Бесплатный фрагмент - 88 советов как стать и быть идеальным бизнес-ассистентом

Об авторе

Танзиля Гарипова — родилась 28 октября, окончила Московский Государственный Университет им. Ломоносова и получила специальное образование при Плехановском университете.

— Экс-ассистент предпринимателя и основателя холдинга «Like» Аяза Шабутдинова.

— Предприниматель.

— Создатель и автор Академии Бизнес-Ассистентов.

С первым своим руководителем Танзиля Гарипова проработала 2 года и смогла не только утвердиться в должности личного ассистента, но и получить колоссальный опыт и нужные знакомства для создания новых собственных проектов.

В 2014 году Танзиля бросила себе вызов и начала работу с известным молодым миллионером Аязом Шабутдиновым.

К Танзиле стали обращаться за консультациями не только коллеги, но и начали приезжать из разных стран бизнес-ассистенты с вопросами и просьбами: рассмотреть их рабочие ситуации, подобрать наиболее эффективные «инструменты» для повседневной работы, найти общий язык с директорами, мотивировать руководителей платить больше и многим другим…

Это привело к открытию Академии Бизнес-Ассистентов.

Предисловие

Для кого написана эта книга?

Вторая моя книга полностью посвящена теме: «как стать классным бизнес-помощником и найти руководителя на всю жизнь, (если вы понимаете, что быть бизнес-ассистентом — это ваше дело жизни)».

Прочитав книгу, вы узнаете: какими качествами должен обладать личный помощник, чему обязательно нужно научиться в процессе работы и какие подводные камни есть в профессии. А главное, Вы решите, является ли эта профессия по-настоящему вашей.

За многолетнюю практику работы в качестве бизнес-ассистента, я убедилась, что быть личным помощником — очень тяжелый и ответственный труд. Однако, если этот труд Вам в кайф и вы не боитесь трудностей, то из профессии бизнес-ассистента можно извлечь массу плюсов, как получилось у меня.

Проработав помощником у многих известных и состоятельных лиц, я обзавелась своей сетью контактов, приобрела многочисленные навыки, необходимые в бизнесе, и применила их для организации собственной компании.

Все это можете сделать и Вы! Если у вас достаточно сил и желания, то, как говорится, полный вперед! А я постараюсь помочь Вам на этом нелегком, но очень интересном пути.

Хочу выразить огромную благодарность Роману Масленникову за помощь в написании данной книги.

10 советов, как протестировать себя на наличие задатков бизнес-ассистента

1. Бизнес-ассистент — это Многорук и Многоног. Вы чувствуете в себе потенциал, находясь в такой роли?

2. Бизнес-ассистент активен и успешен. Вы готовы быть на связи 24/7, чтобы одновременно решать свои дела и постоянно подстегивать свой личностный рост?

3. Бизнес-ассистент всегда должен излучать радость и любовь к жизни. Скажите честно, стакан наполовину пуст или наполовину полон?

4. Вы можете быть бизнес-ассистентом, если Ваши цели записаны на 1—3 года вперед.

5. Вы можете стать бизнес-ассистентом, если точно знаете, чего Вы хотите от жизни.

6. Вы можете стать бизнес-ассистентом, если знаете свои сильные и слабые стороны.

7. Пропишите Ваши 10 сильных и 10 слабых сторон.

8. К сильным сторонам бизнес-ассистента можно отнести: коммуникабельность, ответственность, честность, собранность, постоянное стремление учиться и развиваться, легкообучаемость, активность и чувство, когда Вам всегда всего мало. А также желание знакомиться и нарабатывать связи.

9. Слабые стороны бизнес-помощника противоположны сильным. Например: безответственность, потерянность, упадок сил и т. п.

10. Некоторые черты характера можно отнести как к недостаткам, так и к преимуществам. К примеру — скромность или гибкость. Ваша задача — всегда проявлять Ваши недостатки в как достоинства в нужный момент времени.

10 обязательных навыков и качеств, которыми надо обладать ещё до начала поиска работы бизнес-ассистентом

1. Идеальное знание русского языка и, желательно, начальные навыки копирайтинга.

2. Отличный внешний вид, соответствующий вашему будущему руководителю: гладкая кожа, чистое лицо и волосы, опрятная одежда.

3. Приверженность здоровому образу жизни: спорт, правильное питание и полноценный сон. А именно:

— Минимум 3 раза в неделю необходимо заниматься спортом;

— Вы должны правильно питаться, исключив из рациона газированные напитки, фаст-фуд и другую вредную пищу;

— Нужна привычка высыпаться. Ночью надо спать не менее 7 часов.

— Кстати, сон в промежутке с 19:00 до 20:00 заменяет 5 часов ночного сна. А короткий сон днём, не более 20 минут, восстанавливает силы в 2 раза эффективнее, чем ночью.

4. Умение сочетать одежду. Бизнес-ассистенту подходит деловой стиль или casual-стиль. Ни в коем случае не подойдет спортивная одежда или просто безвкусица.

5. Знание правил математики. Вам нужно уметь считать, работать с цифрами, быть внимательным.

6. Знание основ финансовой грамотности.

7. Любовь к чтению. Бизнес-ассистент должен читать как минимум одну книгу в неделю.

8. Знание себя самого. Важно обязательно пройти тест на уровень IQ. Желательно пройти профайлинг.

К примеру, вам надо знать: когда точно вы хотите выйти замуж? Когда планируете родить детей? Если вы хотите сделать это в ближайший год, то не стоит устраиваться на должность бизнес-ассистента.

9. Умение вкусно готовить. Этот навык пригодится на днях рождения, корпоративах, деловых home-party и других мероприятиях, где Вы будете находиться вместе с руководителем

10. Умение коммуницировать. Нужно общаться со многими людьми и понимать правила коммуникации, чтобы легко их считывать. Важно «чувствовать» человека в ходе общения.

10 навыков, которые бизнес-ассистенту важно подтянуть или приобрести в сжатые сроки

1. Знать английский язык на уровне Intermediate.

2. Пройти курс по сервировке стола.

3. Изучить ораторское искусство.

4. Обучиться навыкам актерского мастерства.

5. Обучиться техникам продаж.

6. Освоить базовые навыки SMM (Social Media Marketing).

7. Освоить технику скорочтения. Поднять скорость чтения с 200 слов в минуту, хотя бы, до 500 слов в минуту.

8. Обучиться «слепой» печати. Поднять скорость набора букв на клавиатуре с 100 знаков в минуту (двумя пальцами) до 200—250 знаков в минуту (всеми десятью пальцами).

9. Пройти курсы по имиджу и деловому этикету.

10. Пройти образовательные курсы для бизнес-помощника.

10 советов, как попасть на собеседование

1. Составляем грамотное резюме. Как это сделать правильно, даже если у вас нет опыта работы в соответствующей области, мы учим в Академии Бизнес-Ассистентов. Главный упор должен делаться на личных качествах и ваших сильных сторонах.

2. Выбираем площадки для размещения (hh.ru, job.ru, superjob.ru, rabota.ru, mediajobs.ru).

3. Вспоминаем о личных знакомствах и связях. Можно пройтись по своей записной книжке и поинтересоваться, кому может быть нужна помощь бизнес-ассистента. Если человеку, которому вы звоните, помощник не требуется, то спросите его, знает ли он, кому такая помощь могла бы понадобиться.

3. Массово размещаем резюме. Кстати, это можно сделать и через вашего виртуального помощника:)

4. Сообщите о поиске работы бизнес-ассистентом в своих социальных сетях, поставьте соответствующие хэштеги: #ищуработу, #личныйпомощник, #бизнесассистент, #персональныйассистент, #ассистентруководителя и др.

5. Если вы ищете работу в сфере маркетинга, рекламы, пиара, организации мероприятий, event, медиа, SMM и т.п., нужно сделать пост в социальных сетях как можно более креативным. Например, известные случаи, когда девушки с помощью только одного поста в Фейсбуке получали не только сотни лайков и репостов, но и десятки предложений о работе в крупных компаниях.

6. Подберите правильную одежду для собеседования. Нужен строгий вид: минимум косметики, волосы соберите в пучок и не распускайте их. Это допустимо, только если у Вас короткие волосы — до плеч. Если волосы ниже плеч, их обязательно надо собрать. Тогда Вы будете правильно выглядеть, по-деловому.

7. Сделайте себе визитки. Что на них писать? Все очень просто — Ваши имя, фамилию и телефон с электронной почтой. Этого достаточно. Визитки следует грамотно раздавать вместе с короткой презентацией на бизнес-мероприятиях, таких как: Synergy Insight Forum, Synergy Global Forum, BizFam, Российская неделя рекламы, Инфоконференция, и мн. др.

8. Заведите себе электронную почту с деловым никнеймом, например, alena.petrova и т. п. Варианты типа panno4ka, kisska, mimimimi вызывают эмоции, но выглядят несерьезно.

9. Приведите в порядок социальные сети Фейсбук, Инстаграм, ВК. Тогда их можно будет указывать в резюме, чтобы вызвать больше доверия заранее.

10. Организуйте себе фотосессию в деловом стиле. Это необязательно для поиска вакансии бизнес-помощника, но значительно повышает ваши шансы.

Пример эффективного поста в фейсбуке о поиске работы Катариной Калараш из Москвы

Привет!

Меня зовут Катарина Калараш, и я ищу новую работу.

Я могу:

— организовать тимбилдинг, свадьбу, корпоратив, конференцию, выставку и роуд-шоу;

— подстроиться под необходимый бюджет или наоборот объяснить, почему нужно его увеличить;

— организовать сольный концерт вашего кота в Олимпийском;

— убедить подрядчиков построить Звезду Смерти в натуральную величину;

— уговорить вегетарианца попробовать мясо;

— влезть в самые сжатые дедлайны;

— и даже вырезать паутинки в ночь перед Хеллоуином (или делегировать это другим).