы было легко отделять одну карточку от другой.

Раздел контактов

Разлинованные особым образом страницы для внесения контактов могут стать альтернативой для фиксации данных о новых знакомых. В качестве полей могут быть: имя, фамилия, компания, должность, контакты, содержание беседы, о чем договорились, дополнительные пометки. Могут быть и другие поля: «чем я могу быть полезен», «чем он может быть мне полезен».

Карта полезных связей

На отдельном развороте можете разместить план деловой площадки и указать места, наиболее благоприятные для установления новых знакомств. Отметьте на карте зону нетворкинга, место для зарядки мобильных телефонов, переговорные, обеденный зал, буфет, зону кофе-брейка, места проведения нетворкинг-активностей (если такие у вас запланированы).

Сделайте шаблон визитки

На партнерской конференции «Битрикс 24. Идея», которая проходила одновременно в Москве, Санкт-Петербурге и Екатеринбурге, организаторы вручали участникам «Блокноты для огонь-идей». Целый разворот блокнота был посвящен нетворкингу. Организаторы предложили работающий способ найти партеров и единомышленников с помощью шаблона визитки в блокноте.

На правой стороне был шаблон:

Привет

меня зовут _______________

я из компании ____________

наши услуги ______________

город ____________________

место для визитки с логотипом

А на другой стороне краткое руководство по поиску полезных контактов:

На конференции полно огонь-людей. Кто-то из них станет вашим клиентом, партнером или просто будет классным собеседником.

Как познакомиться со всеми быстро, без напряжения:

Заполните правую страницу;

Сфотографируйте страницу;

Выложите в инстаграм, фейсбук с тегом #BITRIX24IDEA;

Смотрите по тегу огонь-публикации.

О подобном способе знакомства на конференциях с помощью Instagram я рассказывал в своей книге «Эффективный нетворкинг», и было приятно видеть очередную реализованную идею на практике.

Чек-лист для знакомства

В качестве шпаргалки напечатайте чек-лист установления полезных связей. Или разместите несколько советов о том, как начать или поддерживать разговор. Рекомендации о правилах бизнес-этикета и поведения за столом — тоже могут быть уместны. Возможно, вы рассылали подобную информацию участникам накануне, но повторить ее в рабочей тетради будет не лишним.

Кармашек для визиток

Постоянно наблюдаю, как люди, обмениваясь визитками, тянутся в карман за своей карточкой, но по ошибке достают чужую визитку, которую получили от кого-то несколько минут назад. Попытка номер два — и опять чужая карточка. Человек чувствует неловкость, нетерпеливая рука погружается в карман и достает целую пачку, в которой перемешены и свои, и чужие визитки. Судорожная сортировка, и только тогда найденная визитная карточка протягивается собеседнику. Грустно…

Вы можете помочь участникам и вклеить в конце рабочей тетради кармашек. Небольшой конверт на обложке послужит отличным временным хранилищем для чужих визиток, и они все будут в одном месте, когда придет время дома разобрать контакты новых знакомых.

Добавьте патронов

Чтобы записать данные нового контакта или сделать важные пометки, — без ручки не обойтись. Если вы сделали отличную тетрадь, наполнили ее бланками визиток, добавили поля для внесения новых контактов, то обеспечили оружием нетворкинга своих участников. Но без патронов оружие бесполезно. Позаботьтесь о ручках или карандашах для посетителей мероприятия, чтобы в тетради можно было делать ценные записи.

2. Бейджи для участников

Редко какое деловое мероприятие обходится без бейджей, но мало кто из организаторов беспокоится об их качестве и удобстве. Зачастую бейдж рассматривается лишь как напоминание о месте в зрительном зале или как пропуск в ту или иную зону. Да еще как способ брендирования мероприятия на фотографиях. О пользе бейджа для нетворкинга участников задумываются немногие.

Закон подлости бейджа

Наверняка вам знаком закон бутерброда — что он всегда падает маслом вниз. Так вот, я обнаружил, что бейдж тоже обладает своим «законом подлости». Как бы вы его ни надели — он непременно перевернется. Казалось бы, решение на поверхности. Если бейдж перевернулся, то достаточно лишь снять его, перекрутить ленту и снова надеть на шею. Но не тут-то было. Бейдж, как непоседливый ребенок, теперь снова перевернется, только через другую сторону.

Спасением в этом случае станут двусторонние бейджи. Тогда участнику уже не придется беспокоиться и постоянно контролировать, перевернулся бейдж или нет.

Полезный бейдж

Разумеется, двусторонний бейдж помогает знакомиться и поддерживать диалог, но, если вы решили указывать имя участника только с одной стороны, то бейджу можно добавить еще несколько полезностей.

На нем можно разместить расписание деловой программы, чтобы участник всегда знал, когда, в каком зале и какой спикер выступает.

Если вы решили разместить программу на бейджах, то старайтесь не вносить в нее изменения. Иначе весь смысл и польза сведется к нулю.

На бейдже можно разместить расписание трансферов от отеля до площадки и обратно или до места проведения after-party.

Также на бейдже можно указать контакты администратора или организаторов, которые отвечают за информирование участников и оказание им помощи.

Кроме того, полезными могут стать:

— номера вызова такси (особенно если они являются партнерами ивента);

— указание близлежащих кафе (если питание на самой площадке не предусмотрено);

— схема метрополитена (больше актуально для Москвы и Санкт-Петербурга).

Бейдж для лучшего понимания

Если на вашем мероприятии в качестве спикера приглашен иностранец, и вы используете устройства синхронного перевода, то часто возникает вопрос выдачи «синхрона» участникам. Выдавать под залог документов, денег… под честное слово, под запись или в обмен на визитку?.. Как правило, посетители нехотя оставляют документы, опасаясь, что они будут утеряны, или вовсе не имеют их при себе. Организатор, в свою очередь, опасается, что синхронные переводчики не будут возвращены, а спросить за их утрату будет не с кого. Кроме того, выдача-прием таких устройств всегда занимает много времени.

На мой взгляд, неплохое решение придумали организаторы Private Money Forum, которые привозили для выступления Брайана Трейси и Роберта Аллена. Для обмена «синхронов» они использовали часть бейджа. Нижняя часть в виде полоски с указанием данных участника легко отделялась от основного бейджа с помощью перфорации и менялась на устройство. В конце мероприятия также осуществлялся обратный обмен. С помощью данных было легко установить участника, задерживающего сдачу устройства.

Чтобы исключить забывчивость посетителей, можно было еще и выход организовать с проверкой этих корешков. Впрочем, до этого не дошло.

Бейджи как интерактив

Благодаря бейджам можно помочь участникам познакомиться, добавив в них интерактивный элемент. На одной из партнерских конференций Bitrix на бейджах был нанесен рисунок. Он был выполнен таким образом, что при составлении четырех определенных бейджей они образовывали цельное законченное изображение — логотип конференции.

Участникам предлагалось знакомиться друг с другом в поиске подходящей комбинации изображения, а когда команда из четырех человек составляла цельный рисунок, — выложить общую фотографию в соцсеть и получить за это подарок.

Таким образом организаторы стимулировали участников на общение друг с другом, сделав это ненавязчиво, в игровой форме.

Идея для нетворкинга

На следующий год «битриксовцы» снова отличились в лучшую сторону по организации нетворкинг-интерактива. На этот раз они разработали четыре вида бейджей разных цветов и с разными буквами на них. Были бейджи для организаторов, партнеров, клиентов и приглашенных гостей, соответственно с буквами «И», «Д», «Е», «Я», образующих название своей конференции «Идея». Теперь, чтобы получить приз, необходимо было собрать команду из разных людей. Так, клиент нашел минимум одного разработчика, сотрудник Битрикса смог пообщаться с партнером компании и рассказать ему о новых продуктах, гости смогли пообщаться с возможными подрядчиками и узнать о новинках рынка.

Аналогичную активность можно реализовать на любом деловом мероприятии, где требуется перезнакомить представителей бизнеса с клиентами. Достаточно придумать задание, для выполнения которого необходимо участие людей из разных сфер. И сделать это можно с помощью бейджей.

Прокачать нетворкинг с помощью мозга

Похожий подход я предлагал организаторам Форума прикладного интеллекта «IntForum» в Москве. Тогда участники мероприятия прокачивали нетворкинг с помощью мозга.

Каждый посетитель Intforum при регистрации получал именной бейдж с буквами-наклейками «М», «О», «З», «Г».

Во время форума участникам было необходимо знакомиться, стараясь собрать из своих бейджей слово «Мозг».

Подойти к незнакомому человеку с предложением собрать слово стало хорошим поводом начать разговор и пообщаться.

В итоге на форуме создавались «великолепные четверки». Во время знакомства участники делились целями, идеями, находили единомышленников и обменивались визитками.

Чтобы закрепить установленное знакомство, четверка фотографировалась и выкладывала фото в соцсети с хештегом мероприятия.

При выполнении этого условия каждый получал сладкий приз с полезным советом по эффективному установлению контактов из моей книги «101 совет про нетворкинг».

Теперь, узнав новый ценный совет, можно было применить его на практике, чтобы завести новые знакомства.

Собрать комбинацию из букв, составляя слово «МОЗГ», можно было сколько угодно раз.

А следовательно, возможности по установлению новых контактов были безграничны.

Форум интеллекта «Intforum 2018» был организован тренинговым центром «К Мечте», девиз которого: «Мы улучшаем тех, кто улучшает мир». Проведенная нетворкинг-активность объединила многих людей, которые получили новые ресурсы для развития себя и окружающего мира.

Хештег на бейдже

Не забудьте нанести хештег мероприятия на бейджи участников. Так им проще будет правильно подписывать фотографии и посты в соцсети, находить публикации других посетителей, а вы получите больший охват аудитории в интернете.

СЕКРЕТЫ ИДЕАЛЬНОГО БЕЙДЖА

Если вы задумались об идеальном бейдже для своего мероприятия, то существует огромный перечень идей, которые можно реализовать. Каждый элемент ценен и полезен по-своему. Какой-то способствует продвижению мероприятия, какой-то помогает посетителям ориентироваться на площадке.